Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Как ознакомить работника с графиком отпусков образец

Как ознакомить работника с графиком отпусков образец

Как ознакомить работника с графиком отпусков образец

Когда и на какой период утверждается


Существующие нормативные акты определяют, что каждое предприятие, у которого существуют трудовые договора с наемными работниками, должно утверждать график отпусков на следующий год не позже двух недель до окончания текущего года. Поэтому разработкой его можно заниматься начиная с осенних месяцев. При этом необходимо принимать во внимание, что дата утверждения графика на следующий год должна быть не позже 17 декабря. График разрабатывается на предприятии и у ИП сроком на год.

Данную процедуру необходимо проводить ежегодно.

Связано это с тем, что право на отпуск и его продолжительность устанавливается в рамках одного года.

Кроме этого, ежегодное заполнение графика отпусков позволяет контролировать, все ли работники воспользовались данным правом.

Если нарушать сроки утверждения графика, то за это к предприятию могут применяться меры административной ответственности.

Порядок исполнения обязанности работодателем

Порядок ознакомления сотрудников с графиком отпусков точно не описан в действующем законодательстве. Хотя само это действие безусловно обязательно, точная его форма может быть выбрана работодателем в соответствии с принятыми в его организации традициями делопроизводства.

Общий принцип ознакомления сотрудников с информацией о времени их отдыха предполагает, что составляется документ, поскольку требуется, чтобы работники удостоверили ознакомление с локальным актом собственными подписями. Такой бумагой может быть как лист ознакомления с графиком отпусков, так и журнал соответствующего оформления.

Также возможно применение унифицированной формы Т-7, которую для таких целей требуется дополнить лишней графой, в которой сотрудник своей подписью подтверждает, что он ознакомлен с имеющим к нему отношение расписанием.

В то же время ознакомление персонала с данной информацией через интернет не является достаточным действием. Разумеется, работодатель может эффективно уведомить собственных подчиненных относительно данного решения.

Соответствующее сообщение можно разместить на интернет-странице компании либо же направить его через электронную почту всем сотрудникам.

Однако такое действие означает, что подписи от сотрудников не получены. Поэтому даже если уведомление таким способом посредством интернета произошло заблаговременно, предприятию (его ответственному лицу) в любом случае необходимо получить означенные подписи за стандартные четырнадцать дней до начала отпускного срока.

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?

Как говорится, готовь сани летом, а телегу – зимой.

В кадровом деле в роли пресловутой телеги выступает график отпусков. По закону его нужно утвердить не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Но когда график отпусков составлен и утверждён, у специалистов по кадровому делопроизводству нередко возникает вопрос: обязан ли работодатель знакомить с этим документом под роспись всех сотрудников компании?

Разобраться в этом вам помогут специалисты Superjob.

На профессиональных форумах HR-менеджеров, в том числе на портале Superjob.ru, по этому поводу ведутся горячие споры. Мы решили обобщить имеющиеся мнения и разобраться в нюансах кадрового делопроизводства. Оказалось, что менеджеры по персоналу обладают в этом вопросе значительной свободой. Убиваем двух зайцев Для начала уточним, что говорит по этому поводу Трудовой кодекс РФ.

Убиваем двух зайцев Для начала уточним, что говорит по этому поводу Трудовой кодекс РФ. В статье 123, регламентирующей очередность предоставления отпусков, необходимость под роспись знакомить всех сотрудников именно с графиком отпусков не предусмотрена. Упоминается лишь, что о времени начала отпуска работник должен быть извещён под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

А это не одно и то же. Тем не менее многие специалисты по кадровому делопроизводству всё же проводят такую процедуру, объясняя это двумя причинами. Во-первых, скрытой правовой коллизией: в статье 22 Трудового кодекса говорится об обязанности работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Если считать график отпусков таким локальным нормативным актом, то знакомить с ним всех сотрудников всё же необходимо, несмотря на отсутствие прямых указаний в статье 123.

Чтобы избежать возможного нарушения трудового законодательства, HR-менеджеры подстраховываются. Во-вторых, ознакомление работников с графиком отпусков фактически способно заменить собой подготовку и заполнение многочисленных уведомлений о времени начала отпуска.

Иными словами, если сотрудник расписался в графике отпусков (или в листе ознакомления), то за две недели до начала отпуска направлять ему уведомление уже необязательно. Достаточно вовремя подготовить приказ об отпуске и выплатить отпускные.

Ведь Трудовой кодекс не оговаривает форму и способ письменного уведомления работников, оставляя это на усмотрение кадровика, а устанавливает лишь срок (не позднее чем за 14 дней до начала отпуска) и необходимость получения «автографов» сотрудников.

