Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Акт приема передачи трудовых книжек образец скачать

Акт приема передачи трудовых книжек образец скачать

Акт приема передачи трудовых книжек образец скачать

Составление и заполнение


В конце этой статьи вы сможете скачать образец акта приема-передачи трудовых книжек, чтобы правильно его составить. В любом случае, это должен делать не один человек: назначают комиссию, которая может состоять из 3-х лиц и более. Для этого подготавливают соответствующий приказ, который выпускают в организации.

ВНИМАНИЕ В состав комиссии не может входить сотрудник, который передает бланки и тот, кто будет их принимать.

Члены созванной комиссии должны выбрать председателя, который будет руководить процессом. Акт подписывают члены комиссии. Также этот документ должен быть утвержден руководителем организации.

Если книжки передают в другую компанию, то утвердить акт для совершения этого действия может любой из руководителей. При необходимости мы предлагаем скачать образец акта передачи трудовых книжек и использовать его для заполнения. Дело в том, что официально утвержденного варианта для этого документа нет, поэтому многие организации пользуются готовыми образцами либо разрабатывают собственные варианты, если это необходимо.
Дело в том, что официально утвержденного варианта для этого документа нет, поэтому многие организации пользуются готовыми образцами либо разрабатывают собственные варианты, если это необходимо.

В акте должны присутствовать следующие пункты:

  1. дата составления;
  2. указывают полный состав комиссии и непосредственную причину, по которой передают книжки;
  3. подписи.
  4. гриф утверждения и печать (если она есть);
  5. полное название организации (при этом для составления документа можно использовать официальный бланк компании);
  6. сведения о книжках вносят в таблицу, а также их количество;

Несмотря на то что установленной формы не существует и можно использовать образец акта проверки трудовых книжек или разработать собственный вариант, есть некоторые общие требования к этому документу:

  1. он может быть составлен в письменном виде, на компьютере или от руки;
  2. в нем не должно быть исправлений, недопустимы помарки (вариант, составленный от руки, должен хорошо читаться);
  3. подписи должны быть поставлены лично владельцами;
  4. если в документе несколько страниц, то их нумеруют по порядку и сшивают вместе.

Всё это имеет значение, когда производят проверку трудовых книжек. Ведь если документация подготовлена неправильно, она не будет иметь юридической силы. Также см. «». С нашего сайта бесплатно скачать образец акта приема-передачи трудовых книжек можно по прямой ссылке далее.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек

Шапка документа должна оформляться следующим образом:

  • В первую очередь необходимо обозначить полное наименование организации, а также прописать название документа.
  • После этого фиксируется фактическая дата формирования бумаги и город, где был зарегистрирован документ.
  • Затем отражается та же информация о работнике, который передает дела, и о лице, который их принимает. Указывать следует ФИО субъектов, а также их должности.
  • Ниже обозначается основная информация о нанимателе, фиксируется его ФИО, должность, а также дата утверждения.

Таблица, которая является основой акта, на практике выглядит следующим образом:№ п/пФИО владельцаСерия и номер бланка трудовой книжки, вкладышаПримечания12341Колодяжная Валентина БорисовнаТрудовая книжка серия АВ № 25656854Вкладыш в трудовую книжку: серия АВ № 2525301Книжка находится в удовлетворительном состоянииТакже документ содержит вторую таблицу, отражающую сведения о вкладышах и чистых бланках, состоящих на учете в компании. Во второй таблице прописываются серии и номера книжек по тому же принципу, что и в рассмотренном варианте.В конце документа его должны подписать все участники процедуры и ответственные лица.

При этом каждая подпись должна быть расшифрована. можно скачать здесь.Таким образом, акт приема-передачи трудовых книжек представляет собой необходимый документ для реализации контроля над сохранностью указанных бумаг.

Нанимателю необходимо заранее позаботиться о наличии в кадровом подразделении образца акта приема-передачи книжек с целью ускорения данного процесса.

(37 голос., 4,20 из 5) Загрузка…Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/akt-priema-peredachi-trudovyh-knizhek-obrazets.htmlNo related posts.

