Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Правила прошивки документов нитками нумерация

Правила прошивки документов нитками нумерация

Правила прошивки документов нитками нумерация

Оглавление:

Точка зрения законодательных органов


На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода. Среди них необходимо выделить следующие:

  1. п.п. 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г., 26 февраля 2004 г.).
  2. п. 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г. «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
  3. методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198;
  4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
  5. п.6.2.2.4. Инструкцию ЦБ России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», которая была утверждена Приказом №02-213 от 7.12.1992г.;

Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку. Базовыми, т.е. такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

  1. Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.
  2. копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать;
  3. обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (п. 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7.12.1992г.);
  4. прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата.
  5. прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов;

Переплет бухгалтерских документов

Основу архива любой организации часто составляют бухгалтерские документы. Очень важно, чтобы все они были структурированы и сшиты.

Четко установленного порядка хранения их нет.

В соотвествии с Положением по ведению бухучета предприятия обязаны хранить не менее 5 лет все бухгалтерские документы: выписки банка, кассовые документы, авансовые отчёты и т. д. Переплетная мастерская Принцип подшивания документов такой же, только обычно делают 5 отверстий, поскольку дела имеют большую толщину.

Этот процесс поручают определенному сотруднику. При подшитии составляется опись бумаг, вошедших в дело.

Кассовые документы можно подшить через верхний левый угол.

Многие предприятия для облегчения нелегкого труда подшивания обращаются в специализированные фирмы, занимающиеся переплетом. Несмотря на то, как много тонкостей в простом, кажется, деле подшития бумаг, грамотный подход к этому вопросу позволит облегчить процесс хранения и работы с завершенными делами. Источник: https://shtrafsud.ru/dokumenty/kak-ssivat-nitkami.html Понравилась статья?

Поделить с друзьями: Содержание1 Как взять землю в аренду у государства под сельское хозяйство в 2018 — Содержание1 Стоимость услуг нотариуса при оформлении наследства, сколько процентов берет1.1 Сколько стоит вступить в наследство1.2 Содержание1 Документы на субсидию в 2018 году — на оплату коммунальных услуг, какие нужны, Содержание1 Подача жалобы в конституционный суд1.1 Что входит в компетенцию конституционного суда1.2 Кто может Содержание1 Зачем нужен кадастровый паспорт на дом и земельный участок?1.1 Кадастровый паспорт – что Содержание1 Вступление в наследство по истечении 6 месяцев1.1 Процедура оформления наследства1.2 Как вступить в

Как сшивать документы нитками

Подложить опись в начало дела или же приклеить к обложке. 2. Подготовить все материалы для сшивки: картон, нитки, клей, шило.

ОбложкаОформить обложку, приклеив к ней титульный лист с необходимой информацией или заполнив от руки.Пробивание отверстийОтверстия можно сделать шилом или дыроколом, от левого края нужно отступить 1,5.2 см, расстояния между дырками предусмотреть около 3 см, придерживаться строгой вертикали.Прошивание1.

Дела длительного хранения следует прошивать вместе с обложкой.2.

Прошивка обычных бумаг начинается с листа, последующего за переплетом. 3. Прошивка делается два раза. Завершительная подписьНа обратной стороне подшивки – обложки, последнего листа или же чистого листа делается наклейка, которая препятствует изыманию листов.Для этого она садится на клей, и на нее проставляется печать организации таким образом, что заходит частично и на наклейку, и на листок бумаги.

Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

  1. У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой. Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.
  2. Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
  3. С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см. Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.
  4. Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.

Как прошить в 4 дырки

Схема того, как правильно сшить бумагиМеханизм действий при данном виде схемы включает в себя следующие этапы:

  • При необходимости повторить процедуру.
  • На третьем шаге нужно продеть в отверстие, находящееся от левой части страницы с иной стороны «тетради».

    Потянуть нитку вверх.

  • Продеть подшивку в крайнюю левую дырочку на главной части документов, протянуть вниз.
  • Направить иглу во второй отсек от правого края листа, потянуть шнурок вниз, что производится на лицевой стороне.
  • Подшивать нужно, начиная со второго отверстия от левого края с оборотной стороны пакета бумаг.

    Потянуть нитку вверх.

  • С тыльной стороны файла протянуть шов через крайнюю правую дыру вверх.
  • В конце нужно вдеть шнур во 2-ю дыру с правой стороны страниц, что производится аналогично с лицевой стороны.

После того, как документ прошит, нужно на каждом листе от руки проставить номера страниц.