Таким образом, ознакомление с графиком отпусков под роспись позволяет убить двух зайцев: подстраховаться на случай скрытого противоречия в законодательстве и упростить уведомление сотрудников о времени начала отпуска. Как уведомить коллег? Итак, вы приняли решение ознакомить всех сотрудников с графиком отпусков под роспись.

Как рациональнее организовать эту процедуру?

Существует два возможных пути.

Напомним, график отпусков составляется на основе унифицированной формы кадровых документов №Т-7.

Первый путь – это внести в неё дополнительный столбец № 11 «С графиком ознакомлен / дата / подпись». Лучше сделать это с помощью приказа генерального директора.

Подобное дополнение не противоречит закону. Второй путь – создать отдельный лист ознакомления в произвольной форме. Как и график отпусков, он может быть разбит на части (по структурным подразделениям компании). Это удобно, когда речь идёт о большом коллективе. Кроме того, отдельным приказом можно закрепить обязанность ознакомить работников с графиком за конкретным сотрудником или руководителями подразделений компании.

Кроме того, отдельным приказом можно закрепить обязанность ознакомить работников с графиком за конкретным сотрудником или руководителями подразделений компании.

Наконец, можно уведомить сотрудников о графике отпусков и без всяких «автографов» – с помощью электронной почты, интранет-портала компании или старого доброго информационного стенда. Но помните, что в этом случае вы не избавлены от обязанности под роспись сообщать о конкретной дате начала отпуска не позднее чем за две недели до этого радостного события.

Впрочем, таким уведомлением может считаться и приказ об отпуске (сотрудник расписывается в нём после ознакомления), если он выпущен не позднее чем за две недели до начала отпускного периода.

Как видно, в работе с графиком отпусков нет ничего сложного, однако знание всех нюансов данной процедуры позволит вам всегда быть в ладах с законом и собственными коллегами. Желаем вам безошибочного делопроизводства и приятных отпускных дней!

Что делать, если сотрудник не согласен?

Если коллегу не устраивает дата отпуска, и работник отказывается подписывать лист ознакомления, то дату можно изменить.Изменение даты в данном случае является правом работодателя, а не обязанностью (за исключением случаев, когда работник относится к категориям лиц, которым законодательством предоставлены привилегии в выборе отпуска.

Категории перечислены ниже.).Что делать?

Если работник не согласен и консенсус не достигнут, график составлен правильно, оповещение работника было совершено своевременно, работодатель вправе отправить работника в оплачиваемый отпуск принудительно, согласно утвержденному расписанию.https://youtu.be/eYnid9dD-RU

Согласование с персоналом под роспись по ТК РФ

Норм ознакомления сотрудников под личную роспись с графиком отпусков предприятия законодательством не предусмотрено. В обозначено только уведомление специалиста о предстоящем отдыхе не позже, чем за 14 дней до даты наступления отдыха.

А это не является одним и тем же. Нужно ли ознакамливать трудящихся с расписанием? Важно! На практике работники кадровых служб все-таки осуществляют процесс ознакомления сотрудников с графиком.

Причины, по которым процедура согласования под роспись проводится с помощью листа ознакомления:

  • фиксирует обязанность работодателя по наличию ознакомительных росписей всех работников на нормативных актах компании, которые связаны с трудовой деятельностью. Если график рассматривать как локальный документ предприятия, то ознакомление сотрудников требуется, хотя строгих указаний в 123 статье ТК ПФ нет. Во избежание предполагаемого нарушения законодательства кадровики подстраховываются и собирают подписи.
  • Процедура ознакомления с графиком отдыха специалистов заменяет изготовление для каждого работника. То есть, если трудящийся поставил свою роспись в листе ознакомления, оповещать его о приближающемся отпуске не надо. Подготовка и выплата отпускных — все необходимые действия. также не требуется.

В Трудовом кодексе не описывается метод и форма согласования и ознакомления сотрудников, обозначается только срок уведомления работников об отдыхе — 2 недели до его начала.

Где найти образец листа ознакомления?

Официально утвержденного образца для листа ознакомления с графиком отпусков не существует, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно.

Исходя из того значения, которое есть у этого документа (а именно: подтверждение выполнения работодателем обязательства по своевременному ознакомлению сотрудников с графиком отпусков), в листе ознакомления необходимо предусмотреть следующие реквизиты:

  1. должность и Ф. И. О. работника, которого знакомят с графиком;
  2. подпись работника.
  3. дата ознакомления;
  4. структурное подразделение;

Для экономии времени, которое придется потратить на разработку листа ознакомления с графиком, предлагаем образец.