Поделиться: ЗаписиРубрики×Рекомендуем посмотретьРубрики

  1. (1)
  2. (2)
  3. (39)
  4. (10)
  5. (7)

ПопулярноеКонтактыг. Москва Сретенский бульвар8(800)459-44-33 © Copyright 2020, Кадровое Дело. Все права защищены.

Прием-передача трудовых книжек

Первоначально прием-передача трудовых книжек происходит при трудоустройстве работника.

И при желании акт о передачи книжки от работника к работодателю может быть составлен уже на этом этапе. Однако закон такого не требует и на практике такой акт обычно не составляется.

После передачи трудовой книжки работодателю на него возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них.

Непосредственно ответственного за трудовые книжки работника работодатель назначает своим приказом (распоряжением) (, утв.

Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Как составить такой приказ, мы рассказывали в отдельной . Передача трудовых книжек работников этому ответственному лицу может производиться по акту приема-передачи, составляемому в произвольной форме.

Также акт потребуется в том случае, когда в связи со сменой лица, ответственного за трудовые книжки, они передаются от одного работника к другому. Обязательной или хотя бы официально рекомендуемой формы акта приема-передачи трудовых книжек в Консультанте Плюс вы не найдете.

А потому составляется он в произвольной форме. В акте, подготавливаемом обычно на фирменном бланке организации, указываются лица, между которыми происходит передача трудовых книжек (их Ф.И.О, должности), приводится перечень передаваемых трудовых книжек (с указанием их владельцев и номеров, при необходимости добавляются примечания).
В акте, подготавливаемом обычно на фирменном бланке организации, указываются лица, между которыми происходит передача трудовых книжек (их Ф.И.О, должности), приводится перечень передаваемых трудовых книжек (с указанием их владельцев и номеров, при необходимости добавляются примечания). В акте должна быть приведена дата передачи, а сам акт заверяется подписями лица, сдавшего трудовые книжки, и сотрудника, их принявшего.

Приведем для акта приема-передачи трудовых книжек образец его заполнения. Примерную форму акта приема-передачи трудовых книжек (образец) скачать можно по приведенной ниже ссылке. Скачать акт приема-передачи трудовых книжек (форму бланка в Word) можно здесь.

Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  1. Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  2. Я не подписчик, но хочу им стать
  3. Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

А нужно ли составлять акт приема-передачи трудовой книжки работнику?

Напомним, что с целью учета трудовых книжек у работодателя должна вестись книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (, утв.

Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

такой книги утверждена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. И при увольнении работника в этой книге указывается дата выдачи на руки трудовой книжки, а также проставляется подпись работника.

Это и будет подтверждением того, что трудовая книжка была выдана работнику на руки.

Составлять дополнительно еще и акт приема-передачи трудовой книжки не нужно. Если же работник не забрал книжку лично, а написал , акт также не нужен.

Подтверждением передачи трудовой книжки работнику будут почтовая квитанция с описью вложения. Есть только один случай, когда не увольняющемуся работнику выдается на руки оригинал трудовой книжке.

В случае, если она понадобилась работнику в целях обязательного социального страхования (обеспечения) (например, для назначения пенсии) (). В этом случае трудовая книжка выдается работнику на основании его . И тогда нужно будет оформить акт приема-передачи книжки от работодателя к работнику по образцу, приведенному выше.

А при возвращении трудовой книжки составить обратный акт.

Порядок заполнения

Бланк акта приема — передачи трудовых книжек не утвержден на законодательном уровне, поэтому организация может разработать его самостоятельно.

В сложившейся практике кадрового делопроизводства акт проверки трудовых книжек содержит следующие реквизиты и сведения:

  1. Сведения о передаваемых книжках. Это самый главный раздел акта. Для удобства восприятия информации составляют таблицу, в которую вносят следующие данные: ФИО владельца книжки, ее серия и номер, особые отметки (например, невостребованная книжка или выдана владельцу на руки). Вкладыши указывают отдельно.
  2. В правом углу ставиться гриф утверждения. Если у юридического лица есть печать, то она ставится на подпись руководителя.
  3. Подписи должностных лиц, участвующих в передачи: члены комиссии и работники, сдающие и принимающие трудовые.
  4. Дата и место составления документа.
  5. Итоговое количество книжек.
  6. Полное наименование организации. Акт можно составлять на официальном бланке компании.
  7. Состав комиссии и причина передачи трудовых книжек.