Есть особые условия простановки нумерации:

  1. Простановка осуществляется в порядке возрастания, в основном арабскими цифрами — 1, 2, 3 и т. д.
  2. Если в архивной записи есть бумаги в конверте, то номер присваивается как конверту, так и его содержимому тоже при использовании так называемой сквозной нумерации.
  3. При наличии нескольких дел в одном документе цифры на них проставляются раздельно.
  4. Если листок выходит далеко за формат А4, то его необходимо сложить в несколько раз. При этом номер листа ставится как и в обычном порядке — на лицевой стороне справа сверху.
  5. Циферки ставятся в правом верхнем углу, они не должны попадать на основной текст документа.
  6. В случае наличия иных бумаг, например, дополнительного соглашения, спецификаций или приложения, они должны подлежать нумерации в сквозную.
  7. При наличии скрепленных мини-бумажек к документу (самый яркий пример — чеки) желательно к пакету подготовить оформленную должным образом опись и присвоить ей номер по тем же правилам, по которым осуществлялась нумерация остальных страниц.

Использование станков

Станками для хранения (сшивания) документации называют специальные приспособления, имеющие в основании деревянную станину.

Чаще всего станину изготавливают из бука или дуба.

Соответственно, стоимость такого архивного изделия достаточно высока (порядка 1 500 рублей за единицу).Каждый станок оснащён специальной боковой линейкой для выравнивания листов и прижимной планкой, обеспечивающей надёжную фиксацию.

Толщина прошивки в зависимости от модели станка может составлять до 5-8 сантиметров.Перед упаковкой документа рекомендуется разместить на станине специальный картон для упаковки, который будет играть роль переплёта.

Как правильно нумеровать документы, страницы, листы, при подшивке, в делопроизводстве, для архива

Нумерование листов, последующая сшивка документов, довольно важное и ответственное дело. К нумеровке прибегают бухгалтера, юристы, нотариусы. Она важна для ИП, государственных учреждений, предприятий.

Однако сегодня, в силу новых технологий и компьютеризации всех отраслей, документирование становится больше электронным.

Но стоит отметить, что и бумажные носители все еще актуальны, востребованы при обращении во многие государственные инстанции.

Нормативные требования

Федеральный закон «Об архивном деле» обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения (статья 17).

Каким именно образом (в том числе – прошивкой или переплетом) должна быть обеспечена сохранность документов в архивах организаций – об этом Закон не говорит.Однако он определяет, что любая передача документов в государственный или муниципальный архив производится только в отношении упорядоченных документов (статья 23), а упорядочение архивных документов – это комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (статья 3).Как известно, такие Правила утверждены в 2009 г.

Согласно им, одним из основных видов физико-химической и технической обработки архивных документов на бумажной основе является переплет архивных документов (подпункт 2.11.9.1). Таким образом, Закон на стороне переплета.

К сожалению, отличие прошивки от переплета выше так и не было разъяснено.

В чем же оно, в самом деле?Источник: http://forum.rusarchives.ru/archive/index.php/t-5271.html

Как правильно сшивать документы

  • ГОСТ 51141 по делопроизводству;
  • Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).
  • Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;

Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

Заверительная надпись

Данная процедура является обязательной и проводится после прошивки и нумерации всего материала. представляет собой небольшой отрезок бумаги, прикрепляющийся к узлу из ниток на обороте прошивки. В данной бумаге указывается число прошитых листов (обязательно прописью и цифрами).

Помимо этого, необходимо указать, имеются ли в деле поврежденные/испорченные листы. Фиксируются персональные данные ответственного, проводившего сшивание материалов, а также ставится его подпись.

Поверх надписи ставится штамп учреждения.

Печать должна охватывать саму надпись и выходить на часть листа.

Правила нумерации листов

Как правильно прошить и считать листы в прошитом документе?

Процесс нумерации не вызывает серьезных проблем у делопроизводителя. Нумерация производится черным карандашом. Использовать чернила не допускается.
Основные принципы верного указания номера заключаются в следующем:

  1. приложения нумеруются общим списком с основным документом (при условии, что приложение не выделено в отдельную папку).
  2. цифры ставятся по возрастанию;
  3. нумеруются листы, а не страницы (хотя постраничная нумерация может также присутствовать отдельно);
  4. цифры должны располагаться сверху страницы в правом углу;
  5. обозначения не могут налагаться на текст;
  6. в процессе обозначения используются арабские цифры (очень редко — римские);

Материалы для прошивки всегда раскладываются согласно хронологии: от более ранних к тем, которые были сформированы недавно.При наличии в деле письма его необходимо начинать нумеровать с конверта, а затем уже вести пересчет содержащихся в нем листов.

Когда имеется нескольких томов, каждый из них нумеруется отдельно. Большеформатные материалы нумеруются справа в верхнем углу, сгибаются в два-три раза, а затем сшиваются с одного края.В случае, когда на листе расположен не один, а несколько различных документов (чеки, бланки) – составляется опись данных фрагментов, а лист нумеруется в обычной последовательности.
Большеформатные материалы нумеруются справа в верхнем углу, сгибаются в два-три раза, а затем сшиваются с одного края.В случае, когда на листе расположен не один, а несколько различных документов (чеки, бланки) – составляется опись данных фрагментов, а лист нумеруется в обычной последовательности.

