Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Как правильно писать прошито листов или страниц

Как правильно писать прошито листов или страниц

Оглавление:

В три дырки


Используется методика прошивки такая же, как и при двух дырках, однако прокол делается на три дырки. Расстояние между отверстиями не должно быть больше 3-х см:

  1. затем следует с лица просунуть нитку и иглу, направив в нижнее отверстие с другой стороны документа;
  2. с другой стороны необходимо провести нитку, но через среднее отверстие. То есть конец должен быть с начального листа, следует оставлять примерно 7 см в запасе;
  3. теперь надо отрезать нитку и сохранить 7 см, как при первом обороте нитки. Кончики следует связать между собой.
  4. после этого следует снова нитку провести через среднее отверстие, образовывая, таким образом, прошитые два узелка;

Для сохранности документов ответственный сотрудник клеит листок прямоугольной формы, на нем надо написать имя сотрудника, подпись, а также число прошитых листов.

Прошивка журналов

По правилам ведения делопроизводства в прошивке также нуждаются и многие книги учета, в которых ответственные работники ведут регистрацию поступающих документов. Это необходимо для защиты, содержащейся в них информации и удобства поиска.

Конечно, ведь легче в нужное время перелистать несколько страниц, чем пересмотреть стопку документов, которые, например, не должны быть доступны третьим лицам.

Для таких целей на многих предприятиях заводится Это книга со в которой ведется постоянный учет документов определенного типа (трудовых книжек, выданных доверенностей, приказов, вводного инструктажа по ОТ и других).Журнал регистрации обязательно должен иметь достаточно твердую обложку для защиты от естественного износа. Помимо этого, все листы, находящиеся внутри него, в обязательном порядке должны быть пронумерованы и прошиты прочной нитью.

Концы шнуровки при этом должны оставаться с внутренней стороны обложки и заклеены чистыми листом бумаги, на котором обычно делается стандартная заверительная надпись.

Как правильно прошить и пронумеровать документы образец

Листы в документе должны быть пронумерованы.

Важно Их можно пронумеровать вручную, а можно прямо напечатать с номерами.

Если Вы шнуруете один документ с несколькими листами, то лучше сразу напечатать с нумерацией страниц. Будьте внимательны. Первый лист сшитого документа тоже должен быть пронумерован.

При печати с нумерацией страниц иногда на первом листе номер не печатается.

Общие правила оформления

Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами.

Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра.

Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом.

Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.

Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. На бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов.

Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения». Если заметили, то в письме появилось упоминание о возможности организации не иметь печати… В Минфине читают свои письма, и это хорошо!
Если заметили, то в письме появилось упоминание о возможности организации не иметь печати… В Минфине читают свои письма, и это хорошо!

Прошито и пронумеровано: технология сшивания документов и образец заверительной наклейки

Единой стандартной инструкции по сшиванию деловых бумаг законодательством не предусмотрено.

Однако есть методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 года и ГОСТ 51141, который регламентирует правила архивного хранения документов.

  • Нестандартные. Размер и пропорции нестандартных обложек зависят от формата подшиваемых деловых бумаг.
  • Стандартные. Размер — 22,9х32,4 см. В папках с такими обложками хранятся листы стандартного размера А4.
  • Обложки для длительного хранения бумаг. Главная особенность таких обложек — материал, из которого они сделаны. Это твердый картон, предназначенный для хранения более 25 лет. Размер и пропорции обложек для длительного хранения зависят от формата подшиваемых бумаг.

Как выполняется прошивка документов? (+ видео)

Перед тем как приступить к прошивке (шнуровке) документа, специалист должен подготовить все необходимые инструменты: иначе впоследствии придётся скреплять листы ниткой, параллельно пытаясь отыскать клей, ножницы или печать — а это не совсем удобно.

