Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Обоснование для введения новой должности в штатное расписание

Обоснование для введения новой должности в штатное расписание

Обоснование для введения новой должности в штатное расписание

Можно ли менять штатное расписание


Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например приказ о внесении изменений в штатное расписание. При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

Ведение новой должности в штатное расписание признается незначительной корректировкой.

Так, в первую очередь руководитель должен опубликовать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В тексте документа должна указываться причина. В частности, введение новой вакансии.

При незначительных изменениях расписание штата остается в прежнем виде. Затем осуществляется непосредственное внедрение корректировок в документ. В случае значительных корректировок, например, изменений объема заработной платы всего отдела, рекомендуется новая публикация штатного расписания.

Таким образом, внедрение новой должности в штатное расписание признается незначительной корректировкой. Основной сложностью в данном вопросе является аргументация введения новой вакансии.

Для этого руководителю рекомендуется тщательно проводить анализ имеющихся обязанностей сотрудников и объема необходимых работ. С этим читают С этим читают Как часто можно менять штатное расписаниеШтатное расписание для ИПВнесение изменений в штатное расписаниеКак часто утверждается штатное расписание

Автор: Куницкий Игорь Сергеевич

(33 голос., средний: 4,10 из 5)

Загрузка. Календарь налогоплательщика

  1. Калькулятор расчета отпускных в 2020 году
  2. Калькулятор командировочных
  3. Калькулятор среднедневного заработка
  4. Калькулятор страховых взносов ИП
  5. Калькулятор госпошлины в арбитражный суд
  6. Калькулятор пособия по беременности и родам
  7. Расчёт пособия по временной нетрудоспособности
  8. Калькулятор НДС
  9. Калькулятор суммы задолженности
  10. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск
  11. Расчет компенсации за задержку зарплаты
  12. Калькулятор расчёта госпошлины по ст. 333.19 и ст. 333.21 НК РФ
  13. Калькулятор расчета страхового стажа
  14. Калькулятор для расчета зарплаты по окладу
  15. Онлайн калькулятор НДФЛ
  16. Пенсионный калькулятор
  17. Калькулятор пеней: расчет налоговой задолженности
  18. Расчёт пособия по уходу за ребёнком до 1,5 лет
  19. Калькулятор налога на имущество организаций

Рубрикатор Главные рубрикиКадровый учетОплата трудаОтчетностьОхрана трудаПроизводственный календарьПрочееВсе рубрики

Все категории

  1. Калькулятор расчета страхового стажа
  2. Калькулятор расчета отпускных в 2020 году
  3. Калькулятор пособия по беременности и родам
  4. Расчет компенсации за задержку зарплаты

