Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Официальное письмо согласование встречи образец

Официальное письмо согласование встречи образец

Оглавление:

Как попросить о встрече в деловом письме?


Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить. Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы.

После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!

Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере!

Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений.

Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.

Письма холодным клиентам

1. Впервые пишете потенциальному клиенту?

Отправьте такое короткое послание: Тема письма: Возможно Вы — наш новый клиент 2.

Расскажите потенциальному клиенту об успешном опыте сотрудничества с его конкурентами: Тема письма: Не отставайте от конкурентов 3.

Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциальных клиентов, отправьте им письмо-предложение такого образца: Тема письма: Подробнее о нашей компании Назад к содержанию

Деловое письмо-просьба на английском языке

Этим Вы поможете в развитии нашего сайта! Спасибо! Очень часто возникает потребность обратиться к кому-либо с письменной деловой просьбой на английском языке. Существует множество видов деловой просьбы, вот только немногие из них:

  • Просьба о собеседовании перед приемом на работу
  • Обращение за рекомендательным письмом
  • Просьба о встрече
  • Просьба о предоставлении информации
  • Просьба о повышении
  • Как написать деловое письмо-просьбу Структура делового письма-просьбы на английском языке, как и правила общения при его написании, практически не отличается от стандартного делового письма на английском языке .

    Однако есть несколько простых правил составления делового письма-просьбы, соблюдая которые вы можете увеличить шансы получить согласие на то, что вы просите сделать.

    Будьте проще. В первом же абзаце письма укажите получателю причину вашего обращения к нему. В случае необходимости, дайте человеку, которому вы пишете, соответствующую информацию, чтобы помочь ему вспомнить вас. Например, если вы пишете бывшему своему преподавателю, объясните, в каком году и на каком факультете вы у него учились.

    Например, если вы пишете бывшему своему преподавателю, объясните, в каком году и на каком факультете вы у него учились. В случае письма бывшему руководителю, напомните ему, когда вы работали с ними. Эти данные помогут получателю вашей просьбы вспомнить вас.

    Кратко объясните, что именно вы просите у него. Если у вашей просьбы есть срок выполнения, то укажите его сразу после самой просьбы.

    Дайте читателю всю информацию, которая должна соответствовать вашей просьбе. Добавьте любую вспомогательную информацию, которая может потребоваться получателю вашей просьбы.

    Укажите свою контактную информацию, включая полное имя, почтовый адрес, номер телефона и адрес электронной почты в теле письма. Попросите читателя связаться с вами, если у него возникнут какие-либо вопросы или сомнения по поводу вашего запроса. Поблагодарите человека за оказанную помощь.

    Обращение

    Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении.

    Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.

    4. Пример положительного ответа заказчика подрядчику

    Заказчик направляет окончательный ответ Подрядчику с приложением письма Проектировщика. Если реализация изменения не может быть согласована без изменения стоимости строительства, то в зависимости от договора на СМР возможно применить такую фразу “Для реализации проектного решения поьребуются дополнительные расходы с оформлением актов о необходимости производства работ с оплатой в счет непредвиденных затрат.”Скачать письмо ответ от Заказчика Подрядчику Согласование

    Время и место

    Необходимо помнить, что психологически граница ответа по времени в её критическом значении составляет сорок восемь часов.

    Это в том случае, если нет функции автоответчика. Когда минуют двое суток, адресат уже исполнен уверенности, что его письмо оставлено без внимания или в лучшем случае — утеряно. Правила делового письма содержат и этот пункт: никогда не задерживать ответ, ибо это непременная потеря клиента, а партнёр станет волноваться и думать о разрыве всяческих отношений.

    Правила делового письма содержат и этот пункт: никогда не задерживать ответ, ибо это непременная потеря клиента, а партнёр станет волноваться и думать о разрыве всяческих отношений. Во всяком случае это грубейшее нарушение этики деловой переписки.

    Если же нужна рассылка одинаковой информации, можно просто расширить список адресатов. Мы могли бы встретиться в нашем центральном офисе в Москве или, по вашему усмотрению, в офисе Вашей компании в Новосибирске. Рассчитываю на скорую встречу с Вами.

    Письмо-приглашение Я обращаюсь к Вам, чтобы выяснить, не согласитесь ли Вы принять приглашение от ____ (название фирмы). Позвольте заверить, что мы очень хотим видеть Вас здесь и сделаем все от нас зависящее, чтобы Ваше пребывание у нас было приятным.