Ознакомление работников с графиком отпусков


График отпусков обычно утверждается зимой, не позднее чем за две недели до наступления нового года.

Его подписывает начальник отдела кадров, поскольку именно этот отдел занимается планированием отпусков сотрудников предприятия. Но не все работодатели знают, требуется ли ознакомление работников с графиком отпусков или можно обойтись без этой процедуры. Этот вопрос мы и рассмотрим в этой статье. Когда кадровой службой график составлен и в нем учтены пожелания сотрудников, наступает обязательный этап ознакомления работников с документом.
Когда кадровой службой график составлен и в нем учтены пожелания сотрудников, наступает обязательный этап ознакомления работников с документом.

Процедура эта не формальная, и без нее просто не обойтись.

Об этом говорится в ст. 22 ТК РФ. Каждый работодатель обязан знакомить своих сотрудников со всеми локальными актами организации.

Причем только с теми, которые связаны с осуществлением трудовой деятельности работниками предприятия.

В какой форме нужно знакомить своих сотрудников с такими документами – это законодательством не прописано. Организация вправе сама выбирать форму для этого.

Кого из сотрудников включать в документ?

В график необходимо включить следующие виды отпуска:

  • не использованный работником в текущем году и перенесенный на следующий год.
  • ежегодный основной оплачиваемый;
  • ежегодный дополнительный оплачиваемый;

План очерёдности отдыха составляется для всех трудящихся:

  1. занятых по основному месту работу;
  2. для лиц, совмещающих трудовую деятельность (совместителей).

Также в план не входят административные отпуска (без сохранения заработной платы), отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком.

Как составляется и с кем согласуется?

Согласно ст.

123 ТК РФ, мнение работника не учитывается при разработке документа: решение согласуется только с профсоюзом.

Но на практике так сложилось, что руководство всегда спрашивает у подчиненных, когда они хотят отдыхать – так удобнее для всех сторон.Ответы оформляются документально – так проще выявить «льготников», которым предоставляется отпуск в особом порядке.Подробнее об этом поговорим позже.А сейчас рассмотрим последовательность составления и согласования документа на следующий год.

Обязательно ли ознакомление с графиком отпусков?

21 июня 2018График отпусков под росписьНужно ли знакомить работников с графиком отпусков? Вопрос, казалось бы, простой, но ответ на него неоднозначный.

Чёткая связь между ознакомлением работника и ежегодным оплачиваемым отпуском содержится лишь в части третьей ст. 123 ТК РФ:

«О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала»

.Каким образом работодатель должен ознакомить работника с датой начала отпуска, законодательство не устанавливает, требуя лишь соблюсти два условия:· ознакомить работника под роспись;· не позднее, чем за две недели до начала отпуска.Получается, если график отпусков утверждён в вашей организации с соблюдением сроков — не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (часть первая ст. 123 ТК РФ) — и в нём указаны конкретные даты начала отпуска, ознакомив с таким графиком работников под роспись, вы эти необходимые условия выполните, даже для тех работников, кому вздумается уйти в отпуск с 1 января �.

В этом случае вам уже не нужно будет уведомлять каждого работника персонально в течение года.То есть в данном случае график отпусков, по сути, является этаким «всеобщим уведомлением» всех работников о датах начала их отпусков.Вторая причина, по которой вам нужно знакомить работников с графиком отпусков – если данный документ является локальным нормативным актом.

На этот счёт существуют две точки зрения, подробно данный вопрос я рассматривала в статье Порядок ознакомления с документамиТаким образом, вы можете придерживаться следующей схемы: в графике отпусков указываете точную дату начала отпуска, после утверждения знакомите с графиком всех работников под роспись, и тем самым выполняете требования двух статей ТК РФ – 22 и123. Можете для подстраховки приказ о предоставлении отпуска оформлять за две недели, и тогда ознакомление работника с данным приказом также будет фактом исполнения требования ст. 123.Но из своей практики я знаю, что невозможно соблюдать график в первоначально утверждённом виде, всегда есть изменения.

Поэтому я для себя выбрала компромиссный вариант: после утверждения работники знакомились с графиком, но в течение года за три недели я напоминала им о начале отпуска посредством электронной почты, чтобы в случае каких-то изменений мы успели подготовиться. При этом норма об уведомлении электронной почтой была закреплена в правилах внутреннего трудового распорядка. Подробнее об этом вы можете прочитать в статьеЕсли же вы придерживаетесь мнения, что график отпусков не является локальным нормативным актом, и готовы отстаивать свою позицию перед инспекторами ГИТ, вам достаточно иметь в наличии доказательства уведомления работников о начале отпуска – письменно и с соблюдением сроков.Как ознакомить с графиком отпусковКак знакомить с графиком отпусков, законодательство не устанавливает.

