Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Формирование на предоставление документов

Формирование на предоставление документов

Формирование на предоставление документов

Получение документов, первичная обработка, предварительное рассмотрение


Как правило, все перечисленные ниже работы выполняются службой делопроизводства. Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии.

Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Конверт с пометкой «Лично» передают адресату, не вскрывая.

Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам).

Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя. Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел.

Однако есть исключения. Конверт хранят в следующих случаях:

  1. адрес указан только на конверте, в документе он отсутствует или не читается;
  2. дата на конверте позволяет доказать время получения документов (это актуально для судебных документов и некоторых других).
  3. в полученном документе не проставлена дата или она имеет значительное расхождение с датой получения письма;

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации все поступившие документы направляют:

  1. его заместителям;
  2. руководителю;
  3. сразу непосредственно в подразделения.

При этом руководствуются принципом: руководству необходимо доставлять важные документы и избавить его от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Какие документы являются важными – решают в каждом случае индивидуально, опираясь на мнение руководства.

График документооборота 2020: правила составления

График составляют в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами.

Важно понимать, где и кем составляется первичный документ, через какие отделы он проходит, кто его проверяет и как он попадает в бухгалтерию для учета.

Документооборот можно представить в виде схемы взаимодействия между отделами от момента создания и до сдачи в архив или передачи на уничтожение.

Также под документооборотом подразумевают перечень всех первичных документов компании, разработанных и утвержденных в соответствии с . График документооборота в бухгалтерии может быть составлен для каждого первичного документа: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы (как в нашем примере графика). Подобным образом графики могут составляться:

  1. для каждой должности.
  2. для каждого отдела;

Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить ответственное лицо, отвечающее за соблюдение графика.

Для каждого документа или отдела обязательно указывается срок, в течение которого первичный регистр согласовывается, утверждается и передается на исполнение.

Разрабатывает график, как правило, главный бухгалтер или финансовый директор, а утверждает руководитель компании. При составлении графика необходимо активное участие и обсуждение всех структурных отделов фирмы.

Например, менеджер по продажам может попросить передвинуть выставленные ему сроки передачи документов в связи с большой загруженностью, или водитель скажет, что путевой лист не всегда возможно предоставить в течение одного рабочего дня, т.

к. он находится в постоянных разъездах.

Часто к составлению графика привлекаются внештатные специалисты. Например, аутсорсинговая компания, которая выслушав все мнения, пожелания отделов, на их основе составляет приемлемый для всех образец графика документооборота в бухгалтерии с учетом нормативных требований законодательства. Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, т.к.

он возглавляет бухгалтерию — отдел, ведущий учет финансовой деятельности компании и отвечающий за наличие и сохранность документации.

График необходимо составить так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации могли быть соблюдены. Требуется исключить моменты откладывания документов «на потом» или обработку их в неположенные сроки.

Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота.

Достаточно сделать для ответственных лиц выписку из него: перечислить все первичные регистры, входящие в его зону ответственности, указать сроки исполнения и названия подразделений, куда необходимо передавать документацию. Чтобы изначально мотивировать сотрудников на соблюдение сроков документооборота, ведение графика закрепляют в должностных инструкциях ответственных лиц.
Чтобы изначально мотивировать сотрудников на соблюдение сроков документооборота, ведение графика закрепляют в должностных инструкциях ответственных лиц.

За несоблюдение сроков ответственного сотрудника допустимо привлечь к дисциплинарной ответственности: объявить выговор, лишить части оплаты труда в виде зарплаты или премии.

Об этом прямо сказано в Письме Роструда от 18.12.2014 г. № 3251-6-1.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг. К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения.

Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом.

Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг.

В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Представление на бумаге

Порядок истребования и представления документов в рамках налоговых проверок закреплен ст. 93 Налогового кодекса РФ и полностью описывает случай представления документов в виде бумажных копий.

Так, налоговый орган передает налогоплательщику требование «лично под расписку» по ТКС или же заказным письмом, причем в последнем случае оно считается полученным по истечении шести дней. Налогоплательщик собирает необходимые документы, делает и заверяет копии.