В акт также можно внести сведения о сотрудниках, работающих по совместительству, на которых не ведется книжка и о наличии чистых бланков и вкладышей.Акт составляется в 2 экземплярах, которые хранятся у передающей и принимающей стороны.

Особенности процесса передачи трудовых книжек

Общий алгоритм перемещения трудовых книжек выглядит следующим образом:

  • В первую очередь следует опубликовать распоряжение директора предприятия, где будет фиксироваться приказ о передачи книжек, а также назначение ответственного субъекта.
  • После публикации Приказа, на его основании осуществляется фактическая передача документов, соответствующих вкладышей, а также чистых бланков. При этом проводится ревизия бумаг, определяя верное количество единиц и их состояние.

Сведения о пересчете оформляются дополнительной таблицей в акте, после чего указанная процедура фиксируется в соответствующем журнале.

Четкое следование правилам позволит избежать неприятных ситуаций, когда какой-либо документ оказывается испорченным или утерянным. В условиях, когда компания крупная и содержит много трудовых книжек, которые следует переместить, для проведения указанной процедуры необходимо сформировать специальную комиссию. В ее состав правомерно могут входить представители различных структурных подразделений фирмы, однако общее количество человек в обозначенном формировании не должно быть менее двух.

Правомочностью комиссия наделяется путем публикации соответствующего распоряжения управленца. В частности, зачастую в комиссию включаются такие субъекты:

  1. кадровый служащий, принимающий дела.
  2. заместитель управленца или иное его доверенное лицо;
  3. руководитель кадрового подразделения;
  4. юрист;

  5. кадровый служащий, передающий дела;

Процесс передачи трудовых книжек

Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.

  • Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
  • Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом. Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.

Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума.

Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек

Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия).

Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.Важно соблюсти одно непреложное условие: акт должен содержать «живые» автографы всех членов комиссии или участвующих в передаче-приеме трудовых книжек лиц, а также утверждающую подпись директора.Ставить печать на нем не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости визировать печатями и штампами свои бумаги.Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.

Правила оформления

Правильно оформленный документ имеет юридическую силу и представляет собой официальное подтверждение тому, что заинтересованные стороны не имеют претензий друг к другу. Совет Для составления документа образуется комиссия, которая определяет и рассматривает приказ начальства организации.

При составлении, обязательно учитываются причины, по которым передаются и принимаются трудовые книжки. В акт приема-передачи трудовых книжек необходимо вписать:

  • Место, где был оформлен – адрес, город, предприятия.
  • В приложении записываются все названия документов, подтверждающих достоверность проведения осмотра.
  • Число, месяц и год приема-передачи.
  • Полное название документа.

Количество копий должно быть соответствующим, чтобы каждая из сторон имела ее. Акт заверяется подписями членов собранной комиссии, председателем и принимающей-передающей стороны.

Действительность документа подтверждается печатью организации. Акт приема-передачи трудовых книжек также должен передаваться в отдел кадров, а другая копия подшивается в дело.

Источник: https://ru.FaceBusinessman.com/obraztsy-dokumentov/akty/akty-priyema-peredachi/akt-priema-peredachi-trudovyx-knizhek.html

Правила составления

При составлении акта нужно соблюдать следующие правила делопроизводства:

  1. Документ не должен содержать помарок или исправлений. Написанный от руки должен быть полностью читаемым;
  2. Все подписи должны быть проставлены лично их владельцами;
  3. Акт составляется в письменном виде, заполняется на компьютере или пишется от руки;
  4. Если в акте больше одного листа, то все страницы нумеруются и сшиваются;

Если акт составлен с нарушениями требования, то он не будет иметь силы юридического документа.

При перемещении трудовых от одного работодателя к другому, либо при смене лиц, ответственных за их ведение, составляется акт передачи трудовых книжек.

Образец скачать можно по ссылке ниже, либо составить самостоятельно. Но при этом он должен содержать сведения о передаваемых книжках и лицах, которые участвуют в передаче.

Рубрики: Tags:

    ,

Понравилась статья?