Возможные варианты:· внести в форму графика дополнительную графу – «Подпись работника об ознакомлении и дата»;· использовать листы ознакомления. Не забудьте в заголовке указать наименование и реквизиты документа, с которым происходит ознакомление;· вести специальный журнал ознакомления работников с графиком отпусков.

Возможно, в вашей организации используется общий журнал об ознакомлении со всеми локальными нормативными актами, можете использовать его, если это вам удобно.В некоторых организациях вывешивают утверждённый график отпусков на информационных стендах либо размещают на корпоративном портале. Если кроме этого больше не делается ничего, то есть работников не уведомляют за две недели о дате начала отпуска, такая мера не спасёт вас от возможного штрафа за несоблюдение требования ст.

123 ТК РФ.Важно: в случае разделения отпуска на части, переноса по разным причинам, в том числе, из-за отзыва работника из отпуска, кадровики часто забывают уведомлять о начале этой части отпуска, что является нарушением. Также вам будет интересно:· ·

Последствия неознакомления

Если сотрудник не будет в надлежащий срок извещен о том, что его отпуск начинается с такого-то числа, то вследствие такого нарушения он получает право самостоятельно определить дату, когда он прервет работу и отправится на отдых.

Допустивший подобное нарушение работодатель лишается права определять, когда в этом году для данного представителя персонала наступает соответствующий период. Подробнее о работе с графиком отпусков смотрите ниже на видео.

Как заполнить лист ознакомления с графиком отпусков?

Листы ознакомления с графиком отпусков оформляют, как правило, в виде таблицы.

При этом должностное лицо, ответственное за их подготовку, может сразу указать Ф. И. О. лиц, которых надлежит ознакомить с документом, место их работы (соответствующее структурное подразделение) и должности. А сотрудники уже сами проставляют от руки дату и подпись после того, как их ознакомили с графиком.

Бланк листа ознакомления можно скачать по ссылке ниже.

Для листов ознакомления не предусмотрено срока хранения, поэтому их надлежит хранить столько же, что и локальный документ, к которому они прилагаются, в данном случае — график отпусков. В соответствии с п. 693 перечня, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, графики отпусков хранятся 1 календарный год. Подробнее о сроках хранения графика отпусков читайте .

Если работник не соглашается с графиком отпусков и отказывается подписать лист ознакомления, соответствующую запись делает лицо, ответственное за составление графика и приложения к нему в виде листка ознакомления.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в . Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня. *** Каждый вновь утвержденный график отпусков должен быть представлен всем сотрудникам для ознакомления.

С целью фиксации информации о том, все ли сотрудники ознакомлены и когда это произошло, специально составляется еще один документ — лист ознакомления, который прилагается к графику. Форма такого листа разрабатывается самостоятельно на каждом предприятии.

Еще больше материалов по теме — в рубрике . Рейтинг Поделиться Юридическая консультация После прочтения остались вопросы?

Звоните по номеру и наши юристы проконсультируют Вас! Звонок бесплатный. Советуем прочитать 28 февраля 2020 0 27 февраля 2020 0 19 февраля 2020 1 Новости раздела 18 сентября 2020 0 18 сентября 2020 0 17 июля 2020 0

Подписаться на рассылку Подписаться

Продолжительность основного времени отдыха

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Статья 115 ТК РФ.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Как ознакомить сотрудников?

Возможно применение 2 методов оповещения специалистов:

  • Сбор личных росписей коллег на самом бланке графика.
  • Оформление дополнительного документа — листа ознакомления.

Отдельный документ — лист ознакомления служит оптимальным методом донесения сведений до подчиненных о времени их отпуска. Большинство организаций применяют на практике именно данный способ согласования составленного графика с работниками.

Главной задачей листа является ознакомление сотрудников предприятия и письменное подтверждение факта прочтения документа с помощью сбора их подписей. Иногда кадровые специалисты предпочитают собрать росписи непосредственно на графике отпусков. Оформляется данный документ по утвержденной форме, а для целей оповещения работников заполняется последняя ячейка, остающаяся незаполненной.

В графе «примечание» специалист оставляет свой автограф, тем самым подтверждая ознакомление со сроком предстоящего отпуска.

Данный вид информирования сотрудников не самый распространенный, но законодательно не запрещен. Обратите внимание: согласовать составленный график нужно не только с работниками, но и с профсоюзом, если таковой есть в организации.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+