При этом если у налогоплательщика есть электронные документы, чтобы представить их на бумаге согласно неоднократным разъяснениям Минфина (Письмо МФ от 07.07.2011 № 03-03-06/1/409, Письмо МФ от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521), документы нужно распечатать и также заверить. После составления сопроводительного письма налогоплательщик вместе со всеми копиями направляет его в налоговую инспекцию – лично или по почте., заместителя начальника отдела камеральных проверок Инспекции ФНС России №49, при представлении документов на бумажном носителе в большом объеме налогоплательщик несет достаточно ощутимые временные, трудовые и материальные затраты, в то время как при электронном документообороте затраты минимальные и для налогового органа, и для налогоплательщика.Плюсы «бумажного» представления:

  1. отработанная практика представления в виде бумажных копий.
  2. представить можно любые документы;

Минусы «бумажного» представления:

  1. усложнение проверки документов налоговым органом вследствие необходимости их ручной обработки;
  2. увеличение срока подготовки пакета документов из-за необходимости поиска документов в архивах и заверения каждой копии;
  3. увеличение срока доставки документов (физическая доставка занимает от одного до пяти дней).

Постановка документооборота. Опыт многопрофильной компании

Ирина Дубовая, главный бухгалтер ООО «Форум Тверь» В большой компании постоянно возникают трудности с «первичкой».

Часть документов потеряна, некоторые бумаги составлены некорректно, другие изменены задним числом. На одном из крупных предприятий Твери эти проблемы успешно решают под чутким руководством главного бухгалтера.Ирина Дубовая, главный бухгалтер ООО «Форум Тверь» № 2, 2007 Без малого девять лет назад наша компания открыла свой первый магазин. Мы арендовали помещение в центре Твери и стали продавать электротехнические товары.

Работу с покупателями организовали по принципу show-room: клиент изучал товар, размещенный на стендах, и с помощью менеджера делал выбор. Затем покупатель получал накладную, оплачивал ее и забирал продукцию со склада.С первых дней существования магазина стали возникать проблемы, связанные с оформлением документов.

Затем покупатель получал накладную, оплачивал ее и забирал продукцию со склада.С первых дней существования магазина стали возникать проблемы, связанные с оформлением документов.

Так, часть «первички» по ряду причин отсутствовала, или в ней не доставало некоторых реквизитов.

Кроме того, по прошествии времени клиенты часто обращались к нам с просьбой изменить в накладной и счете-фактуре наименование контрагента.

Мы шли навстречу, хотя подобная корректировка требовала дополнительных усилий со стороны менеджеров. Им нужно было выяснить, оплачена ли поставка и куда поступили деньги — в кассу или на расчетный счет. В зависимости от результата требовалось исправить данные либо в кассовой книге, либо в банковских документах.

Другая распространенная ситуация — через несколько дней после поставки клиент выражал желание разбить накладную на две, не меняя общей суммы.

Чаще всего подобные просьбы поступали от бюджетных учреждений, которые приобретали материалы, финансируемые из разных бюджетов.

Столкнувшись со сложностями, менеджеры, как правило, обращались за помощью к бухгалтерам, благо торговый зал и бухгалтерия в то время находились в соседних помещениях. Представители финансовой службы помогали каждому продавцу: инструктировали, контролировали, вместе с ними отвечали на просьбы клиентов.Очень скоро компания начала стремительно развиваться.

Руководство приняло решение об открытии нового подразделения, занимающегося электромонтажными работами. Затем создали и другие отделы, которые специализировались на монтаже вентиляционного оборудования, кондиционеров, телефонии и проведении сантехнических работ. Возросло количество магазинов.Так что бухгалтерам становилось все труднее участвовать в торговом процессе.

Мы поняли: необходимо упорядочить и унифицировать способы разрешения проблемных ситуаций, связанных с оформлением «первички». И полностью переложить соответствующие обязанности на другие отделы, оставив за бухгалтерией лишь контроль. Для достижения цели разработали четкий алгоритм действий всех менеджеров, порядок составления и сдачи документов и внедрили систему контроля за соблюдением правил.Как добиться, чтобы документы не пропадалиПрежде всего следовало утвердить порядок, который обеспечил бы наличие всех первичных документов.