К предметам, используемым, чтобы прошить (прошнуровать) и проклеить документ, относятся:

  • Расходные материалы:
    • нитки (рекомендуется использовать марку ЛШ-21, но можно и любые другие, достаточно плотные и нескользящие);
    • шпагат;
    • шнуры (не особо толстые);
    • клей (ПВА или, что хуже, канцелярский).
  • шнуры (не особо толстые);
  • При необходимости листы можно не только прошнуровать (прошить), но и проклеить по корешку. В современном делопроизводстве такой подход не практикуется, однако и противоречия действующим законам в нём нет.
  • клей (ПВА или, что хуже, канцелярский).
  • шило;
  • нитки (рекомендуется использовать марку ЛШ-21, но можно и любые другие, достаточно плотные и нескользящие);
  • Обложка для хранения дел в архиве (формат 230×325) и заготовка-наклейка, на которой впоследствии будет проставлена печать.
  • если планируется проделать в бумаге всего три отверстия, рекомендуется разнести крайние подальше, хотя бы на шесть сантиметров от центра;
  • шпагат;
  • Проделать в бумаге (на расстоянии около 15 мм от левой вертикальной стороны) отверстия — три или пять, в зависимости от важности документа, указаний в ведомственной инструкции и наличия у исполнителя свободного времени.
  • дрель.
  • номера ставятся в верхнем правом углу каждого листа;
  • Подготовить листы, сложив их в правильной последовательности (хронологической или алфавитной). Бумаги должны также лежать правильной стороной вверх или вниз — иначе велика вероятность сшить их задом наперёд и впоследствии перешивать заново.
  • на графических документах номера ставятся с оборотной стороны.
  • Пропустить в полученные отверстия толстую нескользящую (иначе будет невозможно завязать узел) нить или почтовый (банковский) шпагат.

    Поскольку оба материала могут порваться, их предварительно складывают вдвое, что несколько усложняет следующий этап.

  • нумерация начинается со второго листа (цифра «1» не ставится);
  • номер сначала проставляется на конверте, а затем на находящихся в нём документах;
  • Инструменты для прокалывания бумаги:
  • Завязать концы продетой во все отверстия нити, шнура или шпагата в узел — как можно крепче и ближе к последнему листу.
  • толстая иголка;
  • сначала необходимо наметить будущие отверстия, проставив карандашом или ручкой точки по центру каждого из них;
  • если листов не слишком много (от одного до пяти), для прокалывания логичнее всего использовать иглу с уже продетой ниткой или дырокол; если до десяти-пятнадцати — канцелярское шило; если больше указанного количества, вплоть до 250 штук, — электрическую дрель или станок для сшивания.
  • В процессе подготовки или сразу по окончании удалить все имеющиеся на листах скрепки, скобы и другие излишние элементы, стараясь при этом сохранить целостность бумаги.

    В данном случае приоритетна именно сохранность документа: если изъять чужеродный предмет без порчи не представляется возможным, его следует оставить в деле, а не отрывать вместе с частью листа.

  • дырокол;
  • ранее пронумерованные листы нумеруются заново (для более комфортного восприятия старые цифры следует стереть);
  • Сложить листы, выровняв их по двум краям (прямому углу).

    Сделать это можно как вручную, если объём документа не слишком велик, так и при помощи вспомогательного инструмента — угольника.

  • Если этого не было сделано ранее, пронумеровать подшитые в документ листы, следуя общим правилам:
    • расположенная спереди опись не включается в общую нумерацию (можно использовать римские цифры);
    • нумерация начинается со второго листа (цифра «1» не ставится);
    • номера ставятся в верхнем правом углу каждого листа;
    • для включения в нумерацию пропущенного листа на нём ставится номер предыдущего и литера (на первом пропущенном — «а», на втором — «б» и так далее, исключая букву «з»);
    • номер сначала проставляется на конверте, а затем на находящихся в нём документах;
    • ранее пронумерованные листы нумеруются заново (для более комфортного восприятия старые цифры следует стереть);
    • на графических документах номера ставятся с оборотной стороны.
  • первое отверстие должно располагаться приблизительно посередине листа; крайние — не меньше чем в трёх сантиметрах от него;
  • Ножницы.
  • расположенная спереди опись не включается в общую нумерацию (можно использовать римские цифры);
  • Наклеить на получившийся узел (для большего удобства его можно «раскатать» подручным предметом) лист-заверитель, электронный образец которого можно скачать по приведённой далее ссылке, оставляя концы нити свободными.