Популярное

  1. За неделю
  2. За месяц
  3. Все

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки

Творческая работа: определение, что это

Приказы по личному составу

Обязательство о неразглашении персональных данных работников

Положение о материальной помощи

Форма 7-травматизм

Ремонт основных средств

Горизонтальный и вертикальный анализ бухгалтерского баланса

Ипотека для ИП

Творческие профессии — список самых востребованных для разных людей

Профессия музыканта — кто это, плюсы и минусы, зарплата

Срок хранения первичных документов

Денежные премии

Неоплачиваемая стажировка —законно ли это

Новые правила увольнения работников с 1 февраля 2020

Должностная инструкция исполнительного директора

Типы сотрудников — какие бывают

Обязателен ли коллективный договор в организации

Предельная величина базы для начисления страховых взносов в 2020 году

Деловая дискуссия – что это

Выгодно ли брать отпуск в феврале 2020 года

Технический работник: кто это, должностная инструкция

Считается ли день увольнения рабочим днем или нет

Декларация по СОУТ: как должна утверждаться, кто сдаёт

Стажировочный лист водителя

Программа стажировки

Как заставить себя работать, если нет сил и настроения

Номенклатура дел отдела кадров

Что делать если работник пропал и не выходит на работу

Лидерские качества руководителя в управлении

Увольнение после декретного отпуска по собственному желанию

Новые правила проведения медосмотров с 2020 года

Увольнение после декретного отпуска

Прожиточный минимум в 2020 году в России

Что такое точка безубыточности и как ее рассчитать

Формула расчета рентабельности предприятия

Начисление амортизации линейным способом и его особенности

Основные показатели и формула для расчета производительности труда

Как правильно прошивать и заверять документы

25 мотивирующих фильмов про бизнес и успех, которые стоит посмотреть

Схема разговора при холодных звонках клиентам

Цена и условия покупки франшизы Макдональдс в России

Что нужно, чтобы открыть аптеку с нуля и как это сделать

Формула рентабельности реализуемой продукции

Сколько стоит, как и где открыть свою парикмахерскую с нуля

Кофейня Starbucks Coffee в вашем городе по франшизе Старбакс

Обзор CRM систем: что это такое и как их эффективно использовать для малого бизнеса

Ключевые показатели эффективности KPI — что это такое и как их использовать

Как написать прощальное письмо коллегам при увольнении

Что такое прибыль предприятия и ее виды

Как пишется ВРИО начальника

Формула расчета рентабельности продаж

МРОТ с 1 мая 2018 года в России Не хотите пропустить новость?

Подпишитесь на обновления! Хотите получать рассылку с новыми статьями (1 раз в неделю)? Да Введите адрес вашей электронной почты * © 2020 “Делать дело” Надежный помощник каждого кадровика Авторство контента на sovetkadrovika.ru защищено службами Яндекс.Тексты и Google Authorship.

Поэтому во избежание понижения вашего рейтинга в поисковых системах, ссылка на источник обязательна.

CreativeAgency XДанный веб-сайт использует cookies и похожие технологии для улучшения работы.

Чтобы узнать больше об использовании cookies на данном веб-сайте, прочтите Политику использования файлов Cookie и похожих технологий. Используя данный веб-сайт, Вы соглашаетесь с тем, что мы сохраняем и используем cookies на Вашем устройстве и пользуемся похожими технологиями.

В штатное расписание вводятся новые штатные единицы

Если в документ необходимо ввести новую специальность, должность, структурное подразделение, работодатель издает соответствующий приказ, отражающий это изменение.

Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено.

Приказ оформляют в соответствии с общими правилами:

  1. в шапке документа указывают наименование предприятия;
  2. закрепляют ответственных за исполнение приказа;
  3. подпись составившего и ее расшифровка.
  4. при необходимости указывают тех, кто должен быть ознакомлен с документом (например бухгалтер);
  5. слева указывают населенный пункт, справа — ставят дату, когда приказ выпущен;
  6. ниже прописывают: Приказ №, проставляют соответствующий номер;
  7. указывают предложения по решению описанных вопросов;
  8. указывают каждое изменение, должна быть указана причина, по которой проводится корректива;

Когда в штат вводится новая единица, пример приказа об изменении штатного расписания будет выглядеть так: Скачать В приказе указывают название структурного подразделения, название позиции, количество ставок, тарифную ставку или оклад.

Обратите внимание на образец приказа об изменении штатного расписания: дата введения должности не совпадает с датой издания распоряжения. Такая ситуация возможна, когда функционирование должности предполагается с определенного времени, после даты выпуска приказа.

Служебная записка о введении в штатное расписание новой должности

Ходатайство о введении новой должности в штатное расписание выражается служебной запиской руководителя отдела или структурного подразделения, которое нуждается в новом работнике.

Служебная записка не просто выражает просьбу ввести изменения, но представляет официальные обоснования этому действу.

Новая структурная единица потребует определенных материальных затрат от предприятия. Поэтому очень важно в записке произвести расчет целесообразности этих затрат и получение финансовой выгоды от нового работника.
Кроме самой служебной записки необходимо разработать следующие приложения:

  1. Привести данные норм трудозатрат по специальностям из Постановления Минтруда РФ от 2002 года;
  2. Расчет объемов образовавшихся работ;
  3. Дать экономический расчет полученной прибыли от введения новой вакансии.