Дело в том, что зачастую из-за отсутствия бумаг, оформленных должным образом, организация лишалась возможности взыскать дебиторскую задолженность через суд. К тому же налоговики, недосчитавшись подтверждающих документов, могли оштрафовать фирму на приличную сумму.«Первичка» терялась в основном из-за того, что при отпуске товара со склада компания оформляла комплект документов в двух экземплярах и оба отдавала клиенту.

Подразумевалось, что покупатель должен поставить печать и подпись, после чего вернуть наш экземпляр. Но на практике бумаги нередко поступали с большим опозданием или вообще не поступали.Чтобы исправить ситуацию, предприятие стало вести реестр отсутствующих накладных, актов и доверенностей на получение товара. Сбор и группировку данных поручили оператору.

В специальном файле он собирает данные по каждому клиенту, и менеджеры могут оперативно отслеживать, какие документы еще не сданы.

В конце месяца всем специалистам, курирующим взаиморасчеты с клиентами, раздают копию реестра с долгами по «первичке», которую предстоит получить от покупателя. Менеджеры лично заинтересованы в том, чтобы подписанные и проштампованные накладные по форме № ТОРГ-12 хранились в бухгалтерии.

Ведь это обязательное условие для начисления премии.Кроме того, мы учли один нюанс, который касается актов приемки выполненных работ, составленных по форме КС-2 и справок КС-3.

Их оформляет сметчик, а затем передает непосредственно специалисту по монтажу.

Тот направляет их заказчику для проверки и утверждения и лишь спустя время, иногда весьма продолжительное, относит в бухгалтерию. В итоге получается, что акты, подписанные в одном месяце, попадают к бухгалтеру в другом. Такое положение дел приводит к необходимости постоянно сдавать уточненные налоговые расчеты и декларации.

Такое положение дел приводит к необходимости постоянно сдавать уточненные налоговые расчеты и декларации. Поэтому сметчикам вменили в обязанность вести список оформленных актов с указанием контрагента, даты и суммы. До второго числа следующего месяца данный реестр сдается главбуху, который проверяет, все ли документы подписаны заказчиком.

Это позволяет своевременно отражать выручку и начислять налоги.Как наладить документооборотДо внедрения единой системы документооборота предприятие периодически попадало в сложные ситуации. Так, некоторые продавцы, не зная норм закона, отпускали товар без доверенности. Они полагали, будто достаточно наличия подписи и ее расшифровки в накладной ТОРГ-12.

Затем при попытке взыскать стоимость товара с фирмы-покупателя нередко выяснялось, что человек, подписавший накладную, на момент отгрузки уже уволился.

А продукцию, которую мы ему поставили, забрал себе домой.

Естественно, компания, чьи реквизиты были указаны в документах, отказывалась погашать долг. В результате мы несли убытки.Избежать подобных казусов можно только с помощью четко прописанной инструкции, как правильно оформлять документы при реализации. Мы разработали данный документ для менеджеров торговли.

Согласно инструкции, отпуск товарно-материальных ценностей в кредит возможен строго по предъявлении доверенности или печати организации-контрагента.Отдельные пункты инструкции посвящены счету-фактуре. Его необходимо выдавать покупателю в момент приобретения товара.

В случае, когда фактическая отгрузка не состоялась, выставлять счет-фактуру запрещено. Если контрагент числится в базе как частное лицо, то счет-фактуру не выписывают. Вместо этого кассир по просьбе клиента оформляет товарный чек.

Представителям юридических лиц, не имеющим с собой печати или доверенности и оплатившим продукцию, следует предоставить накладную, а также товарный и кассовый чеки.В инструкции предусмотрено и наказание.

В случае нарушения вышеуказанного порядка менеджер выплачивает фирме штраф в размере 10 процентов от суммы поставки, но не менее 15 000 рублей. Это соответствует размеру налоговой санкции, указанной в пункте 3 статьи 120 НК РФ.