    После этого, предварительно подписав наклейку и проставив при необходимости на ней печать, заверитель полностью заливают клеем, чтобы исключить возможность дальнейшего переформирования дела.

  • для включения в нумерацию пропущенного листа на нём ставится номер предыдущего и литера (на первом пропущенном — «а», на втором — «б» и так далее, исключая букву «з»);

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть. Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

Примерная форма заверительной надписи

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Заверительная надпись

Данная процедура является обязательной и проводится после прошивки и нумерации всего материала.

представляет собой небольшой отрезок бумаги, прикрепляющийся к узлу из ниток на обороте прошивки. В данной бумаге указывается число прошитых листов (обязательно прописью и цифрами). Помимо этого, необходимо указать, имеются ли в деле поврежденные/испорченные листы.

Фиксируются персональные данные ответственного, проводившего сшивание материалов, а также ставится его подпись.

Поверх надписи ставится штамп учреждения.

Печать должна охватывать саму надпись и выходить на часть листа.

Нумерация

Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии.

Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему. Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности.Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы.

Обложка листом не является, обычно ставятся в правом нижнем углу. Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии.Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал.

Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста — не самое увлекательное занятие.

Прошито и пронумеровано листов или страниц

Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

  1. Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.
  1. Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки.

    Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали.

    Заверяющий документы ставит подпись.

  2. Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.

    Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.

  3. Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.

  1. Наклеить на получившийся узел (для большего удобства его можно «раскатать» подручным предметом) лист-заверитель, электронный образец которого можно скачать по приведённой далее ссылке, оставляя концы нити свободными.

    После этого, предварительно подписав наклейку и проставив при необходимости на ней печать, заверитель полностью заливают клеем, чтобы исключить возможность дальнейшего переформирования дела.

Совет: хотя положения, приведённые в пункте №7, принимаются специалистами отделов кадров как обязательные к исполнению, зачастую (особенно если это касается старых документов, не внесённых в электронную базу) лучшим решением было бы использовать для сшивания листов обычный узел, который при необходимости отсканировать документ можно будет развязать, а затем снова завязать.

Где правильно нумеровать страницы в документе

Для нумеровки выделяют только верхнюю часть листа, угол.с правой стороны. Номера пишутся только простым карандашом.

  1. Таких правил придерживаются при нумеровке всей документации.
  2. Под исключение попадают чертежные схемы, фото, части иллюстративных документов. Их положено нумеровать с тыльной стороны, в верхней части ближе к левому углу.

Полное описания правил нумерации документов для подшивки с последующей сдачей в архив. Ведь листы нужно складывать так, чтобы при прошивке они не торчали в разные стороны.

  1. Поверх сшивки нужно расположить обложку, желательно из картона, если срок хранения ваших документов не менее 25 лет.
  2. Поверх пачки с вложенной документацией необходимо приложить лист титул, на котором содержится вся информация о вложении.
  3. Титульную страницу можно не прятать под картон, если срок хранения документов менее 25 лет.

Нумеровка листов начинается сразу после титульного описания.

  1. Нумеровка листов проходит по стандарту.
  2. Следующий лист за титульным считается первым. Это значит, что в правом углу нужно ставить цифру «1»

Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия?

Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

Какие документы прошиваются?

  1. Кадровая документация по итогам текущего года
  2. Документы для налоговой
  3. при подготовке документации к сдаче в архив
  4. документы на тендер
  5. копии уставных документов
  6. документы для сдачи отчетности в ПФР
  7. документы при заключении особо важных соглашений
  8. книги учета прибыли
  9. Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  10. нотариально удостоверенные копии и переводы
  11. документы в различные отделы банка
  12. Документация бухгалтерии
  1. Прошивать пакет документов принято иглой и нитками.

Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.