    Если Вы готовы принять наше приглашение, прошу сообщить, какие даты для Вас наиболее удобны. Хотелось бы знать, не сочтете ли Вы возможным приехать в.

    и сделать для нас сообщение о Ваших последних работах, обратив особое внимание на проблемы.

    Если это приемлемо для Вас, я бы предложил апрель, хотя, разумеется, мы будем рады организовать этот визит к любой дате, удобной для Вас. . Вы должны представиться, иначе клиенту придется вспоминать кто вы, а это недопустимо.

    Пример: “Меня зовут Анна, я представитель компании “Волосатик”.

    • Причина, по которой вы пишите клиенту. Может быть вы уже договорились о сотрудничестве по телефону или у вас возникли разногласия по поводу заказа, или вы впервые обращаетесь к клиенту со своим предложением – в любом случае информация об этом должна быть здесь.

    Примеры:

    1. Мы вчера с вами разговаривали по телефону и договорились о поставке шампуня в ваш салон;
    2. Мы ознакомились с вашими претензиями и хотели бы исправить свои ошибки;
    3. Мы хотели бы предложить вам линию средств по уходу за волосами, наша продукция соответствует концепции вашего салона – только качественная косметика из натуральных ингредиентов.

    Переписка очень часто является эмоционально затратной и сложной работой, поскольку общение с помощью электронных средств стало одной из главных и в принципе неотъемлемой частью работы делового человека. Пишут коллегам относительно работы, пишут руководству, деловым партнёрам, клиентам.

    Пишут людям хорошо знакомым и тем, которых, вполне возможно, никогда и увидеть-то не придётся. Требования по составлению деловых писем по единому образцу в принципе отсутствуют, ещё не написаны учебники, но этика делового общения уже сложилась, поскольку именно она является двигателем успешного ведения бизнеса.

    Деловое письмо — визитная карточка компании, отражающая её официальную позицию. От переписки зависит, будет ли сотрудничество комфортным и продуктивным, да и состоится ли оно вообще. Помещение всех адресов в одно поле «кому» намного сокращает время доставки, и соблюдается прозрачность в партнёрских отношениях: каждый получивший письмо видит сформированный список.

    Помещение всех адресов в одно поле «кому» намного сокращает время доставки, и соблюдается прозрачность в партнёрских отношениях: каждый получивший письмо видит сформированный список. Прекрасный посыл к продолжению партнёрских отношений — вежливая фраза «заранее благодарю».

    Как пишется в деловом письме и в какой части она помещается — каждый решает сам.

    Конечно, видеть её адресат должен после уже усвоенной информации и побуждения к действию. В конце письма, перед блоком контактов — самое лучшее место для этой фразы.

    Кстати, о контактной информации: она должна быть в каждом письме, не только в первом. Телефоны автора, должность и всё прочее нельзя заставлять искать. Оформление делового письма от длительности переписки никак не зависит.

    Правила нужно соблюдать всегда. А чтобы не гадать, получил ли адресат письмо, есть функция запроса.

    Источник: http://advokatkuzin.ru/delovoe-pismo-otvet-na-naznachenie-vstrechi-primer/

    Просьба о назначении переносе встречи деловая переписка

    Общеустановленным требованием в деловых письмах считается ссылка на предыдущие события: электронное письмо, встречу, телефонный разговор.

    Обязательно прописывается число.

    1. Согласно договоренности на (дата)…
    2. В соответствии с соглашением на (дата)…
    3. Это письмо является продолжением нашего телефонного разговора от (дата)…
    4. В ответ на Ваш запрос от (дата)…

    5.

    Причина (предмет разговора). В тактичной форме указываете основания для встречи (выплата гонорара, обсуждение нюансов, составление договора и прочее).

    1. Мы обсуждали… Вы хотели приобрести…
    2. В течение нескольких месяцев я изучал Ваши навыки…
    3. Нас заинтересовало Ваше предложение…
    4. Мы подробно изучили предложенный Вами проект и хотели бы обсудить детали.
    5. Мы надеемся на встречу с Вами, чтобы выработать положительное решение.

    Назначение встречи.

    Как лучше всего написать деловое письмо о переносе встречи?

    Данная ситуация, без сомнений, более щекотливая тема, поскольку ни один бизнесмен не любит отходить от своих планов.

    Однако — это бизнес, и подобное случается! Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением.В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет.

