Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Как нумеруются внутренние приказы

Как нумеруются внутренние приказы

Как нумеруются внутренние приказы

Оглавление:

Образец приказа о нумерации приказов

Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации. Общество с ограниченной ответственностью «АСТ» ИНН/КПП 7804491337/780401001 195198, г. Санкт – Петербург,Ленина пр., д.21, кор.1, пом.

309 ПРИКАЗ №1 г. Санкт-Петербург 01.01. 2016 г ПРИКАЗЫВАЮ:

  • Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием); 2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение); 3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника); 4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск); 5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н; 6. остальные приказы – К (кадры).
  • Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.

Генеральный директор А.С. Шапкин С приказом ознакомлены: Финансовый директор ООО «АСТ» 01.01.

2016г. О.Д. Иванов Источник: https://mirblankov.ru/numeraciya-prikazov/

Внесение изменений в приказ

Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения. Внесение исправлений непосредственно в приказ недопустимо. Для того, чтобы исправить ошибку, дополнить документ или признать определенный пункт недействительным, издается еще один приказ, в котором указываются:

  1. реквизиты изменяемого приказа;
  2. действия, которые необходимо совершить в связи с изменением приказа;
  3. лица, ответственные за исполнение нового приказа.
  4. суть и основания изменений;

Изменяющий документ нумеруется и регистрируется в соответствии с установленным порядком.

Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Приказы

Во-первых, не принятия на работу, а приема на работу, во-вторых, Лариса права, я нумерую, приказ о приеме 1-пр, приказ об отпуске 1-о, приказ об увольнении 1-у, приказы по личному составу 1-лс, если у Вас маленькая организация и нет большого объема кадровой работы, можно нумеровать как 1-к (кадровый приказ) , Дробь больше подходит для регистрации трудовых договоров!Приказ об увольнении применяется для оформления и учета увольнения работников.

Он составляется сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику ам под расписку в порядке.

Примеры нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Сложность используемой системы зависит от ежегодного количества издаваемых приказов по персоналу.

Для небольшой организации, где численность сотрудников не превышает 15 — 20 человек и нет отдельного работника, который занимается кадровыми вопросами, а их ведение поручено бухгалтеру или секретарю применяют самую простую систему.

В ней нумерация приказов начинается 1 января каждого года с №1 и далее по порядку. Иногда добавляют год издания приказа — №1-2018.

При добавлении различных символов к номеру приказа можно использовать следующие знаки: «-«, «/» или «.».

То есть номер приказа будет выглядеть так: №15-2018, №15/2018 или №15.2018. Иногда, для упрощения дальнейшего архивирования приказов к номеру документа добавляют код, обозначающий срок его хранения.

Например, № 15-д, будет означать приказ с длительным до 75 лет сроком хранения. Дополнительно к нумерации ведут журнал учета приказов на бумажном носителе или в электронном виде (в форме обычной таблицы), который облегчит поиск информации о приказе. В таблицу заносят основные сведения о приказе.

Например, 21.01.2018 № 2/2018 Приказ об увольнении Бухгалтер Свирестенев М. Э. 02.03.2018 № 3/2018 Приказ о командировании Директор Ильнович Т. Г.

Шпаргалка делопроизводителя

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения каждый вид приказа имеет разные сроки хранения (по основной деятельности — постоянно , по личному составу — 75 лет , по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет , поэтому их помещают в разные дела.

Соответственно регистрируются эти виды приказов также в разных журналах. Приказы по личному составу должны регистрироваться в отделе кадров.Приказ может регистрироваться в журнале регистрации приказов или только в системе электронного документооборота.

Журнал регистрации приказов может быть бумажным или электронным.

Часто в организациях, где приказы регистрируются в электронном виде или СЭД, регистрация дублируется и в бумажном журнале. Эта двойная работа делается для надежности, хотя совсем необязательна.

Форма журнала не закреплена в нормативных документах, поэтому можно разработать свою и закрепить в Инструкции по делопроизводству .

Что это такое: понятие и сущность

Нумерация представляет присвоение порядкового номера документу.