  1. Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

  1. клея канцелярского
  2. иглы с нитью подходящей толщины
  3. печати организации
  4. документов, которые необходимо прошить
  5. шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге

Прошиваем документ в 3 этапа:

  1. Готовим бумаги для прошивки.

Внимание Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

  1. Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.
  1. Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.

    Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.

  2. Для особо важных документов проделывается пять отверстий.

    Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.

  1. Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали.

    Заверяющий документы ставит подпись.

После этого, предварительно подписав наклейку и проставив при необходимости на ней печать, заверитель полностью заливают клеем, чтобы исключить возможность дальнейшего переформирования дела.

Совет: хотя положения, приведённые в пункте №7, принимаются специалистами отделов кадров как обязательные к исполнению, зачастую (особенно если это касается старых документов, не внесённых в электронную базу) лучшим решением было бы использовать для сшивания листов обычный узел, который при необходимости отсканировать документ можно будет развязать, а затем снова завязать.

Кто и как заверяет

Документы заверяет руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель. Важно чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на документе.Стоит сказать, что подписывая прошитые документы руководитель берет на себя обязательства за их содержимое или назначает за достоверность уполномоченного приказом.

Как правильно писать прошнуровано и пронумеровано листов или страниц

Внимание После высыхания клея строчки следует заполнить.

Бланк «Прошито и пронумеровано» представляет собой бумажный прямоугольник, размер приблизительно 4 на 6 см.

В строчках указывается количество листов, должность и ФИО составителя. В конце ставится дата подписания и штамп организации. По ссылке можно скачать образец.

Как правильно нумеровать документы, страницы, листы, при подшивке, в делопроизводстве, для архива

Обычно вопросами подготовки документации занимается специалист, наделенный функциями делопроизводителя согласно приказу учреждения или своим должностным инструкциям.

Как правильно прошить документ пошагово? Порядок прошивки документов содержит следующие моменты:

  1. Удаление любых посторонних деталей с подготовленных материалов: скобы, крепки и т. д.
  2. Укладка всех листов ровной стопкой (при наличии большого количества листов используется определенное приспособление).
  3. Распределение документов по дате и номеру листа в правильной последовательности, лицевой стороной вверх.
  4. Проделывание отверстий (они не должны заходить за поля, где находится текст, и должны располагаться на 1,5 см дальше от края листа). Для стандартных документов делается 3 прокола (иногда 4), для важных бумаг необходимо сделать 5. Центральное отверстие будет располагаться посередине, другие отверстия – в промежутке через 3 см каждое.

В полученные проколы продевается подходящая нить (если нитка тонкая, то она пропускается дважды), концы которой закрепляются узлом на тыльной стороне подшивки. Поверх связанных нитей прикрепляется прямоугольный лист (4 на 8 см) так, чтобы концы оставались видимыми.

На наклейке указывается количество пронумерованных и прошнурованных листов и данные сотрудника, производившего сшивку. Как правильно прошить документы РБ? Так же, как это описано в статье выше. Сшивание материалов проводится с левой стороны стопки. От края листа, а также от текстовой части документа необходим отступ (полтора сантиметра).
От края листа, а также от текстовой части документа необходим отступ (полтора сантиметра).

Используемая для продевания нить должна быть прочной и составлять около 70 сантиметров. Изначально прошнуровка начинается с центрального отверстия с конца документа и протягивается, пока оставшийся хвост нити не составит 15 сантиметров. Материалы постоянного хранения сроком более 10 лет передаются в архив согласно описи.

Она удостоверяется заверительной надписью, предполагающей указание общего количества дел, их номерные знаки (прописываются словами и цифрами), ниже ставится дата и подписи участников приема-передачи документов. Оказалось, что существует не так много регламентов, как правильно прошивать документы для архива.

Главное – неукоснительно придерживаться их. Инструкция:

  1. Необходим и штамп предприятия или цеха
  2. На клочке бумаги, который приклеивается с тыльной стороны пишется количество листов и подпись
  3. Прошейте нитками в три или четыре отверстия
  4. В ней нужно подробно описать количество листов или журналов
  5. После этого свяжите нити и прикрепите сверху опись

Особое внимание при этом уделяют созданию простой и понятной системы нумерации приказов в кадровом делопроизводстве.