Полученная выгода может быть выражена, например, в том факте, что введенная рабочая единица разгрузит существенно иных специалистов, которые смогут освободившееся время потратить на разработку новых идей и концепций.

Скачать образец служебной записки Проверка и сбор информации осуществлена при поддержке Mincredit.ru

Обоснование для введения штатной единицы

Делопроизводством и архивом в организации занимается один специалист.

В его обязанности входит, помимо ведения архива, регистрация, учет и контроль документов:

  1. обращения граждан (510);
  2. входящая служебная корреспонденция (1215);
  3. распоряжения вышестоящих организаций (429);
  4. распоряжения руководителя (232);
  5. входящие телефонограммы (155).
  6. исходящие письма (1219) (в скобках – показатели за 8 месяцев прошлого года);

Необходимо грамотно составить докладную записку руководителю учреждения и обосновать введение штатной единицы (бюджетная организация) или перераспределение обязанностей в отделе.

Как это сделать? Оценить трудозатраты можно на основании информации об общем объеме документов в организации и о количестве ежегодно создаваемых архивных дел, используя следующие государственные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления: – «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти», утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23; – «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 25.11.1994 № 72; – «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 № 152.

Как это сделать? Оценить трудозатраты можно на основании информации об общем объеме документов в организации и о количестве ежегодно создаваемых архивных дел, используя следующие государственные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления: –

«Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти»

, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23; – «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 25.11.1994 № 72; – «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 № 152.

У перечисленных норм есть ряд существенных достоинств. Прежде всего, они разработаны государственными органами на основе проведенных обследований, поэтому большинство руководителей организаций (как государственных, так и коммерческих) склонны воспринимать их всерьез.

Во всех нормативах, помимо наименований выполняемых работ, приводится развернутое описание их содержания. Пример

«Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти»

Наименование работы: обработка отправляемых документов Содержание работы: Получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, маркировка конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту.

В этих нормативах приведены и методики расчета численности персонала ДОУ. Опыт показывает, что ими трудно воспользоваться, поэтому лучше провести оценку трудозатрат, основываясь на предложенных в государственных нормативах описаниях содержания выполняемых работ. Для этого нужно: 1. Выписать из нормативов те виды работы, которые выполняет сотрудник.

2. Проанализировать, соответствует ли содержание работы, перечисленной в нормативе, той работе, которая выполняется сотрудником.

Так, в приведенном выше примере в содержание работы включено «проставление адреса на конверте». Сейчас во многих организациях используются системы электронного документооборота, которые позволяют осуществлять данную операцию в автоматическом режиме. Если ваша система обеспечивает такую возможность, значит, трудозатраты на данный вид работы нужно будет корректировать в сторону уменьшения.

3. Подсчитать по нормативам трудозатраты и посмотреть, что получится. Желательно выполнить подобные расчеты для всех сотрудников подразделения. К сбору данных и выполнению расчетов можно привлечь самих сотрудников, особенно при составлении перечня выполняемых ими видов работ.

4. При расчете минимально необходимой численности персонала следует учесть возможность болезни сотрудников, используя для этого статистику выдачи больничных листов в вашей организации.

Свои аргументы можно усилить такими данными:

  1. Еще один способ приблизительной оценки необходимого числа сотрудников для обслуживания архива организации – поделить количество хранящихся в архиве дел на 3000 (примерное среднее количество дел, обслуживаемых одним сотрудником архива). Если точное количество хранящихся дел неизвестно, то его можно оценить, измерив суммарную длину полок с документами и разделив полученную цифру в метрах на 0,025 м (среднестатистическая толщина дела – 2,5 см).
  2. Во многих наших организациях объем документооборота в среднем увеличивается за год на 15–30 %. Если в организации наблюдается такая тенденция, можно подготовить руководству прогноз на 2–3 года вперед и поставить вопрос об увеличении штатов с прицелом на будущее.
  3. Численность сотрудников службы ДОУ можно приблизительно оценить, исходя из общей численности персонала организации. В средних и мелких организациях штат службы ДОУ составляет примерно 2–3 % от общей численности работников.

