Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Какие должны быть документы по заработной плате в организации

Какие должны быть документы по заработной плате в организации

Какие должны быть документы по заработной плате в организации

Какие документы по зарплате нужно распечатывать и хранить


В зависимости от размера предприятия он может вестись как по отдельным подразделениям, так и по предприятию в целом. У каждого сотрудника имеется личный уникальный табельный номер, который фигурирует во всех документах по начислению заработной платы.

Суть составления табелей состоит в регистрации всех явок, опозданий или для учета сверхурочных работ. Ведет этот табель руководитель подразделения или другие работники, на которых возложили эту обязанность. Все правильно оформленные документы попадают в бухгалтерию.

Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче. Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости.

В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы – расчетную ведомость и платежную ведомость.В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате.

Первичные документы для начисления и выплаты заработной платы

Е. КАПКОВА, АКДИ «Экономика и жизнь» О том, какие первичные документы служат основанием для начисления и выплаты зарплаты, вы узнаете из этой статьи.

Оплата труда работников, заключивших с работодателем трудовые договоры, производится главным образом в денежной форме в виде заработной платы.

Основные правила оплаты труда являются общими для организаций всех форм собственности и изложены в Трудовом кодексе РФ. В этой статье мы напомним о некоторых наиболее важных формах документов, которые должны заполняться при начислении заработной платы и выдаче ее работникам организации.

СИСТЕМЫ ОПЛАТЫ ТРУДА Состав первичных документов, необходимых для начисления заработной платы, зависит от системы оплаты труда работников, установленной в организации.

Поэтому будет не лишним очень коротко напомнить о них.

Все организации, кроме государственных, самостоятельно устанавливают формы и системы оплаты труда.

Они могут быть тарифными, бестарифными, системами плавающих окладов, системами оплаты труда на комиссионной основе и др. В бюджетных организациях система оплаты труда определяется государством. При тарифной системе оплата труда работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, условий труда и ряда других факторов.

При тарифной системе оплата труда работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, условий труда и ряда других факторов. Сложность выполняемой работы и квалификация работника определяется разрядом. Размер заработной платы при такой системе может зависеть также и от условий труда (нормальные, тяжелые и вредные, особо тяжелые и особо вредные).

Например, за работы с вредными условиями труда устанавливаются доплаты к окладу (тарифной ставке). Эти доплаты устанавливаются на основании нормативно-правовых актов, отраслевых тарифных соглашений и коллективных договоров.

Тарифная система оплаты труда может применяться в повременной и сдельной форме.

При такой системе вводятся определенные нормы труда, т.е.

нормы выработки, времени, обслуживания, численности и т.д. Они устанавливаются в виде тарифно-квалификационных справочников, тарифных сеток, тарифных ставок, тарифных коэффициентов, надбавок и доплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных.

Тарифно-квалификационные справочники содержат подробные характеристики основных видов работ с указанием требований, предъявляемых к квалификации исполнителя, которая определяется разрядом. Тарифная сетка представляет собой таблицы с почасовыми или дневными тарифными ставками для каждого разряда, причем тарифные сетки для сдельщиков и повременных работников устанавливаются отдельно.

Тарифная ставка — это размер оплаты (в рублях) за работу данной сложности в единицу времени (час, день, месяц).

Организации, не относящиеся к бюджетной сфере, самостоятельно определяют перечень профессий работников, чей труд подлежит оплате на основе окладов, с указанием их размеров. Такие перечни могут быть оформлены в виде приложений к коллективному договору. Оплата труда руководителей, специалистов и служащих при тарифной системе производится на основе схемы должностных окладов или согласно штатному расписанию.

При этом организации могут устанавливать для таких категорий работников и иные виды оплаты труда (в процентах от выручки, в долях от прибыли и др.). Бестарифная система оплаты труда основана на определении размера заработной платы каждого работника в зависимости от конечного результата работы всего коллектива, в состав которого входит работник. Принцип бестарифной системы оплаты труда заключается в том, что работнику присваивается определенный квалификационный уровень, но никакого твердого оклада или тарифной ставки не устанавливается.

Так, например, бестарифная система оплаты труда может строиться на основе двух коэффициентов: квалификационного и трудового участия (КТУ).

Квалификационный коэффициент комплексно отражает квалификацию работника, общий размер трудового вклада в общие результаты работы и определяется по данным о предыдущей деятельности работника и документах о специальности и квалификации работника. Этот коэффициент является постоянной величиной.

КТУ определяет вклад каждого члена трудового коллектива в конкретные результаты деятельности этого коллектива.

Он устанавливается работнику по результатам работы за определенный период, например месяц.

В следующем месяце КТУ работника определяется по результатам работы в этом месяце и т. д. Порядок определения и применения КТУ устанавливается коллективом, например бригады, в соответствии с положением об оплате труда в организации. Сумма, которая начисляется работнику за труд, прямо зависит от этих двух коэффициентов и размера фонда оплаты труда, начисленной по результатам общей работы всего коллектива, т.

е. каждый работник получит свою долю от общей оплаты. Система плавающих окладов предполагает, что каждый раз в конце месяца по результатам труда за расчетный месяц для каждого работника формируется новый должностной оклад на следующий месяц. Размеры окладов повышаются (или понижаются) в зависимости от выручки или производительности труда в подразделении или по иным показателям.

Для руководителей и специалистов оклад может устанавливаться в процентах от прибыли. Порядок расчета заработной платы в этом случае также должен быть зафиксирован в трудовом или коллективном договоре или в положении об оплате труда. Система оплаты труда на комиссионной основе предполагает вознаграждение за труд в виде фиксированного процента от дохода (объема продаж), получаемого организацией от продажи продукции, товаров (работ, услуг).

Эта система представляется перспективной для менеджеров и торговых агентов. В этом случае бухгалтеру необходимо вести аналитический учет поступившей выручки не только в разрезе покупателей (как обычно), но и в разрезе менеджеров, работающих с каждым покупателем.