В каждой организации существует свой порядок присвоения номеров, приказам по персоналу и кадровому подразделению.

Его сложность зависит в первую очередь от количества сотрудников.

При небольшом штате, например, в стартапе, необходимости в делении кадровых приказов по видам нет.

Максимум, что может понадобиться, это разделить бумаги по срокам хранения.

Таких сроков, как правило, три:

  1. текущие приказы по сотрудникам, которые не указывают в личном деле сотрудников, хранят до 5 лет.
  2. документы по основной деятельности фирмы хранят все время существования предприятия;
  3. приказы (распоряжения) руководства по персоналу, сведения о которых необходимо заносить в трудовые книжки, хранятся 50 (75) лет;

Для небольшого предприятия такого разделения приказов и распоряжений по персоналу вполне достаточно.

Другая ситуация возникает в крупных компаниях, с удаленными подразделениями, филиалами, штатной численностью сотрудников в несколько тысяч человек.

В них ежедневно издается множество распоряжений и приказов о приеме работников, увольнении, перемещениях, отпусках, командировках и т. д. При большой численности наемных работников необходимо дополнительно делить приказы на несколько категорий. Например, в разрезе действий с персоналом, подразделений, срокам хранения документов и т.

Например, в разрезе действий с персоналом, подразделений, срокам хранения документов и т. д. Общеустановленных правил присвоения номеров кадровым документам нет. Вместе с тем, необходимо руководствоваться несколькими правилами присвоения номеров приказам по кадрам.

В субъектах малого бизнеса объем кадровой документации ограничен.

Поэтому все бумаги при необходимости легко разобрать. Однако если на предприятии работает более ста сотрудников, документы будут оформляться практически каждый день. Для оперативного ориентирования в них и нужна нумерация.

Она решает следующие задачи:

  1. Разделение распоряжений на группы.
  2. Обеспечение правильного хранения документации.
  3. Упрощение классификации документов при их оформлении на хранение.
  4. Удобное нахождение связей между несколькими документами (к примеру, между приказом о сокращении штата и приказом о расторжении трудового соглашения).
  5. Создание порядка регистрации бумаг.
  6. Систематизация актов на основании их содержания.
  7. Быстрый поиск нужного акта.

Каждый документ имеет свой срок хранения. Только после истечения этого срока бумагу можно уничтожить.

Нумерация является в том числе инструментом для обозначения сроков хранения.

Нумерация – это процесс присвоения документу определенного номера. Процедура подразумевает разграничение бумаг с различными сроками хранения:

  1. Длительный: 50 или 75 лет.
  2. Краткосрочный: 1 или 5 лет.

Номера документов отличаются сложным составом, то есть в них входят цифры и буквы.

Необходимость сложносоставных номеров обусловлена большим многообразием бумаг. Ежегодно предприятие должно обновлять порядок исчисления. В начале года номера новых бумаг начинаются с цифры 1.

Нумерация определяется величиной предприятия. В малых организациях можно использовать простой порядок исчисления: числовое и буквенное обозначение через разделительный знак. Расшифровка обозначения будет следующей:

  1. Разделительный знак. Служит для разделения буквенного и числительного обозначений. В качестве составляющих индекса могут выступать тире, точка, дробь.
  2. Цифры. Присваиваются в порядковом виде. То есть номер присваивается документу в порядке поступления последнего. Новое исчисление ведется с начала календарного года.
  3. Буквы. Является приставкой к числу. Нужен для идентификации формы приказа, для обозначения его содержания и группы.

Обозначение может быть представлено без разделительного символа.

То есть цифры и буквы проставлены сплошным способом. Между символами может быть пробел. Допускается также его не проставлять.

Однако имеет смысл поставить знак разделения, так как это позволит проще расшифровать индекс. Если предприятие большое, нумерация усложняется. Рекомендуется сформировать собственную систему обозначений. Все ее нюансы фиксируются в локальном акте. С этим актом нужно ознакомить всех сотрудников, которые занимаются оформлением кадровой документации.
С этим актом нужно ознакомить всех сотрудников, которые занимаются оформлением кадровой документации.