    В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).Кратко, емко и вежливо, однако дальше непременно стоит запросить новую дату деловой беседы или, если есть возможность, перевести ее в другой формат. Пример: (Возможно ли перенести встречу на другой день или провести беседу по телефонной связи?).

    Ну и напоследок, непременно стоит лаконично попрощаться, запросив ответ: (ожидаем Вашего ответа, с уважением, генеральный директор ООО «Яблочки»).

    Деловое письмо ответ на назначение встречи примеры

    6.2.1.

    Важно Ведение деловой деятельности предполагает активные контакты с партнерами и клиентами, причем зачастую они носят характер личных встреч.

    Кроме того, в деловой деятельности практикуется обмен специалистами, их обучение и подготовка.

    Договоренности о таких встречах и визитах обычно достигаются в результате обмена соответствующим письмами.

    Примеры таких писем приведены в данном разделе. Письмо-предложение о встрече для обсуждения делового сотрудничества. Необходим ответ Информируем Вас о том, что господин.

    может посетить офис Вашей фирмы днем после обеда (дата). Этот визит позволил бы нам обсудить вопросы, представляющие взаимный интерес, и изучить возможности дальнейшего развития наших деловых отношений. Господин. Однако — это бизнес, и подобное случается!

    Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением.

    В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет. В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).

    Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Генеральной (ому) директору ООО «Хер Вам, а не деньги!» Никто Т. С. Херов тупик, д. 7489 Каймановы острова 000551 Уважаемая Такая-то Сякая-то!

    Ваше обращение об организации встречи там-то там-то, потому-то потому-то рассмотрено. Сообщаем Вам, что ООО (ОАО, ЗАО, ХерзнаетКТОО) согласно организовать встречу на предложенных условиях.

    Представителем от ООО (ОАО, ЗАО, ХерзнаетКТОО) на встрече будет присутствовать руководитель (директор, начальник, гуру, шаман и т. д.) Козалупов Писюн Инокентьевич. Для уточнения рабочих вопросов по организации данного мероприятия предлагаем Вам связываться с помощником руководителя Сиськокрутовой Попочкой Клиторовной (тел.

    +79128562429) С уважением, Руководитель ООО (ОАО, ЗАО, ХерзнаетКТОО) П. И. Если ответить немедленно не получается, нужно всё-таки сообщение о получении ответа послать, где указать время следующего сеанса связи.

    Содержание документа о встрече

    Чтобы письмо было последовательным и содержало в себе актуальную информацию, преподносимую постепенно, необходимо строго следовать его структуре.

    • Причина обращения. Вероятно, вы уже договорились о встрече по телефону или электронной почте, или возникли какие-то заминки касательно заказа, или это вовсе первое обращение. В любом случае следует напомнить, чего вы ожидаете от клиента. Оптимальный пример: «мы вчера общались по телефону и договорились о…» или «мы изучили ваши претензии и хотим обсудить…» или «мы хотели бы сделать Вам деловое предложение…». Это далеко не исчерпывающий перечень вариантов.
    • Обращение. Оно нуждается в выделении отдельной строки. Здесь же указывается приветствие. Идеальное решение: «Здравствуйте, Федор Игоревичи!».
    • Контактные данные. Если хотите показать потенциальному клиенту свое уважение, нужно указать не только контакты, но и еще раз повторить должность, имя. Можно оформить эту часть по классическому шаблону или же использовать более-менее оригинальный подход: «для подтверждения встречи можете позвонить по телефону…» или «для уточнения деталей Вы можете написать мне по адресу…». На следующей строке пишется «С уважением», а строкой ниже – «Ирина Эдуардовна, Ваш личный консультант».
    • Представление. Согласитесь, не очень приятно читать письмо, пришедшее неизвестно от кого. Сообщите адресату свое имя и то, кем вы являетесь (менеджер, предприниматель, оператор и т. д.).
    • Назначение встречи. В этом отчасти и заключается целевая задача, стоящая перед отправителем письма. Нужно действовать поступательно и ни в коем случае не резко. К примеру: «я бы с удовольствием встретился с Вами и обсудил детали лично…» или «если вы желаете узнать подробности, можем встретиться (дата, время) и пообщаться насчет дальнейшего сотрудничества…».

    Все.

    На этом письмо можно считать полностью завершенным и оформленным. Осталось лишь перечитать его и направить клиенту. вы узнаете, как правильно составить и направить благодарственное письмо.