Номер ставится в день подписания исходящей корреспонденции и в день получения входящей корреспонденции. Присвоение является признаком того, что он имеет юридическую силу. Процесс проставления нумерации означает его регистрацию в общей системе документооборота предприятия. И убрать, и избавиться от такого документа уже нельзя.
И убрать, и избавиться от такого документа уже нельзя.

Нумерация преследует основные цели:

  1. удобный поиск;
  2. систематизация документов на предприятии;
  3. осуществление контрольных действий за подписанной документацией.

Правила ведения

Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса.

Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии.

Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться.

А именно: В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

  1. «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
  2. «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

  1. «к» — командировки;
  2. «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
  3. «п»- прием на работу;
  4. «у»- увольнение;
  5. «вк»- внутренние командировки;
  6. «зк»- командировки заграницу;
  7. «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;
  8. «пр» — прием на работу рабочих;

На заметку!

Для приказов по основной деятельности обычно кадровики применяют цифровой код.

Некоторые организации добавляют буквенный индекс, например, приказ № 1-ОД.Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.

Обратите внимание! Порядок ведения кадрового делопроизводства, в том числе, нумерации приказов нужно оформить в локальный документ фирмы — положение о кадровом делопроизводстве.

Коротко о главном

Нумеровать приказы обязательно. Это позволяет решать сразу несколько управленческих и юридических задач за счет наведения порядка в документном фонде.Что будет с неиспользованными отпусками в 2020 году?

Узнаете .Порядок нумерации должен быть закреплен документально на уровне ведомства или на уровне самой организации. Номер может быть цифровым или буквенно-цифровым. Нумерация начинается заново в каждом календарном году.
Понравилась статья?Лайк автору1

Загрузка.

Рекомендуем похожие статьи

Комментарий Current ye@r * Ваше имя Ваш e-mail Комментировать Популярное

Элементы приказа о нумерации приказов

Бумага оформляется в свободной форме, но в прикрепленном образце содержатся:

  1. Наименование и реквизиты компании. В идеале приказ печатается на бланке организации.
  2. Место подписания.
  3. Название и номер приказа. По умолчанию это распоряжение подписывается первым номером, так как до него бумаги не подвергаются нумерации.
  4. Дата составления.

Все это – необходимая информация для всех документов данного типа.

После вводной части идет основная часть приказа о нумерации приказов.
Она содержит данные о:

  1. Перечислении принимаемых буквенных индексов. Список будет вполне уместен.
  2. Периоде, с которого нумеруются приказы. Это может быть просто год начала нумерации.
  1. Том, на кого возлагается контроль за исполнением подписываемого распоряжения.

    Это может быть сам руководитель, его заместитель или отдельный сотрудник.
    Ответственное лицо будет отвечать за соблюдение принятой нумерации распоряжений.

Завершают приказ подписи руководителя организации и работника, ответственного за выполнение приказа.

Дополнительное удобство

Некоторые кадровики предпочитают вести журналы приказов.

Причем часто разные для разных видов приказов. На законодательном уровне эта практика не закреплена, однако в повседневной практике делопроизводителя очень полезна. Какую-либо бумагу можно найти быстро, сразу сказать ее номер, основное содержание и дату подписания.

Факт отметки в журнале – это доказательство существования (или передачи) приказа в принципе. Юридическую грамотность документа он не подтверждает.

Начать сначала или продолжить

Традиционно нумерация приказов осуществляется в пределах одного календарного года.

Это правило вытекает, в том числе, из требований Основных правил работы архивов организаций (п.

3.4.6), касающихся составления номенклатуры дел, которая ежегодно переоформляется заново.

Особенности нумерации приказов по личному составу.

Фото: myshared.ru Каждый документ помещается в дело в соответствии с номенклатурой (это залог того, что не будет путаницы с хранением в течение различного времени), нумерация документов в каждой папке начинается с 1. Как формируется кадровое делопроизводство?

Смотрите по ссылке.

Необходимость нумерации издаваемых приказов

Ни одна фирма не сможет обойтись в своей деятельности без кадрового делопроизводства. Оно представляет собой действия сотрудников кадрового отдела по: • Формированию личных дел служащих компании; • Внесению записей в их книжки о труде; • Разработке должностных инструкций; • Созданию приказов по штату фирмы (трудоустройству, увольнению, переводу); • Разработке организационных бумаг.