Отчеты о выручке, полученной от покупателей, закрепленных за данным менеджером, должны поступать в бухгалтерию ежемесячно и на их основе рассчитывается заработная плата.

Такие отчеты и расчеты производятся по формам, разработанным организацией самостоятельно. Форма оплаты труда такого работника и процент от выручки также устанавливаются в трудовом договоре, приказе по организации или в положении об оплате труда.

На практике нередко для одного и того же работника применяются различные сочетания нескольких форм оплаты труда, например, повременная и процент от выручки. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ НАЧИСЛЕНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ Разряды, присвоенные рабочим, и должностные оклады, установленные работникам, указываются в контрактах, договорах или в приказах по организации. Эти документы наряду с документами о фактическом использовании рабочего времени (табель учета использования рабочего времени, сдельные наряды и т.д.), которые будут рассмотрены далее, служат основанием бухгалтеру для расчета оплаты труда работника.

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы организация должна использовать унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» <*>.

Те формы первичных и учетных документов, которые необходимы организации для ведения учета, но не утверждены Госкомстатом России, каждая организация может разрабатывать и утверждать самостоятельно. В дальнейшем изложении приводятся номера форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России.

———————— <*> Формы первичных документов опубликованы в журнале «Официальные документы и разъяснения» N 11 — 12, 2004. При приеме работника на работу по трудовому договору (контракту) оформляется приказ о приеме на работу: форма N Т-1 — для одного работника или T-1а — для нескольких работников.

В этом приказе указываются: наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания (если работнику устанавливается испытание при приеме на работу), а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Разряды рабочих и должностные оклады могут указываться в контрактах, договорах или штатном расписании, тогда в приказе можно сделать ссылку на вышеперечисленные документы, например «оклад согласно штатному расписанию».

Подписанный руководителем приказ объявляется работнику под расписку, а его копия передается в бухгалтерию. На основании приказа вносится соответствующая запись в трудовую книжку, заполняется личная карточка (форма N Т-2) и открывается лицевой счет работника (форма N Т-54).

Из этого приказа бухгалтер определяет, с какого числа будет начисляться зарплата работнику и каким образом будет оплачиваться его труд. Работник может быть переведен на другую работу в организации или в другую местность вместе с организацией.

В этом случае оформляется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а), копии которых также передаются в бухгалтерию. При этом могут изменяться тарифные ставки, оклады и другие показатели, необходимые для расчета заработной платы.

На основании такого приказа делаются соответствующие записи в лицевом счете (форма N T-54 или Т-54а). О расчете отпусков мы уже рассказывали в N 6 нашего журнала за 2004 г., поэтому напомним только о необходимости оформления приказа о предоставлении отпуска по формам N T-6 или Т-6а) и составлении графика отпусков (форма N Т-7).

На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Для оформления и учета увольнения работника (работников) применяются приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма N Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма N Т-8а), на основании которых производится расчет с работником и его результаты также вносятся в лицевой счет. Как известно, при повременных формах оплаты труда заработная плата напрямую связана с количеством отработанного времени, поэтому учет рабочих дней (часов), дней отпуска, простоя, сверхурочной работы, дней, проведенных в командировке, и т.д. не только имеет чисто дисциплинарное значение, но и играет важную роль при начислении заработной платы.

Для учета фактически отработанного времени используется табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13) <*>. Эти формы являются основными первичными документами при расчете заработной платы.

———————— <*> Подробно о заполнении табеля см.

статью В. Егорова «Обновленное «табельное оружие» работодателя»- «Новая бухгалтерия», 2004, N 5, с. 108. ДОКУМЕНТЫ ПРИ СДЕЛЬНОЙ ОПЛАТЕ ТРУДА При сдельной оплате труда заработная плата рассчитывается исходя из количества выполненной работы и сдельной расценки. Сдельная расценка — это величина заработной платы за каждое изделие, каждую выполненную работу (ее этап) или оказанную услугу.
Сдельная расценка — это величина заработной платы за каждое изделие, каждую выполненную работу (ее этап) или оказанную услугу.

Сдельная расценка представляет собой сумму часовой (дневной) тарифной ставки, соответствующей разряду выполняемой работы, деленную на часовую (дневную) норму выработки. Норма выработки — это количество продукции, которое работник (группа работников) данной квалификации должен произвести в единицу времени в данных условиях.

ПРИМЕР 1 Норма выработки работника — 3 детали в час. Его тарифная ставка — 120 руб. в час. Тогда сдельная расценка равна 40 руб.

за одну деталь (120 руб. : 3). Сдельная расценка может быть определена также путем умножения часовой или дневной тарифной ставки, соответствующей разряду выполняемой работы, на установленную норму времени в часах или днях.

Нормы времени — это количество рабочего времени (в часах, минутах), которое должен затратить работник (группа работников) определенной квалификации на производство единицы продукции (операций, комплекса операций) в заданных условиях. Таким образом, норма времени — это величина, обратная норме выработки.

ПРИМЕР 2 Норма времени на изготовление одной детали — 1/3 часа (или 20 мин.). Тарифная ставка работника 120 руб.

в час. Тогда сдельная расценка равна 40 руб. за одну деталь (120 руб. х 1/3). При коллективной сдельной оплате труда оплата производится на основе коллективных сдельных расценок.

Для их определения необходимо знать размер тарифной ставки каждого члена бригады (по штату или нормам обслуживания) и комплексную норму выработки (норму выпуска продукции). Коллективная сдельная расценка составит частное от деления общей суммы тарифных ставок всех членов бригады на норму выработки продукции на данном объекте (агрегате, механизме) или на норму выпуска продукции всем участком. Изменение норм труда или тарифных ставок влечет за собой пересчет сдельных расценок.