    Ответное письмо-подтверждение участия во встрече (Reply for letter requesting appointment)

    После получения письма, инициирующего встречу, в случае согласия на встречу составляется ответное письмо, в котором могут уточняться даты, время, контакты, место встречи и т.п.

    Как и большинство других писем, такое письмо начинается с благодарности за предложение о встрече, а заканчиваться может выражением желания встретиться в скором времени и/или предложением обращаться за уточнением необходимых деталей встречи.(Пример письма-ответа на предложение о встрече см. во вложенных документах).

    Обязательные элементы письма-согласия на аудит

    • Прояснение условий аудиторской проверки:
      • цель и объект аудита;
      • проверяется только головное подразделение или также бухотчетность филиалов;
      • ссылки на законодательные и нормативные акты, на которых будет основываться аудит;
      • что будет проверяться дополнительно, помимо стандартной процедуры.
    • что будет проверяться дополнительно, помимо стандартной процедуры.
    • цель и объект аудита;
    • недопустимость влияния на аудиторов с целью искажения результатов проверки.
    • Обязательства проверяемой организации:
      • возложение ответственности за достоверность предоставляемых для проверки данных;
      • наличие свободного доступа к проверяемым объектам (информации);
      • возможности аудиторских запросов контрагентов;
      • недопустимость влияния на аудиторов с целью искажения результатов проверки.
    • степень ответственности аудиторов;
    • проверяется только головное подразделение или также бухотчетность филиалов;
    • наличие свободного доступа к проверяемым объектам (информации);
    • ссылки на законодательные и нормативные акты, на которых будет основываться аудит;
    • возможности аудиторских запросов контрагентов;
    • обоснование аудиторского риска.
    • охрана коммерческой тайны;
    • Уточнение обязательств аудиторской проверки:
      • какая будет аудиторская отчетность;
      • степень ответственности аудиторов;
      • охрана коммерческой тайны;
      • обоснование аудиторского риска.
    • возложение ответственности за достоверность предоставляемых для проверки данных;
    • какая будет аудиторская отчетность;

    Назначение встречи

    Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи.

    Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:

    1. Назначить дату, но с оговоркой, что ее можно скорректировать по совместной договоренности либо по желанию адресата.
    2. Назначить конкретную дату.
    3. Поставить временные рамки, в которые удобно было бы встретиться. Например, со 12.00 вторника до 18. 00 четверга. Даты при этом все же необходимо указывать.
    4. Оставить дату и время встречи на усмотрение второй стороны.

    Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным.

    Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.

    Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?

    Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны.

    Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется). Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

    Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:

    • Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
    • Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
    • Уважаемый Артем Александрович, это письмо является продолжением наших переговоров при личной деловой встрече 31 декабря.
    • Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).
    • Надеюсь, мы сможем дойти до взаимопониманию и продолжим наше сотрудничество на новом уровне (завершение краткого письма с вежливым призывом ответить на предложение «да»).

    Реквизиты

    Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа).

    Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.

    Письмо предложение о встрече

    Письмо #1:Уважаемый Иван Иванович ,Мы получили Вашу жалобу о [проблема] и хотели бы встретиться и обсудить ваши проблемы.

    Мы назначаем встречу на 15 июня 2013 г. в 13:00. Пожалуйста, давайте обсудим ваши проблемы и пути их решения.Благодарим за желание улучшить нашу организацию и за ваши честные высказывания. Мы надеемся встретиться с вами и выработать положительное решение.Письмо #2:Уважаемый Иван Иванович ,Я был бы рад, если бы Вы присоединились к нашей компании.

    Вы знаете, что я искал кого-то с вашими навыками в течение многих месяцев. Я думаю, что Вы были бы идеальным кандидатом для нашей организации.Я хотел бы встретиться с Вами 10 июня 2013 г.

    чтобы обсудить возможность вашего перехода к нам. Пожалуйста, позвоните мне, чтобы мы могли договориться о встрече.

    Надеюсь на скорую встречу.

    Структура письма о встрече с клиентом

    • Обращение к клиенту. Для этой части письма необходимо выделить отдельную строчку. Здесь же вы должны поприветствовать вашего партнера: “Здравствуйте, Иван Иванович!”
    • Представление. Вы должны представиться, иначе клиенту придется вспоминать кто вы, а это недопустимо.

    Пример: “Меня зовут Анна, я представитель компании “Волосатик”.