Подпишитесь на рассылку Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 13:20 14 мая 2018 Кадровое делопроизводство | 11:31 23 января 2020 Кадровое делопроизводство | 12:42 26 сентября 2020 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 12:50 27 февраля 2020

Создание комиссии

Когда работодатель представляет собой крупную компанию и численность передаваемых трудовых книжек достаточно большая, то в этих целях формируется специальная комиссия.

В комиссию входят сотрудники разных подразделений компании-работодателя в составе не менее 2 человек. Указанная комиссия назначается через издание отдельного приказа от имени руководителя компании.
Комиссия по передаче трудовых книжек имеет следующие функции:

  • Проверяет соответствие записей в акте действительности.
  • Она проверяет сохранность всех трудовых книжек.
  • Заверяет факт передачи трудовых от одного лица к другому.
  • Удостоверяется в том, что все трудовые книжки из акта есть в наличии.

Трудовое законодательство и трудовая книжка

Трудовой кодекс оговаривает обязанность работодателя:

  1. заменить трудовую книжку в случае утраты или необратимого повреждения;
  2. выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения.
  3. оформить трудовую книжку на впервые трудоустраивающегося работника;
  4. вносить в трудовую книжку записи о трудовой деятельности работника, в том числе о работе по совместительству, если время работы у данного работодателя оказывается более пяти дней;

В настоящее время трудовые книжки ведутся только в бумажном виде, однако в 2020 году в обороте появятся и электронные трудовые книжки.

Форма трудовой книжки является унифицированной и утверждена Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. Этот же нормативный документ определяет порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек. В соответствии с ним на предприятии или в организации распоряжением руководителя должно быть назначено ответственное за ведение трудовой книжки лицо (как правило, работник кадровой службы).

В соответствии с ним на предприятии или в организации распоряжением руководителя должно быть назначено ответственное за ведение трудовой книжки лицо (как правило, работник кадровой службы).

Трудовые книжки подлежат строгому учету, поэтому при смене ответственного лица их передача должна быть зафиксирована документально.

Акт приёма передачи кадровой документации

Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.Оформляется документ так:

  1. прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
  2. проставляются визы всех членов комиссии.
  3. пишется – кто кому передаёт документы;
  4. заполняется таблица;
  5. вставляется гриф утверждения директора;

Примерный акт передачи дел можете скачать тут.В таблицу можно занести столбцы:

  1. номер подпункта;
  2. название документа (или дела);
  3. количество листов;
  4. период времени документов;
  5. данные об отсутствии или повреждении документов или дел.

внимание!Важно:в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом.

Кто составляет акт

Акт должен составляться комиссией, которая должна состоять из трех человек и более.

Она назначается приказом организации. Лицо, передающее бланки и лицо, их принимающее в состав комиссии не должны входить.

В комиссии назначается председатель, который и руководит передачей трудовых книжек.

В конце акта все члены комиссии должны поставить свои подписи. Утверждает акт руководитель предприятия. Если книжки передаются из одной организации в другую, то утвердить акт может руководитель любой из них.

Правила оформления акта приема-передачи трудовых книжек

Порядок действийПодробное описаниеОформление приказаВ первую очередь необходимо убедиться в том, кто именно назначен ответственным лицом. При этом приказ потребуется оформить в любом случае, даже если в должностной инструкции предусмотрена обязанность работы с трудовыми книжками (вкладышами в трудовую).Проверка места хранения трудовых книжек и вкладышей к нейДля этих целей работодатель должен выделить либо специальный сейф, либо несгораемый шкаф.Проверка информации, указанной в акте приема-передачи трудовыхУказанное в акте число трудовых должно соответствовать перечню сотрудников компании.

Далее производится подсчет бланков, передаваемых по акту. с передаваемыми заполненными трудовыми книжками необходимо ознакомиться.

При этом проверяется все ли актуальные сведения внесены в данный документ.★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)куплено {amp}gt; 8000 книгЗаконодательством не установлены специальные требования и правила по составлению такого документа, как акт передачи трудовых.

Однако, данные правила работодатель вправе разработать самостоятельно, после чего утвердить их во внутренних документах компании.

Это можно зафиксировать в Положении о делопроизводстве, либо в Положении о кадровой службе.