В обратном случае вероятна путаница. Система, разрабатываемая сотрудниками компаниями, должна быть логичной и понятной.

К примеру:

  1. Приказы о вынесении взыскания обозначаются буквенным обозначением «ДВ».
  2. Распоряжения об увольнении обозначаются символом «У».

В законодательстве нет указаний относительно присвоения обозначений. Поэтому буквенные и числительные комбинации могут быть совершенно разными.

Нумерация служит для обозначения приказов.

Последние представляют собой распорядительный документ, устанавливающий определенные правоотношения.

Приказы принимаются руководителями фирмы. Разновидности принимаемых приказов утверждены Приказом Минкультуры №558 «Об утверждении перечня типовых документов» от 16 февраля 2016 года. Подразделяются бумаги на эти основные группы:

  1. По административной работе. Это распоряжения по формированию охраны.
  2. По главному направлению деятельности. К примеру, это Положение об охране труда.
  3. По персоналу фирмы. К примеру, это приказы о приеме на службу или увольнении.

Все эти приказы должны быть пронумерованы.

Рассмотрим схемы нумерации от самых простых до самых сложных:

  1. Простой вариант. Подходит для малых компаний с ограниченным документооборотом. Бумаге присваивается числовой код. Если требуется, можно добавлять к нему буквенное обозначение. Нумерация выполняется от цифры 1. Исчисление будет вестись до конца года. С первого дня нового года нумерация вновь ведется с единицы. Цифра будет обозначать порядок поступления бумаги, а буква – содержание приказа, его вид. Между двумя этими символами, как правило, не ставится разделительный знак.
  2. Сложный вариант. Актуален для больших предприятий, где ведется обширный документооборот. Обозначения в данном случае могут указывать на группу распоряжений, сроки их хранения. Шифр может обозначать подразделение, к которому относится документ. Для создания шифра нужно использовать несколько букв.
  3. Усложненный вариант. Подразумевает сквозную нумерацию. Документы подразделяются на различные группы. Буква будет указывать на группу, к которой принадлежит бумага.

Простое обозначение предполагает одну букву и одну цифру, усложненное – целый шифр. Рассмотрим порядок присвоения индекса:

  • Каждая из выделенных групп регистрируется в специальных формах. К примеру, это журналы, система электронного документооборота.
  • Для нумерации конкретного приказа нужно посмотреть в журнал, проверить, какой именно индекс присваивается соответствующему документу. После этого бумаге присваивается необходимый номер.
  • Распоряжения разграничиваются по отдельным группам. Группы могут выделяться на основании содержания документа, срока его хранения.

ВАЖНО! Компании обязательно нужно зафиксировать собственный способ нумерации в локальных актах.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать.

Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков. Подлежат прошивке следующие виды документации:

  1. счет-фактуры;
  2. кассовая книга;
  3. ведомости.
  4. акты выполненных работ;
  5. приказы (как общие, так и личные);
  6. отчеты (например, авансовый отчет);
  7. штатное расписание;

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

Скачать

При оформлении папки с налоговой отчетностью приходится прошивать многостраничные документы.

Для этого нужно подготовить специальную наклейку. На ней указывается количество листов, данные скрепившего сотрудника, дата и подпись.

При наличии печати здесь ставится оттиск. В конце статьи можно прошито пронумеровано и скреплено печатью образцы скачать.

Сшивание документов скрепкой степлера

Есть следующие способы сшивания документов:

  1. посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
  2. классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
  3. с использованием переплетного станка — применяется в типографии.
  4. с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

  1. бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
  2. иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
  3. обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
  4. плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
  5. канцелярский клей;
  6. ножницы.
  1. Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа.

    Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год.

    Она больше подходит для регистрации документации ООО.

  2. Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя.

    Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.

  3. Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами.

    Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.

  1. Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
  2. Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки.

    Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

Какие документы прошиваются?