Учет выработки рабочих в организациях ведут мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки продукции, объема выполненных работ и начисления заработной платы применяют различные формы первичных документов: наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ, маршрутные карты, наряд-книжки, акты о приемке выполненных работ, нормированные задания повременщиков и др.

Унифицированных форм документов для определения сдельной оплаты труда Постановление Госкомстата России N 1 не предусматривает. Все необходимые формы организация должна разработать и утвердить самостоятельно, используя накопленный опыт работы по данному виду деятельности. Указанное Постановление предусматривает только рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма) по форме N ЭСМ-4.

Учет выработки, выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: вида деятельности, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами. При разработке форм нарядов на сдельные работы за основу можно взять старые формы нарядов, которые теперь не являются обязательными для применения, но отражают накопленный опыт работы предприятий разных отраслей промышленности, например, рапорт о выработке бригады (форма N Т-17), рапорт о выработке за смену (форма N Т-22), рапорт о выработке (накопительный) (форма N Т-28), ведомость учета выработки (на разнородные работы) (форма N Т-30), наряд на сдельные работы (форма N Т-40) и др.

В строительстве, промышленных, вспомогательных и прочих производствах для бригад работников ранее использовался «Наряд на сдельную работу» по форме N 414-АПК. В любом случае при самостоятельной разработке необходимых форм организация должна соблюдать требования к первичным документам, изложенные в Федеральном законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Все указанные выше первичные документы заполняются на основе технологических карт, действующих норм и расценок, с учетом производственной программы цеха (участка) и графика работ и выдаются бригаде или рабочему до начала работы.

Наряды на сдельную работу обычно выписываются мастером (прорабом или начальником подразделения) ежедневно или на определенный период (как правило, до одного месяца).

В таком наряде обычно указываются: место работы (цех, участок, отделение), фамилия, инициалы работника, наименование задания, разряд работы, норма времени и расценка за единицу работ. При заполнении бригадного наряда указываются фамилии всех рабочих в бригаде, их табельные номера (если они имеются) и разряды.
При заполнении бригадного наряда указываются фамилии всех рабочих в бригаде, их табельные номера (если они имеются) и разряды.

Для бригадного наряда заработок каждого рабочего обычно определяется пропорционально объемам выполненных работ, отработанному времени, разряду работ и установленным за нее расценкам. При оформлении первичных документов по учету выработки продукции (выполненных работ, оказанных услуг) проставляются данные об установленных нормах времени, нормах выработки, расценках и т.п.

Все эти нормы могут периодически распечатываться на компьютере и оформляться в виде справочников и тогда в нарядах их можно не указывать.

Нередко в форме наряда предусматривается таблица в виде табеля отработанного времени для каждого работника. Однако табель учета рабочего времени может и не включаться в форму наряда, а заполняться отдельно.

После выполнения задания мастер закрывает наряд и вписывает в него количество принятых изделий или выполненных работ, указывает отработанное время, общую сумму оплаты труда и процент доплаты, шифры учета затрат, на которые относится начисленная заработная плата, а также наличие брака. Там, где это целесообразно, обычно используют укрупненные, комплексные нормы и расценки, а также многодневные (накопительные) первичные документы (на неделю, декаду, две недели, месяц, на цикл операции или работ) вместо разовых и однодневных нарядов. Состав необходимых первичных документов и их содержание существенно зависят от вида сдельной оплаты труда.

Обычно при прямой сдельной оплате труда расценки за единицу выработанной продукции являются постоянными и заработок работника равен произведению объема выработанной продукции на расценку за единицу данной продукции. В этом случае для расчета зарплаты необходимо иметь документ (например, приказ), в котором установлены сдельные расценки на каждый вид продукции (работ) и наряд на сдельную работу. ПРИМЕР 3 Сдельная расценка за одну деталь — 40 руб.

Работник изготовил за месяц 500 деталей.

Тогда его заработная плата за месяц составит 20 000 руб. (40 руб. х 500). При сдельно-прогрессивной оплате труда, как правило, в пределах выполнения норм выработки оплата производится по нормальным сдельным расценкам, а вся продукция, изготовленная сверх нормы, оплачивается по повышенным расценкам по специальной шкале. В этом случае оформляется также наряд на сдельную работу и устанавливаются сдельные расценки на продукцию, произведенную в пределах нормы и сверх нормы.

ПРИМЕР 4 Норма выработки рабочего — 20 деталей в день.

Сдельная расценка в пределах нормы выработки составляет 40 руб. за одну деталь, а при превышении нормы сдельная расценка увеличивается на 25% (или на 1,25).

За месяц, состоящий из 20 рабочих дней, работник изготовил 500 деталей. Рассчитаем заработную плату за данный месяц.

По норме работник за месяц должен изготовить 400 деталей (20 дет.

в день х 20). Сверх нормы работник изготовил 100 деталей (500 — 400). Сдельная расценка за сверхнормативную продукцию — 50 руб. за деталь (40 руб. х 1,25). Тогда зарплата работника за месяц составит 21 000 руб.

(40 руб. х 400 + 50 руб. х 100).

При сдельно-премиальной системе работнику-сдельщику кроме заработка по прямым сдельным расценкам выплачивается премия за выполнение и перевыполнение установленных количественных и качественных показателей.

Заработная плата при этом складывается из заработка по основным сдельным расценкам за фактическую выработку и премии за выполнение и перевыполнение норм.

Для начисления зарплаты в этом случае бухгалтеру необходимо иметь оформленный наряд на сдельную работу и приказ (распоряжение) о премировании.

ПРИМЕР 5 Норма выработки рабочего — 20 деталей в день. Сдельная расценка — 40 руб. за одну деталь. По положению о премировании за выполнение нормы выработки при отсутствии брака работнику выплачивается месячная премия — 30% от заработка. За месяц, состоящий из 20 рабочих дней, работник изготовил 500 деталей (брак в работе допущен не был).
За месяц, состоящий из 20 рабочих дней, работник изготовил 500 деталей (брак в работе допущен не был).