Административное наказание, предусмотренное статьей 2.4 КоАП РФ, ложится на начальника подразделения.Аналогичную инструкцию мы составили для менеджеров проектов, которые курируют выполнение работ и оказание услуг, заказ субподряда и закупку материалов. Фрагмент документа мы привели на этой странице.Инструкция по организации документооборота для менеджеров проектов1. Менеджер, ответственный за работу с субподрядчиками по объектам, обязан предоставить в бухгалтерию (в течение трех дней по завершении сделки и до сдачи данных работ заказчику) акт выполненных работ и справку по форме КС-2 и КС-3, счет-фактуру.

При заключении договора субподряда менеджер должен потребовать от поставщика и предоставить в бухгалтерию копию лицензии подрядчика.

После утверждения актов выполненных работ подрядчика менеджером проекта они должны быть подписаны директором.

Полный комплект документов должен быть передан бухгалтеру по производству.2.

Менеджер при работе с поставщиками должен предусмотреть финансовую ответственность контрагентов по возмещению убытков в случае отказа в признании расходов в налоговом учете и отказа в налоговых вычетах по НДС из-за некорректного составления первичных и фискальных документов.3. При заключении договора с контрагентами надо предусмотреть обязанность поставщика предоставить копию свидетельства о государственной регистрации и о постановке на налоговый учет.4.
При заключении договора с контрагентами надо предусмотреть обязанность поставщика предоставить копию свидетельства о государственной регистрации и о постановке на налоговый учет.4.

При заключении договоров проверить перечень должностных лиц, имеющих право подписи договорных первичных и фискальных документов.

Если представитель контрагента подписывает документы по доверенности, необходимо предоставить главному бухгалтеру копию доверенности.5. При приобретении материалов за наличный расчет необходимо в течение трех дней после совершения покупки сдать товарный и кассовый чеки бухгалтеру по производству.Особое внимание надо обратить на оформление товарного чека:- наименование получателя — ООО «Форум Тверь»;- товарные чеки, в которых указана фамилия сотрудника или «физическое лицо», бухгалтерией не принимаются.

Данная сумма будет вычтена из заработной платы сотрудника, если в течение трех дней товарный чек не будет заменен поставщиком.При покупке материалов у поставщика с предъявлением доверенности бухгалтеру должны быть сданы накладная по форме № ТОРГ-12 и счет-фактура.6. После приемки выполненных услуг бухгалтеру должны быть сданы акт выполненных работ с нашей печатью, подписью лица, принявшего работу (с расшифровкой), и счет-фактура.

Строки «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» при выставлении счета-фактуры на работы и услуги не заполняются.Как бороться с дебиторской задолженностьюДля борьбы с безнадежной «дебиторкой» мы ввели правило, общее для всех покупателей. Компания предоставляет клиенту рассрочку платежа только при наличии определенных бумаг. Менеджер собирает их и предоставляет директору, а тот принимает окончательное решение об условиях оплаты.

Утвержденный перечень необходимых документов приведен справа.Программисты разработали специальный отчет о состоянии дебиторской задолженности. Он делит долги на пять категорий: менее 15 дней, от 15 до 30 дней, от 30 до 45 дней, от 45 до 90 дней и более 90 дней. В должностной инструкции менеджера прописано, какие действия надо предпринять для каждой из групп.

Так, если отчет показал, что отгрузка попала в третью категорию (от 30 до 45 дней), следует созвониться с клиентом и напомнить об оплате.

О суммах, отнесенных к четвертой группе (от 45 до 90 дней), необходимо известить покупателя в письменной форме.

И предупредить, что деньги должны поступить в течение недели, иначе наша фирма обратится в суд.