Особое внимание в кадровом деле отводится нумерации приказов о приеме и увольнении.

Это объясняется тем, что кадровики занимаются только их оформлением.

Очень важно разделять их с двумя другими видами приказов, которые издаются в фирме (административно-хозяйственного характера и приказы по основной осуществляемой деятельности).

Присвоить приказу собственный номер – это значит: • Упорядочить процесс регистрации кадровых бумаг; • Сделать более быстрой процедуру нахождения приказа при потребности отыскать его в общей кипе кадровых бумаг; • Облегчить классификацию приказов при передаче бумаг на хранение.

Потребность нумеровать все издаваемые приказы состоит в следующем: • Разделение приказов по срокам их хранения – продолжительные (пятьдесят и семьдесят лет) и краткосрочные (от одного года до пяти лет); • Присвоение сложных номеров (состоящих и из букв, и из цифр) при большом объеме различных приказов. Порядок нумерации кадровых приказов на прием и увольнение должен закрепляться соответствующей инструкцией, благодаря которой не составит труда понять, как в фирме организованы контроль и учет.

Чтобы было удобнее, можно ввести буквенно-цифровую нумерацию кадровых документов, которая поможет разобраться, к какой категории относится приказ. Буквенная нумерация может быть такой: • П – специалист принят на работу; • У – специалист уволен; • ПР – на работу были приняты рабочие; • К – рабочие поездки специалистов; • ВК – внутренние командировки служащих; • ЗК – рабочие поездки сотрудников за рубеж; • ОТД – отпуск за счет самого работника; • ОТК – отпуск, оплачиваемый за счет нанимателя; • Н – нарушение сотрудником трудовой дисциплины; • К – прочие кадровые приказы.

Для чего нужна нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

При ежедневной работе кадрового специалиста возникает большое количество документации, как входящей, так и исходящей.

Для удобной ориентации в большом объеме информации требуется систематизация документов и их нумерация.Чем больше компания, тем больший объем документов проходит через кадровую службу.

Поэтому ориентироваться в документах, обращая внимание только на дату издания будет достаточно сложно.

Нумерация позволяет:

  1. установление взаимосвязей между смежными приказами
  2. ориентироваться в многообразии документов;
  3. систематизация в системе хранения.

Важность разделения по содержанию обуславливается еще и разностью сроков хранения.

Приказы по личному составу должны храниться:

  1. 75 лет при издании их до 2003 года;
  2. 50 лет при издании их после 2003 года.

Тогда как приказы на отпуск необходимо хранить не более 5 лет. Поэтому нумерация их совместно с приказами на прием и увольнение не оправдана.

Что значит присвоить номер приказу

Присвоить номер приказу — значит:

  1. облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.
  2. упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  3. ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  1. в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО!

Законом

«О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”»

от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

  1. в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Знакомство с кадровыми приказами облегчат статьи

«Приказы по личному составу – это какие приказы (виды)?»

и «Приказы по основной деятельности- это какие приказы?».

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

    , оформляющие трудовые отношения и их значительные условия (увольнение, перевод на другую должность, смена фамилии и др.) и подлежащие хранению в течение 75 лет; распоряжения, носящие кратковременный характер (отпуск, командировка, выговор и др.) и подлежащие хранению в течение 5 лет.

Соответственно, целесообразно эти бумаги хранить в разных папках.

Регистрация приказов

Еще один способ систематизации приказов – их регистрация.

И хотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле. Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах.

Это связано и с разными сроками хранения документов, и с их назначением. Нумерация их также ведется отдельно.

Журнал (или книга) регистрации приказов с индексом «лс» представляет собой таблицу, в которую заносятся следующие данные:

  1. структурное подразделение, в котором он числится;
  2. Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
  3. дата его издания;
  4. должность;
  5. номер приказа (с индексом);
  6. табельный номер;
  7. реквизиты трудового договора;
  8. расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии.
  9. суть приказа – кратко;

В журнале приказов, касающихся основной деятельности, следует указать:

  1. дату исполнения приказа;
  2. ответственных лиц и их подписи.

Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

  • Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
  • Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа
  • Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации

Важно! Внести изменения в распорядительный документ, переписав его в соответствии с новыми обстоятельствами, является юридически неграмотным действием! Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ.

Специфика

Приказ о нумерации приказов призван не только документально зафиксировать, что организация приступает к нумерации письменных распоряжений руководителя или лиц с соответствующими полномочиями.

Документ призван зафиксировать систему буквенных индексов. Каждый из индексов при этом имеет свою расшифровку, например:

  1. «лс» — приказы по личному составу;
  2. «от» — работник уходит в отпуск.
  3. «к» — командировки, причем отдельно «вк» — командировки внутри организации и «зк» — заграничные командировки;
  4. «у» — происходит увольнение;
  5. «п» — сотрудника принимают на работу;

Индексы принимаются каждой организацией отдельно, в зависимости от ее специфики и величины. Мелкие компании могут ограничиться двумя-тремя индексами.

Крупные фирмы переходят на новый «уровень» нумерации, так как так более удобно вести делопроизводство. Словом, даже если у организации уже приняты правила регистрации распоряжений, отдельный приказ, посвященный нумерации приказов, не будет лишним.

Журнал регистрации приказов

Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов.

Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму. Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения.

Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

Обратите внимание! Регистрация документа дает ему юридическую силу, она устанавливает факт его создания или получения.Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов.

Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.

На заметку! При регистрации приказа по личному составу, необходимо указать фамилию и должность сотрудника.

А к приказу подколоть основание — заявление от него.Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет.

Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.

Можно ли нумеровать приказы о командировании отдельно от других приказов по личному составу?

Конечно можно.

В больших организциях, где очень большая численность работников, приказы (приём, увольнение, перевод, командировки и т. д. ) нумерую отдельно. Каждый делает так, как удобнее или как написано в Положении о делопроизводстве как в локальном НПА, Главное — соблюдать сроки хранения.2.

Приказы по кадрам и, соответсвенно, нумеровать 1-к, 2-к и т.д. , включая в эту папку приказы на отпуск. командировку и т.д.Приказы К хранятся 75 лет прием.

увольнение, перевод, присвоение разрядов и пр.

Это связано с дальнейшим назначением пенсий.Зачем создавать себе лишнюю работу? Регистрируйте его вместе со всеми приказами по личному составу.

На сколько я знаю, это не противоречит Трудовому законодательству.Главное, чтобы приказы длительного срока хранения (прием, перевод, увольнение) , у которых срок хранения 75 лет, регистрировались отдельно от приказов временного срока хранения (отпуска, комадировки, взыскания) , у них срок хранения 3 года

Нумерация приказов для маленькой организации

Цитата: Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием.Особенность приказов по личному составу — их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003, и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

. Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу.

Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2), личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы.Нельзя забывать о том, что кадровые документы — это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий.Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу:— о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а);— о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);— о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а);— о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а);— о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);— о поощрении (Т-11, Т-11а).К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу.

Неиспользование унифицированных форм может привести к возникновению проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования.

В п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред.

от 28.09.2010) указано:

«Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты для данного документа»

.Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида.

К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс «лс» (личный состав) или «к» (кадры).

Ряд кадровых служб с индексом «к» регистрирует приказы кратковременных сроков (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках), а с индексом «лс» — остальные приказы по личному составу, которые хранятся 75 лет.

Как присвоить номер приказу

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Расшифровка номера приказа следующая:

  1. буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.
  2. цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него). Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте. ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников.

Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной. К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т.

д. Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Для чего нужна нумерация

Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы:

  1. организации хранения документации;
  2. систематизации приказов по содержанию.
  3. поиска необходимого приказа;
  4. установления взаимосвязей между несколькими приказами (например, о сокращении штата и увольнении конкретного сотрудника);

Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа.

Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:

  1. 75 лет – вынесенные до 2003 года;
  2. 50 лет – с начала 2003 года.

Приказы, связанные с отпусками, командировками и иными подобными фактами, хранятся 5 лет. Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа.

Порядок учета приказов в организации образец журнала учета

Во внутреннем документе, регламентирующем общие правила заполнения и оформления Журнала, должно быть закреплено лицо, ответственное за ведение документа.

Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников. За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала. Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета).

Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.

Кадровые

К данным приказами относится весь документооборот относительно работников предприятия. Разновидности следующие:

  1. о приёме на должность;
  2. о командировке;
  3. о повышении;
  4. об увольнении;
  5. об обучении и т.д.
  6. о переводе сотрудника;
  7. о дисциплинарном взыскании;
  8. о премировании сотрудника;

Иными словами, все действия в отношении сотрудников фирмы закрепляются приказами, которые относятся к кадровому делопроизводству.

Нюансы

Бывает, что для приказов по основной деятельности кадровая служба компании оставляет только цифровой код. Такая система нумерации – тоже один из приемлемых вариантов. Буквенная индексация в приказах будет следовать сразу за номером через вертикальную черту или дефис.

Такие порядки приняты в оформлении официальной документации. Порядок ведения приказов в фирме обязательно необходимо прописать в принятом положении о кадровом делопроизводстве. Иначе принятые решения будут юридически неверны.

А нужна ли вообще нумерация приказов

В пользу нумерации можно привести несколько аргументов:

  1. Конечные порядковые номера позволяют оценить объем в конце года и принимать соответствующие управленческие решения относительно организации делопроизводства.
  2. Даже если речь идет о небольшом предприятии или ИП, где за весь год издается десяток распорядительных документов, и найти или идентифицировать документ в случае необходимости бывает достаточно просто, вопрос о нумерации приказов возникает, как только вносится хотя бы одна запись в трудовую книжку работника, где необходимо заполнить соответствующую графу.
  3. При длительном хранении (некоторые из приказов хранятся постоянно, но даже минимальный срок их хранения составляет 5 лет) может возникнуть необходимость найти тот или иной документ. Простое перелистывание многочисленных папок — это неприемлемый вариант, особенно в организациях, где издается за один рабочий день издается несколько однотипных документов.Поиск осуществляется с помощью регистрационных форм. По известным реквизитам это происходит оперативно и гораздо эффективней.
  4. Сквозная нумерация дисциплинирует сотрудников, ответственных за хранение фонда. В случае преднамеренного изъятия из папки или непреднамеренной утраты документа, его отсутствие становится заметным по прерывающейся нумерации;

Как нумеровать приказы? Ответ в видео:

Как нумеровать и регистрировать

Способ нумерации документов выбирается самой компанией, о чем указывается в локальных нормативно-правовых актах. Если вносятся какие-либо изменения, то это отражается там же.

Однако поменять способ нумерации можно только с начала нового календарного года.Документы по основной деятельности нумеруются отдельно от кадровой документации. Нумеровать можно как автоматически в рабочей программе (чаще всего 1С), так и вручную.Для правильного присвоения используется журнал регистрации (книга регистрации).

В нем отражаются дата, номер, содержание и сведения о лицах, составивших и подписавших приказ. Если документооборот фирмы большой, то, помимо чисел, в составе есть и буквенные знаки.

Чаще всего буквенные обозначения используются для документов с различными сроками хранения. Регистрация может производится путем внесения номера, даты и наименования в журнал регистрации либо основных характеристик в систему электронного документооборота.Предприятие само выбирает предпочтительный способ регистрации. В некоторых случаях применяются оба вида.

Это не является обязательной процедурой, но осуществляется с целью сохранности и надёжности.Журнал регистрации составляется на бумажном носителе и представляет таблицу с названиями столбцов. Форму такого журнала, а также содержание устанавливает юридическое лицо.Нумерация производится в зависимости от видов приказов в компании.Так, выделяются следующие виды деятельности:

  1. по личному составу;
  2. основная;
  3. административно-хозяйственная.

В зависимости от разновидности определяется место в системе документооборота фирмы, нумерация, а также срок хранения.

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности. Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями.

А именно:

  1. Оформление графика отпусков и штатного расписания;
  2. Оформление личных дел;
  3. Внесение записей в трудовые книжки;
  4. Грамотное внесение изменений в документы;
  5. Составление и преобразование должностных инструкций;
  6. Создание приказов по личному составу;
  7. Хранение и своевременная сдача документов в архив;

Как вести нумерацию приказов по основной деятельности

Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой.

Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными. Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса.

Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+