Рассчитаем заработную плату за данный месяц.

По норме работник за месяц должен был изготовить 400 деталей (20 дет. х 20), а он сделал 500. Это превышение нормы. Тогда зарплата работника за месяц составит: — по сдельным расценкам — 20 000 руб.

(40 руб. х 500); — премия — 6000 руб.

(20 000 руб. х 30%); — всего заработок за месяц — 26 000 руб. (20 000 руб. + 6000 руб.). Косвенно-сдельная оплата обычно применяется на производстве при оплате труда вспомогательных рабочих (наладчиков, ремонтников, электриков, а также инженерно-технического и управленческого персонала). Их заработная плата устанавливается в зависимости от результатов труда обслуживаемых ими основных работников, бригад или участков и определяется по сдельным расценкам по каждому объему обслуживания на единицу работы, выполняемой основными работниками.

При такой форме оплаты труда для начисления заработной платы у бухгалтера должны быль следующие документы: цеховой наряд (наряд подразделения) на выполнение задания, тарифная ставка (оклад) основного работника, табель учета рабочего времени. ПРИМЕР 6 Заработная плата инженера-программиста, обслуживающего станки с программным управлением в данном подразделении, составляет 5% от суммарного фонда заработной платы рабочих, изготовляющих продукцию на этих станках. Эти рабочие находятся на простой сдельной оплате труда.

В расчетном месяце в цехе было произведено 10 000 деталей по сдельным расценкам 40 руб. за каждую. Рассчитаем заработную плату инженера-программиста.

Фонд зарплаты всех производственных рабочих составит 400 000 руб.

(40 руб. х 10 000). Зарплата инженера-программиста — 5% от этого фонда зарплаты, т.е. 20 000 руб. (400 000 руб. х 5%). В первичных документах по учету выработки продукции и выполненных работ за отчетный период отражается также время, установленное по норме на выполнение данного объема работы.

Фактическое время, затраченное на его осуществление, за отчетный период определяется по данным табеля учета рабочего времени. Использование того или иного вида первичных документов по учету выработки продукции зависит также от специфики производственного процесса или вида деятельности.

Так, например, в цехах с мелкосерийным и индивидуальным характером производства при разовых и ремонтных работах для учета выработки используются накопительные, или разовые, наряды.

Приемка изготовленной продукции (выполненных работ) производится мастером, бригадиром или контролером отдела технического контроля и заверяется их подписями в соответствующих документах. При серийном характере производства учет выработки продукции нередко осуществляется с помощью маршрутных карт (листов), которые составляются на основе технологических карт, принятых на данном производстве. Маршрутная карта может использоваться не только как документ по учету выработки продукции, но и для расчета заработной платы.

Тогда в ней предусматриваются необходимые показатели. Маршрутные карты, как правило, выписываются заранее работниками диспетчерской службы подразделения на партии деталей. Маршрутная система учета выработки может применяться в сочетании с рапортом о выработке за смену.

При бригадной организации работ в условиях поточного и крупносерийного производства учет выработки целесообразно производить в ведомости приемки продукции на конечной операции.

Учет выработки продукции по этому методу производится в тех подразделениях, в которых применяется оплата труда работников бригады за продукцию, принятую на конечной операции, по полным суммарным расценкам всех фактически выполняемых операций, закрепленных за бригадой. Ведомость по приемке служит документом о фактическом выполнении производственного задания бригадой и используется для определения количества продукции, принятой на конечной операции за отчетный месяц, установления количества бракованной продукции, а также определения выработки по суммарным расценкам.

В этом же документе определяется общая сумма заработной платы, причитающаяся производственной бригаде. Учет выработки продукции каждого члена бригады ведется мастером или бригадиром. Распределение общей суммы заработной платы между отдельными членами бригады может производиться пропорционально отработанному времени, их тарифным ставкам или коэффициентам трудового участия.

В строительных организациях для учета выполненных работ и заработной платы применяются наряды на сдельные (аккордные) работы, наряд-книжки, табели-расчеты и акты о браке. Для строительных рабочих наиболее распространенной является сдельная или сдельно-премиальная система оплата труда по аккордным нарядам, которые расцениваются по предварительно составленным калькуляциям трудовых затрат исходя из действующих норм времени и расценок на весь комплекс работ. Аккордные наряды-задания в строительстве выдаются на срок выполнения всего комплекса работ по наряду.

Как правило, наряды выписываются или на отдельные рабочие процессы, предусмотренные нормами, или на комплекс работ (как правило, приведенный к единому укрупненному измерителю), или на каждый учетный объект и выдаются бригаде или рабочему до начала работы.

Наряды на вспомогательные работы (очистка территории и др.) или работы по исправлению брака в строительстве (по переделкам выполненных работ) обычно составляются отдельно.

ПРИМЕР 7 Бригада из пяти строителей выполнила полностью весь объем работ по наряду.

На выполнение работы было затрачено 1000 человеко-часов.

Оплата за сданную работу составила 137 500 руб. Заработная плата каждого работника пропорциональна количеству отработанного времени. Расчет заработной платы каждого строителя представим в виде следующей таблицы.

Ф.И.О. Количествоотработанных часов Сумма зарплаты,руб. Иванов 245 33 687,50 Петров 310 42 625,00 Сидоров 90 12 375,00 Гусев 130 17 875,00 Воробьев 225 30 937,50 Итого: 1 000 137 500,00 Заработная плата каждого рабочего равна сумме оплаты по наряду, деленной на общее количество часов, отработанное всеми членами бригады, и умноженной на количество часов, отработанное каждым членом бригады.

Например, зарплата Сидорова составит 12 375 руб. (137 500 руб. : 1000 х 90). Табель-расчет применяется вместе с нарядами для учета рабочего времени и подсчета сумм месячной заработной платы членов бригады.