По истечении семи дней менеджер передает все материалы по отгрузке в юридический отдел для составления иска. Таким образом, по долгам, возникшим 90 дней назад и ранее, судебный механизм уже запущен (если, конечно, специалисты действовали строго по инструкции).В случае, когда менеджер не принял мер для взыскания недоимки в судебном порядке и срок исковой давности истек, всю сумму безнадежной задолженности вычитают из зарплаты. Данную меру применяют также, если сотрудник оформил документы с нарушением законодательства или не позаботился о своевременном поступлении «первички» в организацию.Перечень документов, необходимых для представления в адрес компаниидля заключения договора поставки на условиях отсрочки платежа1.

Письмо-заявка от руководителя группы/отдела о заключении договора на имя генерального директора, с обоснованиями вышеуказанных условий, включая:- отчет 1С по контрагенту;- оценку будущих объемов продаж;- данные по контактным лицам;- краткую характеристику деятельности контрагента.2.

Копия устава предприятия (по факсу: первый лист и лист с прописанными полномочиями директора).3.

Документ, подтверждающий полномочия лица, подписывающего договор со стороны контрагента:- копия протокола об избрании директора;- копия доверенности с правом подписания договоров.4. Копия свидетельства о регистрации.5.

Копия свидетельства о постановке на налоговый учет.6.

Копия информационного письма о присвоении кодов статистики.7. Копия свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц.8. Копия договора аренды.Как избежать исправлений в проведенных документахЕще одна трудность, с которой пришлось столкнуться, — это несанкционированное изменение документов задним числом.

Иногда по просьбе клиента менеджеры корректировали уже созданные и отраженные в бухучете документы, проставляя в них другого контрагента, иную дату и пр. Это иногда приводило к несовпадению данных в первичных документах и данных бухгалтерской базы.

Устранение путаницы отнимало много сил и времени как у бухгалтеров, так и у менеджеров.Для решения проблемы программисту поручили написать программу по обработке данных, позволяющую закрывать для редактирования все вчерашние документы. Клиентам, желающим внести изменения, мы предлагаем иные пути. Например, сотрудник фирмы-покупателя привез документы с опозданием.

Из-за этого клиент оприходовал товар не в том периоде, когда составлена накладная, а в следующем. На просьбу клиента исправить дату накладной и счета-фактуры мы отвечаем отказом.

Но обещаем выслать по почте наш фирменный конверт. На нем будет стоять отметка о дате получения, что позволит покупателю провести покупку и вычесть НДС в текущем месяце.Другой распространенный повод для исправления данных — отсутствие доверенности у представителя компании-контрагента.

В такой ситуации поставку оформляют на частное лицо, в результате чего организация-клиент не может принять приобретенные ценности на баланс. Спустя некоторое время покупатель привозит доверенность и настаивает, чтобы мы переоформили отгрузку на юридическое лицо. Мы поступаем иначе: оставляем все как есть, но выдаем товарный чек на организацию.
Мы поступаем иначе: оставляем все как есть, но выдаем товарный чек на организацию.

Правда, это не позволяет фирме-покупателю вычесть НДС (ведь счет-фактуру мы не оформляем), зато дает возможность оприходовать материалы. «». Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Мы не просим купить подписку. У нас вообще все бесплатно. Иногда команде «Клерка» это непросто.

Помогите ей. Это легко © 2001–2020, Клерк.Ру. 18+

НАУЧНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ

Физ.-мат. науки Биологические науки Технические науки Исторические науки Философские науки Географические науки Педагогические науки Фармацевтические науки Искусствоведение Психологические науки Социологические науки Культурология Химические науки Геологические науки Сель-хоз.

науки Экономические науки Филологические науки Юридические науки Медицинские науки Ветеринарные науки Архитектура Военные науки Политические науки Науки о Земле

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым.