  • Порядок работы созданной комиссии. При этом определяется порядок сверки документов, а также форма акта приема-передачи, бланк этого документа и образец заполнения данного документа.
  • Порядок, по котором происходит создание комиссии, принимающей участие в проверке и передаче документов. Также определяется состав такой комиссии.

Акт передачи трудовых обычно оформляется в виде таблицы, в которую заносится следующая информация:

  • Серия и номер трудовой.
  • Сведения о владельце трудовой книжки (ФИО работника).
  • Вид бланка (трудовая или вкладыш к ней).

Осуществляя передачу трудовых, в данной таблице указываются сведения о документах (их номер и серию).

Под таблицей указывается общее число документов одного вида. После заполнения акт заверяется лицом, сдавшем по данному документу книжки и лицом, принявшим их по данному акту.

перед подписями указывается должность лица, подписывающего документа, а также расшифровка его подписи.Образец акта приема-передачи трудовых книжекУчитывая, что законом не регламентирована процедура передачи книжек о труде, а также кадровой документации от одного кадрового работника другому, акт приема и передачи не имеет установленной формы, соответственно он оформляется в произвольной форме, но с подробным приведением данных. Как было сказано выше, при увольнении кадрового работника для начала на предприятии издается приказ о создании комиссии, которая собственно и будет принимать дела, а также проверять наличие книжек о труде в соответствии с данными отраженными в книгах учета оговоренных документов.В состав комиссии войдут следующие работники:

  1. начальник кадровой службы;
  2. кадровый работник, принимающий дела.
  3. один из заместителей директора предприятия;
  4. юрист;
  5. кадровый работник, передающий дела;

Затем на основании приказа уже будет разработано Положение о работе комиссии, которая собственно и будет руководствоваться им при оформлении передачи книжек о труде и составлении акта.

Правила составления акта

Организации могут оформлять акт приёма-передачи оборудования в свободной форме или же по специально созданному внутри предприятия шаблону, главное, чтобы он содержал в себе подробные данные о каждой из сторон, которые должны в точности совпадать с теми, что указаны в договоре или контракте.

Это необходимо, чтобы не случилось распространенной ситуации, когда из-за одной неправильной буквы (е вместо ё) или ошибки может получиться так, что

«заключили договор на передачу с одной фирмой, а приняли у другой»

. Данный акт должен включать список оборудования с указанием производителей, марок, серийных номеров, количества и стоимости. Также в нем следует прописать внешний вид, физическое состояние, комплектацию, неисправности (при наличии) и пр., то есть все те параметры, которые были зафиксированы при предварительном осмотре оборудования.

Если уровень оборудования требует присутствия при приеме-передаче узкопрофильного специалиста, то его подпись также должна содержаться в документе и подтверждать качество передаваемой техники. Перечень оборудования может быть включен в основной документ или же оформлен отдельным приложением к акту.

Акт обязательно должен быть заверен руководством предприятий, между которыми состоялся факт передачи. Оформлять документ можно как на фирменном бланке предприятия, так и на обычном листе А4 формата. Акт должен быть обязательно составлен в двух экземплярах, а при участии в процедуре передачи третьих лиц количество копий должно быть равнозначным количеству участников процедуры передачи.

Каждый экземпляр нужно заверить оригинальными подписями. К документу при необходимости может быть приложена специальная техническая документация (сведения о ней нужно указать в акте).

Начинаем проверку документов

В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:

  1. порядок регистрации документов (журналы регистрации);
  2. программное обеспечение.
  3. систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
  4. полноту и состав кадровых дел;

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе.

Перечень может быть указан и в Положении об ОК.

Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие:проверяем наличие документов

  1. трудовых договоров;
  2. приказов по личному составу (о приёме, увольнении, переводах, дисциплине);
  3. личных карточек;
  4. графика отпусков;
  5. штатного расписания;
  6. договоров о материальной ответственности;
  7. ЛНА (положения об ОК, об оплате труда, по дисциплине, о коммерческой тайне, о защите персональных данных);
  8. приказов по основной деятельности;
  9. графиков сменности;
  10. ПВТР и колдоговора;
  11. личных дел;
  12. должностных инструкций;
  13. копий учредительных документов и Устава фирмы;
  14. трудовых книжек.

Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни документы и присутствовать другие.После проверки нужно все документы занести в акт.

Как составлять документ

Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет.

Компании могут выбрать один из дух способов:

  1. либо разработать шаблон документа, исходя из своего видения и потребностей, но в этом случае он должен быть утвержден в учетной политике организации.
  2. либо каждый раз писать акт в произвольном виде (что не очень удобно),

Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать в себя следующие данные:

  1. составе комиссии, участвующей в передаче документов,
  2. сведения о самих трудовых книжках, вкладышах в них и новых бланках – это лучше оформить в виде таблицы.
  3. информацию о компании,

Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.

При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников.

Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить».

Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.

Условия, в которых необходимо составлять акт приема-передачи трудовых книжек

Любое перемещение трудовых книжек в рамках одного предприятия должно фиксироваться документально.

Это необходимо в целях реализации контрольной функции управленческого аппарата, а также для того, чтобы ответственное лицо могло в любой момент обеспечить нужную информацию о месте нахождения документов.Акт должен формироваться, если перемещается любое количество единиц трудовых книжек. Подобное может происходить в следующих обстоятельствах:

  1. компания подвергается реорганизации. Предполагается, что предприятие выделяет новую отдельную структуру, либо происходит процесс поглощения или слияния фирм;
  2. происходит процедура передачи части трудовых книжек в обособленное подразделение компании.
  3. на предприятии сменяется ответственный субъект за сохранность трудовых книжек, а также за ведение учета рассматриваемых бумаг;

Предполагается, что любое перемещение книжек должно документально оформляться. Однако исключением из указанного положения является временная выдача документа на руки трудоустроенному владельцу.

Когда составляется акт передачи трудовых книжек

Любая передача трудовых книжек должна быть зафиксирована документально, чтобы работодатель в любой момент мог предоставить сведения об их движении.

Акт передачи составляется, когда перемещается большое количество книжек.

Это может быть в следующих случаях:

  1. Передача части трудовых книжек в обособленные структурные подразделения и т.д.
  2. Реорганизация юридического лица, в случае, когда происходит выделение нового предприятия, либо одно поглощает другое.
  3. Смена лица, на которое в организации возложена обязанность по ведению и учету этих документов;

Иначе говоря, любая передача книжек, за исключением временной выдачи на руки владельцу, должна быть оформлена актом.

Заполнение информационной шапки документа

  • Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
  • Далее вписывается сотрудник, который передает трудовые книжки и сотрудник, который их принимает: здесь также указываются их должности и персональные данные.
  • После этого справа (или слева – это роли не играет) отводится несколько строк для утверждения руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, фамилию-имя-отчество, а также поставить дату утверждения.
  • Вначале посередине строки пишется полное наименование компании и название документа.

Передача трудовых книжек

Составляется акт на основании приказа о смене (назначении) ответственного за их учет и хранение лица. Номер и дата приказа вписываются в акт в качестве основания для его составления.

Непосредственно в день приема-передачи книжек сотрудник, передающий книжки, и сотрудник, принимающий книжки, сверяют их фактическое наличие с количеством и поименным списком сотрудников, а также проверяют полноту внесенных в книжки данных.

Если имеются какие-то особенности, например, книжка повреждена, отсутствуют листы, не внесены записи, отметка об этом также делается в акте. После того, как акт составлен, принявший и передавший книжки сотрудники ставят свои подписи.

С момента подписания акта ответственность за книжки несет принявший их сотрудник.

В каких случаях составляется акт

Сразу отметим, что передача трудовой книжки работнику также должна фиксироваться документально, однако в этом случае составление акта не требуется.

Законом определена обязанность работодателя выдавать работнику трудовую книжку в следующих случаях:

  1. оформление пенсионного страхования (ст. 62 ТК РФ);
  2. увольнение.

В остальных случаях работнику по его письменному заявлению выдается заверенная копия книжки.Поскольку движение трудовых книжек фиксируется в установленном вышеупомянутыми правилами порядке в Журнале учета движения трудовых книжек, отметка о выдаче работнику книжки делается именно там.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+