Он может быть подобен приведенной в примере 7 таблице с добавлением всех необходимых реквизитов. В форму табеля-расчета может быть включен табель учета рабочего времени.

Табель-расчет используется также для расчета премий рабочим, работающим в бригаде по премиальной системе оплаты труда, и распределения заработной платы по статьям расходов. По окончании бригадой или рабочим заданной работы, а также по окончании месяца мастер закрывает наряд, нормировщик проверяет правильность применения норм и расценок, после чего наряд утверждается администрацией (например, главным инженером) и только потом поступает в бухгалтерию. Если в строительной организации срок исполнения аккордного наряда превышает расчетный период, то на объем работ, выполненный за расчетный период, выписывается промежуточный наряд.

ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ БРАКА Неисправимый, или окончательный, брак оформляется актом о браке или ведомостью о браке, и отмечается в первичных документах по учету выработки. Акт на брак составляется мастером, бригадиром или другими должностными лицами. Акт о браке может быть составлен по следующей форме: АКТ О БРАКЕ N 59 ОТ 24.08.2004 Цех Вид оплаты Шифр затрат Сборочный Сдельная 028 Ф.И.О.

Профессия Сдельнаярасценказа 1 деталь Количествобракованныхдеталей Причинабрака Виновник Иванов И.И.

Слесарь 50 руб. 5 Нарушениетехнологии Иванов Начальник цеха (мастер) Петров Петров П.П.

________ ____________________ (подпись) (расшифровка подписи) Работники, виновные в производстве брака, должны быть ознакомлены с этим актом. Брак можно также оформлять в накопительных ведомостях, в которые заносятся данные о браке, при этом записи в ведомости группируются по причинам и виновникам брака.

В первичных документах по учету выработки продукции и выполненных работ предусматриваются специальные показатели для оценки количества выявленного брака. Эти данные используются при расчетах оплаты брака.

Исправимый брак актом или ведомостью о браке не оформляется. Брак не по вине работника оплачивается наравне с качественными (годными) изделиями. Полный брак по вине работника оплате не подлежит. Частичный брак по вине работника оплачивается по пониженным расценкам в зависимости от степени годности продукции.

Частичный брак по вине работника оплачивается по пониженным расценкам в зависимости от степени годности продукции.

Расчет стоимости исправления брака осуществляется на основании действующих норм выработки и расценок. Если для исправления брака, допущенного по вине рабочих, требуются только их трудовые затраты, то акт не составляется и наряд на исправление брака не выписывается, но работы принимаются лишь после его исправления.

Если же брак исправляется другим работником, не являющимся виновником этого брака, то на такую работу выписывается обычный наряд, на котором ставится отметка «Исправление брака». ОФОРМЛЕНИЕ ДОПЛАТ Для правильного начисления оплаты труда рабочим большое значение имеет учет отступлений от нормальных условий работы, которые требуют дополнительных затрат труда и оплачиваются дополнительно к действующим расценкам на сдельную работу.

Размеры доплат и условия их выплаты организации устанавливают самостоятельно и фиксируют их в коллективном или трудовом договоре.

Доплаты оформляются следующими документами: — дополнительные операции, не предусмотренные технологией производства, — нарядом на сдельную работу, который обычно содержит какой-либо отличительный знак (например, яркая черта по диагонали); — отклонения от нормальных условий работы — листком на доплату, который выписывается на бригаду или отдельного рабочего.

В нем указываются номер основного документа (наряда, ведомости и др.), к которому производится доплата, содержание дополнительной операции, причина и виновник доплат и расценка. Простои не по вине рабочих оформляются листком учета простоев (см. ниже), в котором указываются время начала, окончания и длительности простоя, причины и виновники простоя и причитающаяся рабочим за простои сумма оплаты.

ЛИСТОК N 35 УЧЕТА ПРОСТОЕВ ЗА АВГУСТ 2004 Г. Цех Вид оплаты Шифр затрат Упаковочный Повременная 020 Ф.И.О.

Профессия Тарифнаяставка(повременная) Продолжи-тельностьпростоя Причинапростоя Виновник Времяпростоя Суммак оплате,руб. начало конец Сидоров В.И. Упаковщик 50 руб./ч 5 ч Отсутствиетары Работо-датель 12-00 17-00 167,00 Начальник цеха (мастер) Дроздов Дроздов В.П. _________ ____________________ (подпись) (расшифровка подписи) Время простоя по вине работодателя оплачивается в размере не менее двух третей среднего заработка работника.

Простои по вине рабочих не оплачиваются и документами не оформляются.

Все оформленные первичные документы по учету выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.

РАСЧЕТНЫЕ И ПЛАТЕЖНЫЕ ВЕДОМОСТИ, ЛИЦЕВЫЕ СЧЕТА Для расчета заработной платы необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания.

Для этого Госкомстатом России установлено несколько форм документов. Это расчетные и расчетно-платежные ведомости, а также лицевые счета работников.

При расчете заработной платы на компьютере вся информация о работниках хранится в соответствующей информационной базе и программное обеспечение позволяет выдавать результаты расчета заработной платы в виде любой из этих форм. А при расчете заработной платы вручную использование той или иной унифицированной формы вызвано спецификой организации работ.

Все эти формы содержат, по существу, одну и ту же информацию, но сгруппирована она по-разному, поэтому мы подробно рассмотрим порядок заполнения только одной из форм — лицевого счета. Если надо рассчитать заработную плату всех сотрудников за месяц и выдать ее, то используется расчетно-платежная ведомость (форма N 49).

Кроме того, расчетно-платежная ведомость служит еще регистром аналитического учета расчетов с работниками по оплате труда. В зависимости от численности организации расчетно-платежные ведомости могут формироваться по подразделениям или категориям сотрудников или каким-либо иным удобным для работы способом.

В ряде организаций вместо расчетно-платежных ведомостей применяют отдельно расчетные (форма N Т-51) и платежные (форма N Т-53) ведомости.