  1. при подготовке документации к сдаче в архив
  2. Документация бухгалтерии
  3. Документы для налоговой
  4. книги учета прибыли
  5. документы в различные отделы банка
  6. документы на тендер
  7. документы для сдачи отчетности в ПФР
  8. Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  9. документы при заключении особо важных соглашений
  10. нотариально удостоверенные копии и переводы
  11. копии уставных документов
  12. Кадровая документация по итогам текущего года
  1. Прошивать пакет документов принято иглой и нитками.

    Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.

  2. Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами.

    Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).

  3. Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.
  4. Иногда допускается применение степлера для прошивки документов.

    Идеальный вариант — использование специального оборудования.

Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

  1. бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках
  2. документ, который состоит из 2 и более листов формата А4

Как прошивать документы с помощью скрепки степлера — смотрите видео.

  1. прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
  2. На узел клеится листок бумаги (ее размер 3х5 см) с заверительной надписью и печатью.
  3. инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
  4. все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
  5. количество листов в одной прошивке — не более 150
  6. Документы сшиваются способом в 2-4 прокола. Нить выводится на тыльную сторону и завязывается.

Как правильно нумеровать документы для архива

На архивирование идет документация юридических и государственных предприятий, ИП, через год.

Могут быть отклонения от правил, если делопроизводство не завершилось. По завершению определенного срока, сшитая документация сдается в архивы. Архивы могут быть государственными, региональными, муниципальными.

Если не предусмотрено иное, документация хранится в архиве: Правила подачи сшитых документов в архив: При сдаче документации папка должна иметь твердую обложку. Обложка из простого картона не принимается, это должен быть особенный, безкислотный.

Пронумеровано и прошнуровано листов или страниц

Обеспечить нормальное хранение и эксплуатацию архива можно только в том случае, если документы правильно подшиты. Как это сделать? Разбираемся в вопросе.

  1. Ошибки в нумерации
  2. Обложки
  3. Как сшивать документы?
  4. Нормы закона
  5. Опись – всему голова
  6. Заверительная надпись
  7. Как пронумеровать листы?

Делопроизводство и документооборот – достаточно сложные во многих отношениях процессы.

Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты.

Прочие ситуации

Есть ещё одна ситуация, когда нужно сшивать документы — это предоставление в налоговую инспекцию бумажных копий бумажных документов.

Этот вариант разбирается в письме Минфина от 29 октября 2015 г. № 3-02-РЗ/62336.В нём дается определение копии — это экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Копия, естественно, должна быть заверенной, в письме заверенной копией называется копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Собственно, всё логично и просто.Далее в письме указываются непосредственно требования к сшиву бумажных документов (копий) — нельзя сшивать более 150 листов, проставляется сплошная нумерация листов, начиная с единицы (арабскими цифрами).При этом «все листы в сшиве прошиваются на 2 – 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.

На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40 – 60 мм на 40 — 50 мм).Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 – 2,5 см. На бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов.Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания. Заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии).Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».Если заметили, то в письме появилось упоминание о возможности организации не иметь печати… В Минфине читают свои письма, и это хорошо!

Когда требуется прошивать документы?

Согласно общей практике, подтверждённой Приказом Росархива №76 от 23 декабря 2009 года, Приказами Министерства культуры и Министерства по налогам и сборам, а также ГОСТом Р 51141, прошивать (или проклеивать) следует любой документ, в состав которого входит больше одного листа.

Делается это по двум основным причинам: во-первых, в «собранном» виде значительно легче хранить личные дела и подшивки; во-вторых, если сшить листы и разместить сверху наклейку с указанием их точного количества и печатью организации, изъять или подменить какую-либо часть документа станет значительно труднее. Важно: вопрос, стоит ли сшивать сдвоенные листы, остаётся до конца не выясненным.

Исходя из практических соображений, можно порекомендовать оставить их в исходном состоянии (потому что фактически это один лист), но поместить в твёрдую папку или под обложку с другими бумагами.