Приведенные выше цифры отражают практический опыт работы коммерческих организаций с большим объемом документов. Итак, попробуем рассчитать трудозатраты работника в месяц на обработку тех видов документов, которые были перечислены выше с точным указанием объемов работ (см.

таблицу). Вид работ Число документов в месяц Норма, часов на документ Всего часов Исходящие письма 152 0,080 12,2 Входящая служебная корреспонденция 152 0,065 9,9 Обращения граждан 64 0,083* 5,3 Распоряжения вышестоящих организаций 54 0,080 4,3 Распоряжения руководителя 29 0,080 2,3 Входящие телефонограммы 19 0,200 3,9 Итого: 470,0 37,8 * П.

6.5

«Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти»

, взяты только пп.

1+2+3. То есть получается, что если только работник не производит каких-то дополнительных операций с документами (взят случай самой простой обработки), то в месяц у него уйдет на эту работу около 40 часов (это менее 5 минут на документ). Аналогичным образом нужно скрупулезно подсчитать трудозатраты по остальным видам работы (контроль исполнения, работа с архивом и т.д.). Если загрузка работника превысит количество рабочих часов в месяце, то смело можно готовить докладную записку руководству.

Несколько рекомендаций относительно того, как обсуждать с руководством загруженность персонала и необходимую численность подразделения

  1. Предложения руководству желательно оформить в виде служебной записки. Если руководитель их поддержит, то будет возможность сразу наложить резолюцию на готовый документ. В случае отрицательного решения останется документ, который может еще пригодиться в будущем.
  2. Современные руководители, как правило, хорошо понимают язык цифр и плохо воспринимают неконкретные жалобы на перегруженность. По возможности, нужно подготовить оценку дополнительных затрат организации (на расширение штатов и/или повышение зарплаты) и соотнести их с той отдачей, которая в итоге будет получена.
  3. На разговор с руководством лучше идти, имея на руках не только данные о загруженности персонала, но и конкретные предложения по перераспределению обязанностей. При обсуждении упор лучше делать не на необходимость разгрузить конкретного сотрудника, а на повышение эффективности работы с документами в организации, на возможный выигрыш для других служб и подразделений и т.п.

Как ввести новую должность в штатное расписание?

Введение вакансии в штат организации должно проводиться в несколько основных этапов. Их можно подразделить на организационные и документально-сопроводительные.В проведении данной процедуры необходимо следовать таким шагам:

  1. Написать служебную записку о возникшей необходимости в дополнительной единице;
  2. Выявить необходимость во внесении изменений;
  3. По приказу руководителя оформить документ с указанием всех действующих вакансий, а также нововведенных.

Название должностей в штатном расписании должно соответствовать утвержденному государственному перечню.

Сроки

Решение о создании новой структурной единицы или введении должностей принимается уполномоченным органом юрлица.

После того, как содержание решения будет доведено до всех заинтересованных должностных лиц, кадровым специалистам поручают подготовку документов для внесения корректировок в штатное расписание.

Законодательство не устанавливает конкретных сроков для данной процедуры, поэтому решение остается за руководителем – именно он устанавливает срок, к которому необходимо подготовить документацию.

Как обосновать введение в штатное расписание новой должности?

Законами РФ определено, что организация может сама координировать количество нанятых работников.

Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производиться сокращения.

Но для каждого из перечисленных действий необходимо иметь серьезные обоснования, которые выражаются посредством подготовки официальных расчетов и документов.Увеличение штата и нововведение дополнительной единицы обычно происходит по следующим причинам:

  1. Объемы работ были увеличены;
  2. Внедрены дополнительные технологии или направления;
  3. Добавление вакансии поможет улучшить производительность отдела, структурного подразделения или предприятия в целом.