Тогда в расчетной ведомости производятся все расчеты заработной платы, а платежная ведомость используется для выплаты заработной платы.

Аванс за первую половину месяца также выдается по платежным ведомостям. Журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а) применяется для учета и регистрации платежных ведомостей. Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производятся по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку «Разовый расчет по заработной плате».

Использовать расчетные или расчетно-платежные ведомости для ручного подсчета средней заработной платы за какой-либо предшествующий период (например, за три месяца при оплате отпуска) неудобно, поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из ведомостей за разные месяцы. Это гораздо удобнее делать на основании данных лицевого счета (формы N Т-54 и Т-54а).

В нем указываются все необходимые сведения о данном работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и удержаний из его заработной платы за каждый месяц в течение года. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой необходимый период времени.

Лицевые счета открываются на каждого работника предприятия при его приеме на основании приказа о приеме на работу и личной карточки. Записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы производятся на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

Лицевой счет является единственной формой, в которой наиболее полно отражается вся информация о начисленных и удержанных суммах, пособиях по временной нетрудоспособности, льготах по налогу на доходы.

На основании лицевого счета каждого работника можно составить расчетную или расчетно-платежную ведомость. Именно на основании лицевых счетов осуществляется выборка данных для справки о заработной плате для начисления пенсии и готовится справка в фонд занятости для назначения пособия по безработице. Лицевые счета хранятся 75 лет и часто служат единственным основанием для выдачи архивных справок о полученной ранее работниками заработной плате.

При заполнении лицевого счета в него прежде всего заносятся персональные данные о работнике из приказа о приеме на работу и личной карточки: фамилия, имя, отчество работника, его ИНН, номер страхового пенсионного свидетельства, количество детей, дата приема на работу и др.

В разделе

«Отметки о приеме на работу, переводе, увольнении, изменении в оплате труда»

(графы 1 — 8) отражается информация из приказа о приеме работника на работу (форма N Т-1), а в случае перевода работника на другую работу — из приказа о переводе (форма N Т-5). В графах 3 — 8 указываются структурное подразделение, профессия (должность), условия труда, оклад, тарифная ставка, надбавки и доплаты. В разделе «Отметки об использовании отпуска» (графы 9 — 16) на основании приказов о предоставлении отпуска (форма N Т-6) отражается информация по всем видам предоставляемых работнику отпусков.

В разделе «Удержания и взносы» (графы 17 — 21) отражаются удержания из заработной платы работника: алименты, задолженность работодателю и т.д. В графе 22 на основании налоговой карточки указывается сумма стандартных налоговых вычетов по налогу на доходы физических лиц. При начислении зарплаты в раздел «Отработанные дни (часы)» переносится информация из табеля учета рабочего времени (формы N Т-12 и Т-13).

Затем в разделе «Начислено» (графы 28 — 37) отражаются данные о начислении заработной платы по тарифу, оплата за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных (в сверхурочное или ночное время, в выходные и праздничные дни и т.п.), доплаты и надбавки, премии и т.д. В лицевом счете отражаются и оплаты за счет чистой прибыли организации, средств целевого финансирования, специальных фондов, материальная помощь, возмещение командировочных расходов сверх установленных норм, различные виды компенсации и т.д.

В графе 33 указывается сумма оплат из средств организации коммунально-бытовых услуг, товаров (работ, услуг), питания, путевок на лечение, обучения, подарков и другие социальные выплаты. В графах 34 — 36 показываются данные о пособиях по временной нетрудоспособности. В графе 37 отражаются итоговые суммы начислений по месяцам.

После этого заполняется раздел «Удержано и зачтено», в котором отражаются сумма выданного аванса за первую половину месяца, налог на доходы физических лиц и другие виды удержаний.

Суммы удержанного налога на доходы физических лиц в графе 39 должны соответствовать данным налоговой карточки (форма N 1-НДФЛ).

Общая сумма удержаний из заработной платы работника в текущем месяце заносится в графу 46.

В графе 49 отражается сумма к выплате за каждый месяц, которая равна разности сумм в графах 37 и 46, для чего из общей суммы начислений (графа 37) вычитается сумма удержаний (графа 46).

Задолженность по заработной плате отражается в графах 47 и 48. При прекращении трудового договора на основании соответствующего приказа дата увольнения проставляется в «шапке» лицевого счета.

По завершении календарного года лицевые счета подписываются бухгалтером и открываются лицевые счета на следующий год. Если бухгалтер использует форму лицевого счета N Т-54а, которая содержит только условно-постоянные реквизиты работника, то сведения по расчету зарплаты необходимо ежемесячно вкладывать в лицевой счет.

ПРИМЕР 8 Менеджер торгового предприятия Титов Ф.М.

принят на работу в коммерческий отдел 1 июля 2004 г. согласно приказу N 34 от 30.06.2004.

Его заработная плата складывается из оклада — 5000 руб.

и 1,5% от выручки, полученной организацией от клиентов, которых обслуживает менеджер Титов.

Он отработал полностью все рабочее время, стандартные налоговые вычеты ему не положены, очередной отпуск не предоставлялся. Фрагмент лицевого счета для менеджера Титова Ф.

М. представлен на с. 36 — 37.

В верхней части лицевого счета и графах 1 — 8 указаны личные данные работника, в графах 9 — 22 в связи с отсутствием информации в примере 8 по окончании года ставятся прочерки. В графы 23 — 27 для каждого месяца вписываются данные из табеля учета рабочего времени, причем используются цифровые коды отработанных дней и видов выплат.

В нашем примере код 01 обозначает отработанные дни при повременной оплате труда, а код 37 — процент от выручки (расшифровка этих кодов обычно указывается на обратной стороне лицевого счета).

В графах 28 — 29 показаны суммы, начисленные по каждому виду выплат, а в графе 37 — общая сумма начислений. В графе 38 показан аванс за первую половину месяца, в графе 39 — налог на доходы, а в графе 46 — общая сумма удержаний. В графе 49 указывается сумма к выдаче на руки, равная разности показателей граф 37 и 46.