    • Причина, по которой вы пишите клиенту. Может быть вы уже договорились о сотрудничестве по телефону или у вас возникли разногласия по поводу заказа, или вы впервые обращаетесь к клиенту со своим предложением – в любом случае информация об этом должна быть здесь.

    Примеры:

    1. Мы вчера с вами разговаривали по телефону и договорились о поставке шампуня в ваш салон;
    2. Мы ознакомились с вашими претензиями и хотели бы исправить свои ошибки;
    3. Мы хотели бы предложить вам линию средств по уходу за волосами, наша продукция соответствует концепции вашего салона – только качественная косметика из натуральных ингредиентов. С предложением вы можете ознакомиться в прикрепленном файле.

    Эти примеры подходят для описанных нами ситуаций.

    Но могут быть и другие причины для обращения к клиенту. Примеры:

    1. Я хотела бы с вами встретиться, чтобы обсудить некоторые моменты и заключить договор. Предварительно назначаем вам встречу 20 июня в 13:00 в нашем офисе по адресу “адрес”. Если вас не устраивает время или дата, то мы готовы перенести нашу встречу на удобное вам время;
    2. Если вам интересно наше предложение, то мы можем встретиться 20 июня в 13:00 в нашем офисе и обсудить возможности нашего дальнейшего сотрудничества.
    • Ваши контактные данные.

      Здесь вы должны указать не только контактные данные, но и вашу должность и имя.

    Пример: “Для подтверждения встречи вы можете позвонить по номеру “номер” или написать на мою электронную почту “адрес” (адрес электронной почты должен быть тот же). С уважением, Анна Викторовна, ваш персональный менеджер”. На этом наше письмо заканчивается.

    Что если деловое письмо — отказ от встречи?

    Бывает, что условия определенной организации попросту не подходят под установленные требования, но это не означает, что запрос на встречу от них стоит игнорировать или отвечать в грубой форме.

    Профессионализм — это имидж, а он требует рассмотрения любых предложений, даже если с дальнейшим отказом. Для этого стоит использовать следующую структуру письма:

    • А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
    • Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).
    • Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
    • Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
    • Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
    • Индивидуальное обращение для эффекта «прочитанной» заявки (Здравствуйте, Артем Александрович!).
    • И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)

    Как отправить письмо

    Письмо можно отправить несколькими разными путями.

    • В крайнем случае, можно воспользоваться мессенджером или социальной сетью, но лучше все же предварительно удостовериться в том, что потенциальный партнер приемлет такой путь делового общения.
    • Если по каким-либо причинам эти способы не подходят, то допустимо отправление письма через электронные средства связи (официальную электронную почту), а также факс.
    • Наиболее простой и доступный, хоть и затратный по времени: через обычную почту России – здесь нужно выбрать заказное с уведомлением о вручении (такой способ гарантирует то, что послание дойдет до адресата). Также можно отослать письмо через представителя или курьера.

    Письмо-отказ от встречи (Letter declining invitation)

    Вполне естественно, что могут произойти различные события, вследствие которых назначенная встреча может быть отменена.Например, если в предложенное время у вас (вашего руководителя) уже запланированы важные мероприятия, командировка и т.п.

    или предложение о сотрудничестве с данной компанией в настоящий момент для вас не актуально.В начале письма–отказа для того, чтобы смягчить неприятную ситуацию, следует поблагодарить за письмо-предложение о встрече, например:

    «Thank you for your letter of 5 May enquiring about the opportunity to arrange a meeting with our Purchasing Director»

    .В основной части нужно извиниться за отказ от встречи (например, «I am sorry to say that…», «Unfortunately…») и объяснить причину, например:В заключительной части, если отказ не категоричный, можно предложить различные альтернативные варианты времени, места и других условий встречи.Также следует поинтересоваться, насколько данные варианты удобны. Это можно сделать при помощи следующих фраз:

    Представление

    Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам.

    Это может выглядеть так:

    «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»

    ».

    Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться. Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась.