Перечень не является конечным и в компании могут возникнуть иные причины, которые могут обосновать необходимость нововведения.

Пример обоснования назначения введения должности начальника отдела

– Новости – Служебная записка не просто выражает просьбу ввести изменения, но представляет официальные обоснования этому действу. Новая структурная единица потребует определенных материальных затрат от предприятия.

Поэтому очень важно в записке произвести расчет целесообразности этих затрат и получение финансовой выгоды от нового работника.

Кроме самой служебной записки необходимо разработать следующие приложения:

  1. Расчет объемов образовавшихся работ;
  2. Дать экономический расчет полученной прибыли от введения новой вакансии.
  3. Привести данные норм трудозатрат по специальностям из Постановления Минтруда РФ от 2002 года;

Полученная выгода может быть выражена, например, в том факте, что введенная рабочая единица разгрузит существенно иных специалистов, которые смогут освободившееся время потратить на разработку новых идей и концепций. Кроме самой служебной записки необходимо разработать следующие приложения:

  1. Расчет объемов образовавшихся работ;
  2. Привести данные норм трудозатрат по специальностям из Постановления Минтруда РФ от 2002 года;
  3. Дать экономический расчет полученной прибыли от введения новой вакансии.

Полученная выгода может быть выражена, например, в том факте, что введенная рабочая единица разгрузит существенно иных специалистов, которые смогут освободившееся время потратить на разработку новых идей и концепций.

Опыт показывает, что ими трудно воспользоваться, поэтому лучше провести оценку трудозатрат, основываясь на предложенных в государственных нормативах описаниях содержания выполняемых работ. Для этого нужно: 1. Выписать из нормативов те виды работы, которые выполняет сотрудник. 2. Проанализировать, соответствует ли содержание работы, перечисленной в нормативе, той работе, которая выполняется сотрудником.

[attention type=green] Внимание [/attention] Так, в приведенном выше примере в содержание работы включено «проставление адреса на конверте». Сейчас во многих организациях используются системы электронного документооборота, которые позволяют осуществлять данную операцию в автоматическом режиме.

Если ваша система обеспечивает такую возможность, значит, трудозатраты на данный вид работы нужно будет корректировать в сторону уменьшения.

3. Подсчитать по нормативам трудозатраты и посмотреть, что получится.

Во всех нормативах, помимо наименований выполняемых работ, приводится развернутое описание их содержания. Пример

«Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти»

работы: Получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, маркировка конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту. В этих нормативах приведены и методики расчета численности персонала ДОУ.

Как обосновать введение новой должности в штатное расписание

Терентьев Богдан

  • перевод на нее уже устроенного работника по допсоглашению (при этом старая вакансия исключается).
  • поиск и найм на эту должность нового сотрудника;

В приложении нужно схематически изобразить штампы с указанием размеров и заполнения (что должно быть написано).

Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. Штатное расписание организации – важный документ (локальный акт), наличие которого необходимо и закреплено трудовым кодексом. Для того, чтобы при необходимости внести коррективы в этот документ, и составляется служебная записка.

Как это правильно сделать и что указать при ее оформлении, будет рассмотрено ниже. Жестких требований к составлению служебных записок, касающихся штатного расписания, не предусмотрено (равно как и к правилам оформления самого расписания – несмотря на наличие унифицированной формы, допускается ее изменение). Например, бухгалтер дополнительно выполняет работу кадрового инспектора или секретаря.

Что можно обоснование введения. Введения новой штатной. единицы образец. Обоснование для введения штатной единицы.

К таким глобальным переменам относится и назначение либо выведение из аппарата фирмы тех или иных кадров. Решение об этом принимает глава предприятия, если делает вывод о их обоснованности.

Одним из внутренних нормативных актов, на которое организация опирается в своей деятельности, является расписание. Терентьев Богдан –

«Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти»

, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23; – «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 25.11.1994 № 72; – «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 № 152.