О том, чем отличается один от другого, можете узнать . Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.К бухгалтерским документам организации относят:

  1. Учетная политика;
  2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
  3. Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
  4. Переписка по вопросам бухгалтерского учета.
  5. Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

  1. Книги покупок и книги продаж;
  2. Счета-фактуры;
  3. Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.
  4. Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
  5. Налоговые декларации;
  6. Книги учета доходов и расходов;

фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:

  1. Накладные;
  2. Квитанции и др.
  3. Авансовые отчеты;
  4. Кассовые документы и книги;
  5. Акты о приеме-сдаче имущества и услуг;
  6. Ордера, табели;
  7. Акты о списании ТМЦ;
  8. Банковские документы;

Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:

  1. Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
  2. Протоколы разногласий по договорам;
  3. Паспорт сделки;
  4. Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
  5. Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).
  6. Договоры о материальной ответственности;
  7. , соглашения, контракты, счет-договоры;

Документы по контрольно-кассовой технике:

  1. Карточка регистрации ККТ;
  2. Договор на обслуживание с ЦТО;
  3. Накопители фискальной памяти и др.
  4. Паспорт кассового аппарата;
  5. Журнал кассира операциониста;
  6. Использованные контрольные ленты;

Формирование дел в организации и их текущее хранение

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела.

Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е.

в структурных подразделениях.

Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.). Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства.

Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ. Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Правила формирования дел При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: ● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; ● включать в дело по одному экземпляру документа; ● помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; ● помещать приложения вместе с основными документами; ● группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; ● раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Обратите внимание! Дело не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы. Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию.

Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов. Группировка в дела отдельных видов документов Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания.

Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека). Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения.

При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения. В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы: ● о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении; ● аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов); ● изменении фамилии; ● поощрении, награждении; ● оплате труда, премировании, различных выплатах; ● всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы); ● дежурствах по профилю основной деятельности; ● длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы: ● о дисциплинарных взысканиях; ● ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках; ● дежурствах; ● краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е.

связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате.

При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию. Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами.

При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е.

вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам. Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом: ● внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; ● анкета (личный листок по учету кадров) и дополнение к нему; ● автобиография, резюме; ● документы об образовании; ● заявление о приеме на работу; ● приказ (распоряжение) о приеме на работу; ● трудовой договор; ● договор о материальной ответственности (при его наличии); ● копии приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации, повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранения содержания, уходу за ребенком и др.; ● дополнительные соглашения к трудовому договору; ● копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии; ● аттестационные листы; ● копии паспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника; ● справки о регистрации по месту жительства; ● медицинские справки; ● заявление об увольнении; ● копия приказа (распоряжения) об увольнении. Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел.

Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.

Подготовка дел к передаче на хранение По истечении одного года после завершения дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

После исполнения документа и окончания работы с делами последние помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы. В каждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный за сохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделения обеспечивает сохранность документов и дел.

С этой целью дела необходимо разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке. Проверка наличия и состояния документов и дел Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету.

Периодически необходимо проводить проверку наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене лица, ответственного за сохранность документов и руководителя структурного подразделения, а также при реорганизации, ликвидации организации или его структурного подразделения. Проверка наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Порядок выдачи дел и документов Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Другим организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации по акту.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель. В листе-заместителе указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения (например, приказов по основной деятельности, штатных расписаний, отчетов по основной деятельности и т.п.) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Как правило, изъятие подлинных документов производится правоохранительными, судебными и другими силовыми органами, действующими на законных основаниях.

В этом случае обращающийся орган должен представить в организацию запрос, в котором должна быть ссылка на соответствующий законодательный, иной нормативный правовой акт, на основании которого документы могут быть предоставлены органу для изъятия.

Изъятые подлинные документы после минования их надобности подлежат возврату организации.

Организация контролирует возврат этих документов.

Классификация бухгалтерских документов

Конечно, группировка учетных форм не ограничивается упомянутым выше разделением на первичные и сводные.

Их классификация так же разнообразна, как и бизнес-процессы. 1. По назначению документы могут быть: А. Распорядительными. Они отражают решение руководства осуществить какую-либо операцию (например, приказ).

Б. Оправдательные. Заполняются на основании произошедших фактов хозяйственной деятельности и являются основанием для бухгалтерских операций (например, накладная). В. Бухгалтерского оформления. Этот вид документов носит вспомогательный характер и нужен для удобства при отражении операций в учете.