Как известно, заработную плату необходимо выдать из кассы в течение трех рабочих дней, включая день получения ее в банке.

По истечении этого срока кассир в платежной ведомости против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку «Депонировано», составляет реестр невыданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную сумму и не полученную работниками сумму заработной платы. На сумму выданной заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости. Если денежные средства для выплаты зарплаты получают в банке, то суммы, не выплаченные в срок по истечении трех дней, сдают в банк для зачисления на расчетный счет.

Учет расчетов по депонированной зарплате ведется в книге учета депонированной заработной платы, которая заполняется по данным реестра депонированной заработной платы.

Форма реестра Госкомстатом России не установлена, поэтому реестр может иметь следующий вид: РЕЕСТР ДЕПОНИРОВАННОЙ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ ЗА ИЮЛЬ 2004 Г.

Nп/п Наименованиеподразделения Номер платежнойведомости Ф.И.О. Дата возникновениядепонента Суммадепонента, руб. 1 Коммерческий отдел 2 Иванов И.И.

05.08.2004 14 589,00 2 Курьерская служба 3 Крылов В.В.

07.08.2004 6 745,50 3 Гараж 11 Кузин А.А. 07.08.2004 3 942,00 Итого: 25 276,50 Кассир ООО «Фолд» Севостьянова Севостьянова В. Г. ____________ ___________________ (подпись) (расшифровка подписи) Книга депонентов открывается на целый год.

Суммы депонированной, но не выплаченной в текущем году зарплаты переносятся в новую книгу на следующий год. Ее форма тоже не регламентируется Госкомстатом России. Фрагмент такой книги может выглядеть следующим образом: N Ф.И.О.

Зачислено на счет депонентов Оплачено п/п Дата Nплатеж-ной ведо-мости Вид оплаты Сумма, руб.

Дата Nр/о Сумма,руб. Август 2004 г. 1 Иванов И.И. 05.08.2004 2 Зарплата за июль 14 589,00 10.09.2004 136 14 589,00 2 Крылов В.В.

07.08.2004 3 Зарплата за июль 6 745,50 — — — Итого депонировано за август 21 334,50 — — 14 589,00 Сентябрь 2004 г.

3 Кузин А.А. 02.09.2004 11 Зарплата за август 3 942,00 — — — Итого депонировано за сентябрь 3 942,00 — — — .

Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Бухгалтерские документы подтверждающие выплату заработной платы

При приеме работника на работу по трудовому договору (контракту) оформляется приказ о приеме на работу: форма N Т-1 — для одного работника или Т-1а — для нескольких работников (Приложение 1). Подписанный руководителем приказ объявляется работнику под расписку, а его копия передается в бухгалтерию.

На основании приказа вносится соответствующая запись в трудовую книжку, заполняется личная карточка (форма N Т-2) (Приложение 2) и открывается лицевой счет работника (форма N Т-54) (Приложение 3). Из этого приказа бухгалтер определяет, с какого числа будет начисляться зарплата работнику и каким образом будет оплачиваться его труд.

Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации применяется штатное расписание (форма N Т-3).

Какие документы по зарплате распечатывать на бумагу

Формовка изделий из приготовленного фарша, теста. 4. Замораживание мясных полуфабрикатов в низкотемпературных холодильных камерах.

5. Упаковка и маркировка замороженных полуфабрикатов.

6.Хранение продукции в холодильных камерах до их отгрузки. Каждая стадия требует затрат на оплату труда. Экономисту необходимо согласовать с руководством, как каждый этап технологического процесса будет оформляться:

  1. бригадным документом — если технологические операции выполняются комплексно (например, приготовление фарша и сразу формовка).
  2. индивидуальным документом по учету выработки — если операция и оборудование, на котором она выполняется, отделена от других, количественный результат измерим, за выполнение операции отвечает один работник, которого легко идентифицировать;

Источник: https://sudar-buh.com/obyazatelnye-dokumenty-po-zarplate-v-buhgalterii/

Прочие первичные документы

Помимо перечисленных основных первичных документов к таковым можно отнести следующие документы, которые составляются для отражения фактов хозяйственной деятельности, имеющих непосредственное отношение к расчету заработной платы:

  1. трудовой договор с работником, где в обязательном порядке должны быть прописаны система и размер оплаты труда;
  2. приказы о переводе на другую должность или об изменении оклада;
  3. листки нетрудоспособности;
  4. заявления и приказы на все виды отпусков, так как время нахождения в отпуске влияет на расчет заработной платы;
  5. заявления и приказы о приеме на работу и об увольнении, также о выплате компенсаций различного рода при увольнении;
  6. заявления и приказы на командировки;
  7. приказы на выплату премий и бонусов;
  8. прочие документы, имеющие непосредственное отношение к расчету или влияющие на размер заработной платы каждого работника организации.

*** Первичные документы по учету заработной платы организация имеет право разработать самостоятельно или использовать унифицированные формы.

Они могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде, подписанном ЭЦП.

Важно сделать расчет заработной платы верным и максимально прозрачным для работника.

Для этого используются подробные формы расчета с учетом всех особенностей условий труда и расчетные листки, выдаваемые работникам, в которых отражены все шаги расчета.

Рейтинг Поделиться Юридическая консультация После прочтения остались вопросы?

Звоните по номеру и наши юристы проконсультируют Вас! Звонок бесплатный. Советуем прочитать 16 февраля 2020 0 28 ноября 2020 0 16 ноября 2020 0 Новости раздела 12 июля 2020 0

Подписаться на рассылку Подписаться

Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)

Журнал регистрации платежных ведомостей является регистром бухгалтерского учета. Он предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в платежной (Т-53) и расчетно-платежной (Т-49) ведомостях.