Если же это неотъемлемая часть массива (например, ), тогда, несмотря на сдвоенность, листы необходимо прошить (прошнуровать), а при необходимости — и дополнительно проклеить вместе с остальными. Обычно ответственный сотрудник сам решает, каким способом сшить документ, если только в его организации не существует специального регламента, которого необходимо придерживаться.

На законодательном уровне эта обязанность, разумеется, не закреплена, однако отходить от принятых норм не рекомендуется: ближайшая проверка выявит все огрехи специалиста, и ему в лучшем случае будет грозить дисциплинарное взыскание. Кроме того, следуя единому заведённому порядку, работник сэкономит немало времени, которое можно использовать для более значимых с рациональной точки зрения занятий — например, для оформления или внесения информации в электронные базы данных.

Совет: перед сдачей документов в отдел Федеральной налоговой службы есть смысл поинтересоваться у представителя инспекции, нужно ли сшивать листы.

Сотрудникам ФНС приходится часто и неоднократно сканировать присылаемые им бумаги, поэтому для них (и для отправляющей стороны) может оказаться более удобным использование канцелярского скоросшивателя.

Пошаговое руководство по прошивке

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

  1. Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
  2. Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
  3. Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.
  4. Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.

Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

  1. Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:
  2. Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
  3. Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.

В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___( _______) листовПодпись _________________(должность, фамилия и инициалы)

  1. Теперь нужно пронумеровать документы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом.

    Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

Нумерация строго регламентирована:

  1. на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
  2. в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
  3. нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
  4. листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
  5. опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
  6. цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
  7. когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.
  8. письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
  9. документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером. Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»;
  10. материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;

Обратите внимание, подпись и печать обязательно ставиться так, чтобы часть ее располагалась на листике-заверителе, а часть непосредственно на заверяемом деле.

Согласно заведенного порядка, это считается гарантией подлинности и неприкосновенности.Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:

  1. количество листов;
  2. наименование документа;
  3. дата составления;
  4. сроки хранения;
  5. название организации;
  6. оглавление (аннотация цели подготовки) содержащее короткое перечисление вложенных материалов4

и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись.

  1. Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229×324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.
  2. Согласно правилам на описи не ставится номер.

Необходимость прошивки документов

В процессе ведения делопроизводства специалистам порой приходится сталкиваться с многостраничными документами.

Если это обычная корреспонденция или бумага для ежедневного использования, то листы в ней принято соединять с помощью канцелярских скрепок или степлера. Подобный способ дает возможность в любой момент разделить документ на части или поменять листы местами. Однако в некоторых случаях это категорически недопустимо.

Сохранить целостность документа необходимо:

  1. при передаче его в архив;
  2. при подаче пакета документов на регистрацию.
  3. для заверки отдельных копий;
  4. для сдачи отчетности в налоговую инспекцию и другие фонды;

В этом случае многостраничные деловые бумаги принято прошивать, а в заключение размещать на их тыльной стороне заверительную надпись типа «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью».Подобный вариант оформления был введен еще на основании ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», а также Приказа Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года.

В этих нормативных актах подробно изложены требования, предъявляемые к обрабатываемым документам, а также методика и рекомендации по их прошивке.

Обязательным элементом при этом является заверительный листок, на котором написано «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью».

Что полезно знать бухгалтеру

Документы, которые подписываются цифровой подписью, практически никогда не дублируются на бумаге и не требуют, соответственно, хранения-сшивания и т.п. Бывает что при окончательной приемке Заказчик требует чтобы каждая папка имела реестр, была прошита и скреплена печатью чтобы её содержимое невозможно было частично изъять, заменить или потерять.

Перед тем как сшивать документы пронумеруйте листы.

Согласно правил делопроизводства нумерация должна быть в правом верхнем углу. Хотя я нумеровал и с права внизу. Когда прошиваете журнал не затягивайте нитку так чтобы она мешала журналу открываться.

Завязываем. Затем на узел нитки наклеиваем бумажку «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью».

Когда клей подсохнет пишем количество листов, ставим подпись и печать так чтобы часть отпечатка выходила за пределы наклейки. Хвостики нитки должны торчать из под наклейки.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+