Это могут быть различные сводные ведомости, калькуляции, справки и т.п. Г. Комбинированные документы сочетают в себе характеристики нескольких типов.

2. По порядку заполнения документы бывают: А. Разовые. Они отражают операцию, произошедшую в течение короткого времени. Это может быть отгрузка, выдача денег и т.п.

Б. Накопительные. В этом случае заполнение данных происходит последовательно, в течение длительного периода. Такие формы (например, лимитно-заборные карты) обычно используют для учета однородных периодических операций.

Накопительные документы нужно отличать от сводных, рассмотренных выше.

Дело в том, что сводные ведомости заполняются не последовательно, а единовременно, на основании другой «первички», сформированной ранее.

3. По содержанию хозяйственных операций документы могут отражать:

  1. расчеты с контрагентами, персоналом, бюджетом и т.п.;
  2. движение денежных средств.
  3. оборот товарно-материальных ценностей;

4.

По месту заполнения документы могут быть: А. Внутренние, которые не выходят за пределы организации. К ним относятся, например, все документы по расчетам с персоналом или накладные на внутреннее перемещение.

Б. Внешние документы либо поступают от других организаций, либо предназначены для отправки контрагентам (отгрузочные накладные, акты, счета-фактуры и т.п.). 5. По способу заполнения. Ранее, когда информационные технологии только начинали свое распространение, было принято делить документы на заполняемые вручную и автоматически, т.е.

с помощью бухгалтерских программ. Но т.к. на сегодня «ручное» ведение бухучета почти не встречается и практически все формы готовятся с помощью специализированного программного обеспечения, то уместнее будет другая классификация документов: А. Бумажные. В этом случае «первичка», сформированная бухгалтерской программой, распечатывается и заверяется подписью ответственного лица, а также (в случае необходимости) печатью.

Б. Электронные. Эта категория «первички» не выводится на бумажные носители, а направляется адресату как внутри, так и вне компании по телекоммуникационным сетям.

Для подтверждения достоверности также используется подпись. Но в данном случае она представляет собой определенным образом закодированный информационный пакет. Подробнее

Документооборот: основные понятия

Что такое делопроизводство и документооборот (2020)?

Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией. Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль.

Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат. Выделяют три вида документопотока:

  1. входящий (поступающий в организацию);
  2. исходящий (направленный из организации);
  3. внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

7.1.

Экспертиза ценности документов

7.1.1. Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.7.1.2.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;перечней типовых документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.7.1.3.

Отбор электронных документов (ЭД) и баз данных (БД) на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД и БД, которая проводится экспертной комиссией (ЭК) организации.На первом этапе экспертизы ЭД и БД архив совместно со службой ДОУ или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы.

В рамках перечня проводится отбор ЭД и БД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается ЭК организации.Экспертиза ЭД и БД проводится экспертными службами во взаимосвязи с традиционной документацией организации (применяется в комплексе система критериев; значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение.При приеме ЭД и БД на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием ЭД и БД; завершенность процесса создания ЭД и БД; стоимость возможного перевода ЭД и БД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД и БД; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД и БД; затраты на обеспечение хранения.7.1.4.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:в делопроизводстве — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;в архиве — в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации создается ЭК.ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива, или лицо, ответственное за архив.Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.7.1.5. Основными задачами ЭК являются:организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.7.1.6. Основными функциями ЭК являются:организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.7.1.7.

ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЭК протоколируются.

Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации.7.1.8.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы ДОУ совместно с ЭК организации под методическим руководством архива.При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию.

Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.7.1.9. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;запись ЭД на машинные носители; проверка качества записи; описание ЭД;проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу:подготовка комплекта сопроводительной документации.7.1.10. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного (приложение 21), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 22) и по личному составу (приложение 23), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 24).В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются архивные описи на электронные документы постоянного хранения, по личному составу (приложение 25).7.1.11.

ЭПК архивного учреждения утверждает описи на дела постоянного хранения и согласовывает описи на дела по личному составу.Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно.

Одобренные ЭК акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.7.1.12. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2000 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 года.Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.7.1.13.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+