У перечисленных норм есть ряд существенных достоинств. Прежде всего, они разработаны государственными органами на основе проведенных обследований, поэтому большинство руководителей организаций (как государственных, так и коммерческих) склонны воспринимать их всерьез.

Во всех нормативах, помимо наименований выполняемых работ, приводится развернутое описание их содержания. Пример Наименование работы: обработка отправляемых документов Получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, маркировка конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту.

1. Выписать из нормативов те виды работы, которые выполняет сотрудник. 2. Проанализировать, соответствует ли содержание работы, перечисленной в нормативе, той работе, которая выполняется сотрудником.

Так, в приведенном выше примере в содержание работы включено «проставление адреса на конверте».

Сейчас во многих организациях используются системы электронного документооборота, которые позволяют осуществлять данную операцию в автоматическом режиме.

Если ваша система обеспечивает такую возможность, значит, трудозатраты на данный вид работы нужно будет корректировать в сторону уменьшения.

3. Подсчитать по нормативам трудозатраты и посмотреть, что получится.

Желательно выполнить подобные расчеты для всех сотрудников подразделения. К сбору данных и выполнению расчетов можно привлечь самих сотрудников, особенно при составлении перечня выполняемых ими видов работ.

4. При расчете минимально необходимой численности персонала следует учесть возможность болезни сотрудников, используя для этого статистику выдачи больничных листов в вашей организации.

Свои аргументы можно усилить такими данными:

  1. Численность сотрудников службы ДОУ можно приблизительно оценить, исходя из общей численности персонала организации. В средних и мелких организациях штат службы ДОУ составляет примерно 2–3 % от общей численности работников.
  2. Еще один способ приблизительной оценки необходимого числа сотрудников для обслуживания архива организации – поделить количество хранящихся в архиве дел на 3000 (примерное среднее количество дел, обслуживаемых одним сотрудником архива). Если точное количество хранящихся дел неизвестно, то его можно оценить, измерив суммарную длину полок с документами и разделив полученную цифру в метрах на 0,025 м (среднестатистическая толщина дела – 2,5 см).
  3. Во многих наших организациях объем документооборота в среднем увеличивается за год на 15–30 %. Если в организации наблюдается такая тенденция, можно подготовить руководству прогноз на 2–3 года вперед и поставить вопрос об увеличении штатов с прицелом на будущее.

Приведенные выше цифры отражают практический опыт работы коммерческих организаций с большим объемом документов.

Итак, попробуем рассчитать трудозатраты работника в месяц на обработку тех видов документов, которые были перечислены выше с точным указанием объемов работ (см. таблицу). Вид работ Число документов в месяц Норма, часов на документ Всего часов Исходящие письма 0,080 12,2 Входящая служебная корреспонденция 0,065 9,9 Обращения граждан 0,083* 5,3 Распоряжения вышестоящих организаций 0,080 4,3 Распоряжения руководителя 0,080 2,3 Входящие телефонограммы 0,200 3,9 Итого: 470,0 37,8 * П. 6.5

«Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти»

, взяты только пп.

1 2 3. То есть получается, что если только работник не производит каких-то дополнительных операций с документами (взят случай самой простой обработки), то в месяц у него уйдет на эту работу около 40 часов (это менее 5 минут на документ). Аналогичным образом нужно скрупулезно подсчитать трудозатраты по остальным видам работы (контроль исполнения, работа с архивом и т.д.).

Если загрузка работника превысит количество рабочих часов в месяце, то смело можно готовить докладную записку руководству. Несколько рекомендаций относительно того, как обсуждать с руководством загруженность персонала и необходимую численность подразделения

  1. Современные руководители, как правило, хорошо понимают язык цифр и плохо воспринимают неконкретные жалобы на перегруженность. По возможности, нужно подготовить оценку дополнительных затрат организации (на расширение штатов и/или повышение зарплаты) и соотнести их с той отдачей, которая в итоге будет получена.
  2. На разговор с руководством лучше идти, имея на руках не только данные о загруженности персонала, но и конкретные предложения по перераспределению обязанностей. При обсуждении упор лучше делать не на необходимость разгрузить конкретного сотрудника, а на повышение эффективности работы с документами в организации, на возможный выигрыш для других служб и подразделений и т.п.
  3. Предложения руководству желательно оформить в виде служебной записки. Если руководитель их поддержит, то будет возможность сразу наложить резолюцию на готовый документ. В случае отрицательного решения останется документ, который может еще пригодиться в будущем.