    Результативность деловых писем о встрече

    Эффективность от применения деловых писем зависит от нескольких факторов:

    1. сфера деятельности хозяйствующего субъекта (например, деловые письма показывают наибольшую результативность в области крупного предпринимательства, в то время как малый бизнес может обойтись неформальным общением в социальных сетях или по электронной почте);
    2. время отправления (нужно направить письмо адресату в то самое время, когда он его ждет или когда, по мнению отправителя, он нуждается в данном документе, письмо ни в коем случае не должно «огорошивать», т. е. приходить «как снег на голову»).
    3. грамотность составленного документа (неправильно составленное письмо лишь оттолкнет потенциального клиента вместо того, чтобы привлечь его внимание, в то время как хорошо составленное письмо позволит заинтересовать потребителя и сохранить с ним теплые дружеские отношения);

    Если все эти пункты соблюдены, вы составите эффективное письмо, которое однозначно привлечет внимание вашего клиента и позволит превратить его из заинтересованного лица в постоянного заказчика.

    Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?

    Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке. Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ». Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем.

    Пример:

    «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…»

    — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…». После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.

    Пример

    Сегодня в 15:00 мы обсуждали внедрение CRM в вашей компании.Я услышал следующее (поправьте меня, если не так услышал):

    1. К ноябрю 2020 отдел продаж должен полностью перейти из старой CRM в новую
    2. К моменту миграции необходимо подготовить регламенты по работе с системой
    3. В первом квартале будем прорабатывать визуализацию результатов отдела
    4. Проектом по внедрению с Вашей стороны будет управлять Алексей Кортнев
    5. 12 августа на совете директоров будет принято итоговое решение о сроках и условиях запуска проекта
    1. Назначить встречу по теме визуализации данных – я, 14.01
    2. Прислать пример отчёта менеджера по продажам – Евгений, к 06.08
    3. Выбрать поля, необходимые в карточке сделки – Алексей, к 07.08 (список возможных полей я прикрепил к этому письму)
    4. Подготовить скриншоты будущей карточки контрагента для презентации на СД – я, к 08.08
    5. Подготовить предложение по автоматизации отчётности – я, к 09.08

    Спасибо за конструктивную встречу! Если появятся вопросы до, во время или после совета директоров, я с удовольствием отвечу.С уважением, Подрыв Устоев | ООО Далее Неразборчиво | 88120001234Составляя любое письмо, особенно письмо клиенту, важно помнить:

    1. Письмо могут переслать без комментариев, и тогда получатель должен понять, о чём речь
    2. Письмо может пригодиться через полгода, и любой участник беседы должен по нему вспомнить, что там происходило

    Если эта шпаргалка кажется вам полезной, помогите мне выбрать, о чём писать дальше.Следующая статьяЧто делать с сейлзом, который вот-вот выгоритКак управлять удалёнными сотрудникамиВизуализация результатов в отделе продажПоказать результатыПереатьПроать#whoispotemina #np_salesmethodologyМатериал опубликован пользователем.

    Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте. НаписатьИсточник: https://vc.ru/hr/77746-kak-napisat-gramotnoe-pismo-po-itogam-vstrechi-pamyatkaNo related posts.

    Поделиться: ЗаписиРубрики×Рекомендуем посмотретьРубрикиПопулярноеКонтактыг.Москва, Крылатская улица, дом 16, строение 227(495) 152-72-14 © Copyright 2020, Заработаем.

    Все права защищены.

    Дополнительные части

    В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:

    1. Благодарность за возможность пригласить на встречу.
    2. Контактное лицо (если этой информации не было в начале).
    3. Кто еще приглашен принять участие во встрече.
    4. Как действовать, если у адресата нет возможности явиться для переговоров в указанное время. Например, послать письмо, внести предложения и пр.

    В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме.

    Главное – знать цель послания. Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:

    1. Обращение.
    2. Представление.
    3. Аргументацию обращения.
    4. Данные организации.
    5. Номер и дату документа.
    6. Подпись.
    7. Наименование адресата.
    8. Цель.
    9. Назначение встречи.

    Переписка по организации личных встреч и переговоров

    В таблице ниже приведены основные этапы и цели переписки по организации личных встреч, а также виды соответствующих писем. Далее рассмотрим каждый отдельный вид письма.

    Переписка по организации личных встреч Как мы уже упомянули, в настоящее время большая часть переписки ведется по электронной почте.

    Однако в особо серьезных случаях и на очень высоком уровне до сих пор используют традиционную почту. При этом первые контакты могут быть установлены с использованием традиционной почты, а в дальнейшем переписка может перейти в электронную форму.

    Последние новости по теме статьи

    Важно знать!
    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
    • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

    Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

    Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

    • Анонимно
    • Профессионально

    Задайте вопрос нашему юристу!

    Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

    +