Согласно статье 10 Закона № 402-ФЗ в регистрах бухгалтерского учета не допускаются пропуски, «изъятия» или исправления «несанкционированными лицами». Любое исправление должно сопровождаться датой, подписями с расшифровками сотрудников, ответственных за ведение данного регистра.

Документы по учету и начислению заработной платы

Т-54) переносятся данные о количестве отработанных дней (часов), использованных отпусках, переводах, увольнении, изменениях в оплате труда (сверяются с данными соответствующих приказов, предоставляемых кадровой службой).

2.2. Рассчитываются отклонения (на основании уже имеющихся данных в лицевом счете сотрудника по начислениям за предшествующие периоды): отпускные (расчет ведется в форме № Т-60), больничные листы (ввиду отсутствия специального документа, видимо, предполагается, что расчет ведется в самом больничном листе), средний заработок, например, за время нахождения в командировке или в других случаях, предусмотренных законодательством (для этого вида расчета также не предусмотрено специальной формы расчета, видимо, по мысли законодателя, расчет ведется “на бумажке”), компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении (расчет ведется в форме № Т-61).

2.3.

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.

Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи. Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.

Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.

Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам. Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса. Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.

На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы. Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать. Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е.

не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г.

№558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов. В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения. Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты»

. Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:1.

По учету кадров:

  1. №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
  2. №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).Срок хранения 75 лет.

  1. №Т-2 «Личная карточка работника»,
  2. №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.Срок хранения 75 лет.

  1. №Т-3 «Штатное расписание».

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.Срок хранения 3 года.

  1. №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.

Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

  1. №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
  2. №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.Срок хранения 75 лет.

  1. №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,
  2. №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,

Применяется для оформления и учета отпусков.Срок хранения 5 лет.

  1. №Т-7 «График отпусков».

Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса. Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

  1. №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,
  2. №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.Срок хранения 75 лет.

  1. №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
  2. №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку.

Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

  1. №Т-10 «Командировочное удостоверение»,

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда.

Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

  1. №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

  1. №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
  2. №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,

оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе.

Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.Срок хранения 75 лет.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

  1. №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам. Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате.

Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности. Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

  1. №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

  1. №Т-51 «Расчетная ведомость»,
  2. №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
  3. №Т-53 «Платежная ведомость»,

применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам.

В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются.

В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  1. №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.Срок хранения 5 лет.

  1. №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),
  2. №Т-54 «Лицевой счет»,

применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.Срок хранения 75 лет.

  1. №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки.

(При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  1. №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  1. №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  1. наименование документа;
  2. содержание хозяйственной операции;
  3. дату составления документа;
  4. наименование организации, от имени которой составлен документ;
  5. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  6. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  7. личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация. Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством: 1.

Трудовым кодексом:

  1. Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

  1. Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

  1. Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).

Срок хранения — до востребования. Не востребованные — 75 лет.

  1. Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).

Срок хранения – постоянно (не менее 10 лет). Срок действия – до принятия новых Правил.

2. Федеральный закон от 27.07.2006г.

№152-ФЗ «О персональных данных»

  1. Положение о персональных данных.

Срок хранения 75 лет. 3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».

  1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Срок хранения 75 лет.

Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации. В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений. Другие локальные нормативные положения:

  1. коэффициенте трудового участия,
  2. премировании,
  3. и т.п.
  4. о заработной плате,

разрабатываются и утверждаются в случае необходимости.

Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:

  1. Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.

Срок хранения – постоянно.

  1. Журнал регистрации инструктажных мероприятий;

Срок хранения 10 лет. Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса. В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.

В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе – по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ). Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.

Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:

  1. Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.

Проведение аттестации рабочих мест на сегодняшний день обязательно для всех организаций. Осуществляется специализированными организациями, имеющими государственную аккредитацию.Срок хранения 45 лет. (При тяжелых, вредных, опасных условиях труда – 75 лет).

  1. Должностные Инструкции сотрудников.

Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании.Срок хранения – постоянно.

  1. Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

Срок хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников – 5 лет.Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников – 75 лет.

  1. Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).

Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие материальную ответственность должности.Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).

  1. Журнал регистрации проверок контролирующих служб.

Ведение данного журнала обязательно для всех юридических лиц и ИП.Срок хранения – постоянно.

Акты о несчастных случаях.Срок хранения 75 лет.

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.Срок хранения 75 лет. В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности. Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

  1. на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
  2. на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.,

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет за собой дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:

  1. предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.,
  2. на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

В соответствии со ст.90 ТК РФ, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами. Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:

  1. публично демонстрирующемся произведении,
  2. в средствах массовой информации,
  3. в публичном выступлении,

наказываются:

  1. либо принудительными работами на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового,
  2. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
  3. либо исправительными работами на срок до 1 года,
  4. либо обязательными работами на срок до 360 часов,
  5. либо лишением свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.
  6. либо арестом на срок до 4 месяцев,
  7. штрафом в размере до 200 000 рублей,

При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются:

  1. либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет,
  2. либо принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового,
  3. штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей,
  4. либо арестом на срок до 6 месяцев,
  5. либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет.
  6. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет,

Своевременность, полноту и правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируют Госархив и Трудовая инспекция, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.

Жалобы сотрудников может рассматривать Прокуратура совместно с Трудовой инспекцией.

  1. , аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА «Клерк.Ру»

«». Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Ваш архив бухгалтерских документов – нерушимые правила

Марина Ризванова, генеральный директор аудиторско-консалтинговой группы «Уральский союз» Самое большое количество бумаг скапливается в бухгалтерии.

И порой архив становится объемным настолько, что новые документы просто негде складывать. Нужно решить, от каких бумаг можно избавиться, а какие придется хранить еще какое-то время. Ведь если уничтожить документы раньше срока, нечем будет оправдать затраты.

При проверке налоговики снимут расходы и вычеты по НДС, доначислят налоги, штрафы и пени.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+