Служебная записка носит информационно-справочный характер. Используется служебная записка в качестве дополнительного инструмента деловой переписки внутри организации, в целях освещения каких-либо вопросов, касающихся конкретного работника, либо производственной деятельности определенного отдела.

Ознакомиться информацией как должна проходить стажировка на рабочем месте по ТК РФ.Служебная записка является внутренним инструментом любой организации Служебная записка составляется в произвольной форме, но, тем не менее, должна включать в себя ряд обязательных элементов:

  1. в основном тексте документа описывается сложившаяся ситуация, затем конкретное предложение или просьба;
  2. затем указывается наименование самого документа, то есть «служебная записка»;
  3. в правом верхнем углу указывается должность и ФИО адресата в дательном падеже;
  4. в конце служебной записки указывается должность составителя, подпись и расшифровка подписи (фамилия, имя, отчество).
  5. заголовок документа должен содержать информацию о предмете служебной записки (заголовок указывается в предложном падеже);
  6. далее указывается дата составления документа и регистрационный номер;

Служебная записка в зависимости от ситуации может быть докладной или объяснительной. Если служебная записка обеспечивает связь между сотрудниками предприятия на горизонтальном уровне (например, руководитель одного структурного подразделения может подготовить служебную записку на имя руководителя другого структурного подразделения того же предприятия), то докладная записка, являясь разновидностью служебной записки, адресуется вышестоящему руководству, например непосредственному руководителю, либо директору предприятия.

Оформление служебной записки:

  1. для текста используется шрифт «Times New Roman»;
  2. наименование документа может располагаться как посередине, так и от границы левого поля.
  3. служебная записка составляется на листе бумаги формата А4;
  4. межстрочный интервал – 1,5;
  5. размер шрифта — 14;
  6. дата проставляется арабскими цифрами (например, 24.06.2015г.) или буквами и цифрами (например, 24 июня 2015г.);

Как правильно произвести изменение штатного расписания в связи с оптимизацией работы организации?

Штатное расписание отражает преобразование структуры предприятия, состава должностей, режимы работы сотрудников, порядок формирования и размеры оплат.Изменения, происходящие в действующей организации, должны быть отражены в основном документе для определения численности.Из нашей статьи вы узнаете, в какие документы нужно вносить изменения и обязательно ли указывать причины.Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Приказ о введении в штатное расписание новой должности – образец

Ввод новой должности в штатное расписание происходит по приказу руководителя. Оформление приказа происходит на основании поданной служебной записки.

В приказе указываются следующие пункты:

  1. Необходимость составления иной структуры в связи с поданным ходатайством о произведение изменений;
  2. Размер ставки, должностного оклада и иных постоянных надбавок.
  3. Указание отдела, куда будет вводиться вакансия;
  4. Название вводимой вакансии;

Приказ утверждается руководителем и закрепляется печатью предприятия. Скачать образец приказа

Как меняется документ

По ведению штатного расписания установленных единых правил не предусмотрено, потому что оно не является обязательным документом для небюджетных организаций.

На практике большинство предприятий ведут такой вид документации, как штатное расписание, так как оно позволяет систематизировать сведения о должностях, сотрудниках и их окладах, об условиях труда и дополнительных особенностях.Это дает возможность при необходимости оперативно провести анализ необходимой информации. Предприятие вправе вести данный документ на основании местных локальных актов.Штатное расписание составляется сроком на 1 год, и его меняют в конце каждого года.

И на практике не нужно ничего делать с этим документом, если ощутимых изменений в работе предприятия не происходит.Процедура изменения штатного расписания обязательна при введении новых должностей, изменении численности работников или условий оплаты их труда, для ее проведения существует установленный регламент.Введение новой должности может быть обусловлено следующими причинами:

  1. производство расширяется, что требует привлечения новых работников и новых должностей;
  2. проводится реорганизация, в результате которой требуются специалисты другого профиля;
  3. уменьшается нагрузка на некоторых сотрудников, которым приходилось совмещать несколько должностей.

Изменения в штатном расписании при введении новой должности возможны только при наличии приказа руководителя.

Перед тем, как ввести новую должность, должны быть соблюдены следующие условия:

  1. производится сбор необходимой документации;
  2. данные о необходимости расширения штата обобщаются и анализируются;
  3. составляется приказ;
  4. изменяется штатное расписание.

Внесение поправок без доказательства того, что они необходимы на самом деле, будет невозможным и новая должность не будет считаться законной. Сбором доказательств необходимости новой должности занимается лицо, имеющее на это полномочия.Штатное расписание при введении новой должности

Приказ о внесении корректировок в штатное расписание

Такой приказ (распоряжение) не имеет унифицированной формы.

А значит, каждая организация вправе самостоятельно разработать бланк. Документ может составляться кадровиками предприятия, его юристами или секретарем. В приказе следует привести следующие обязательные сведения:

  1. Название документа – к примеру, «Приказ о введении (или включении) новой должности в штатное расписание».
  2. Точное наименование организации (согласно учредительным документам).
  3. Подразделение организации, в котором вводится новая должность. В бюджетных структурах наименование должно совпадать с перечнем профессий в профстандартах.
  4. Виза руководителя организации или уполномоченного им работника. Согласующую подпись зачастую проставляет главбух или начальник ОК (отдел кадров).
  5. ФИО и должность работника учреждения, который является ответственным лицом за исполнение распоряжения.
  6. Основание для расширения штата организации – к примеру, служебная записка начальника отдела, результаты статистических исследований и т.д.
  7. Дата, с которой изменения вступают в действие.
  8. №, дата и место составления распоряжения.
  9. Число новых единиц штата, размеры окладов, доплат и других видов вознаграждений.

Доводить содержание приказа до персонала работодатель не обязан.Смотрите другие образцы приказа о внесении изменений в штатное расписание в Системе Госфинансы:

Menu

Также новая должность создается, скажем так, с «разгрузочной» целью, если например, на одном специалисте, отвечающем за ту или иную сферу деятельности компании, лежит несколько функций – к примеру, финансист одновременно является и секретарем, и эйчар-менеджером.

Или, к примеру, секретарь компании является и кофе-леди, и бухгалтером, и переводчиком одновременно.

Одно дело, если сотрудник справляется с этим легко, но если нагрузка ощутимая и выполняются не все функции, которые отвечают потребностям бизнеса,то ответ на вопрос о необходимости введения нового специалиста может быть только одним – он нужен. Остается другой вопрос, как сделать это правильно. Собственно, принцип здесь один и тот же: сперва работники отдела приходят к выводу, что действующих единиц у них в департаменте мало и они явно не справляются с поставленными задачами или делают это с огромными сложностями.

Это быстро и бесплатно! Оглавление:

  1. Инструкция по введению новых штатных единиц, в том числе и контрактного управляющего
  2. Как внести изменения в штатное расписание по должностям?
  3. Обоснование необходимости введения новой должности

Обоснование необходимости введения новой должности Одним из внутренних нормативных актов, на которое организация опирается в своей деятельности, является штатное расписание.

Оно отражает, какие должности существуют в данной фирме, какой месячный оклад положен каждой из них. Соответственно, новая должность обязательно должна быть в немо отражена (Письмо Роструда № 428-6-1 от 22.03.12). Руководитель фирмы или иное уполномоченное лицо осуществляет это на основании своего приказа.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+