Однако при наличии склеенных между собой бумаг нумеровать каждый лист нужно по отдельности с включением в общую опись.При совершении ошибок при счете и прописывании правильной последовательности пропущенные номера позволено нумеровать с использованием цифры с предыдущего листа с добавлением к ней буквы (например, 11 и далее 11а, 11б).Когда нумерация пропущена или нарушена основательно, необходимо переписать номера листов заново.

Неверная цифра зачеркивается и рядом ставится правильный номер. Если прошивка уже была скреплена заверительной надписью, в ней также производятся исправления.

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись. Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  1. Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
  2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

В четыре дырки

Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола. Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см. В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху.

Далее нить заводят в третью дырку, а затем (с тыльной стороны в четвертую).

В конце процесса иголка продевается в третье отверстие с лицевой стороны, и после выведения нитки завязывается узелок. Сверху на него клеится уже упомянутый небольшой прямоугольник.

Чтобы было проще понять, как прошить документ в 4 дырки, приводим следующее фото с отмеченной схемой работы.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть. Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

Скрепление при помощи двух отверстий

Одним из самых простых способов скрепления документов – нитками, необходимо два отверстия, через которые пропускается нитка. Этот способ применяется при подготовке бумаг имеющих второстепенную важность.

Давайте рассмотрим, как прошнуровать документы при помощи двух отверстий:

  • Перед тем, как начать сам процесс сшивания листов потребуется подготовить дырокол, иголку или сапожное шило. Далее в документе делается два отверстия, через которые будет пропущена нитка. Следует обратить внимание на то, что при использовании обычной иглы следует соблюдать повышенную аккуратность. В противном случае имеется высокий риск повреждения бумаг.
  • После этого, нить завязывается узлом, на который приклеивается небольшой отрезок плотной бумаги белого цвета. Наклеивать такой лист нужно так, чтобы он частично, но крепко скрывал нить.
  • Далее потребуется взять нить и пропустить её через оба отверстия. Свободные концы должны находиться с тыльной стороны документа.

На приклеенном листе делается пометка о количестве подшитых страниц, а также приводятся сведения о должностном лице, что заверило документы. Здесь достаточно указать фамилию и инициалы, а также должность сотрудника. В том случае, когда длительность хранения скрепленных актов превышает 10 лет, рекомендуется использовать папирусные листы для приклеивания на нитки.

В 3 дырки

Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее. Пошагово она делается следующим образом:

  • Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.
  • При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.
  • Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
  • Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.
  • Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.
  • Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.

Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

Мы в социальных сетях

Подписывайся в Информация на сайте предоставлена исключительно в ознакомительных целях.

Перед принятием какого-либо решения проконсультируйтесь со специалистом. Руководство RushBiz.ru не несет ответственности за использование размещенной на сайте информации. Все права защищены. © 2015-2017 — прорыв в вашем бизнесеКопирование материала без указания ссылки на источник запрещено.

.

Сшивание документов скрепкой степлера

Есть следующие способы сшивания документов:

  1. с использованием переплетного станка — применяется в типографии.
  2. классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
  3. посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
  4. с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

  1. плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
  2. иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
  3. ножницы.
  4. канцелярский клей;
  5. обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
  6. бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
  1. Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год.

    Есть еще брошюра за 2004 год.

    Она больше подходит для регистрации документации ООО.

  2. Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
  3. Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер.

    Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.

  1. Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки.

    Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия?

    Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

  2. Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.

Какие документы прошиваются?

  1. Документация бухгалтерии
  2. документы при заключении особо важных соглашений
  3. нотариально удостоверенные копии и переводы
  4. Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  5. документы в различные отделы банка
  6. копии уставных документов
  7. при подготовке документации к сдаче в архив
  8. Документы для налоговой
  9. документы на тендер
  10. книги учета прибыли
  11. документы для сдачи отчетности в ПФР
  12. Кадровая документация по итогам текущего года
  1. Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.
  2. Прошивать пакет документов принято иглой и нитками. Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
  3. Иногда допускается применение степлера для прошивки документов.

    Идеальный вариант — использование специального оборудования.

  4. Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия.

    Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).

Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

  1. бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках
  2. документ, который состоит из 2 и более листов формата А4

Как прошивать документы с помощью скрепки степлера — смотрите видео.

  1. прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
  2. инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
  3. все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
  4. На узел клеится листок бумаги (ее размер 3х5 см) с заверительной надписью и печатью.
  5. количество листов в одной прошивке — не более 150
  6. Документы сшиваются способом в 2-4 прокола. Нить выводится на тыльную сторону и завязывается.

Шаг 3. Подготовка

  • Подбор материалов:
  • Составление описи. Запишите в ней: название документа, дату его подшивки, срок его хранения, аннотацию (что содержится в документе и для чего его нужно хранить), список вшитых документов с указанием количества страниц в каждом, данные составителя подшивки. Опись может как вклеиваться на в обложку, так и вшиваться внутрь.Отдельно хранить также не запрещается, но во избежание утери такой вариант применять не советуется.
  • Удаление металлических скреплений (булавок и скрепок) из документов.
  1. Канцелярский клей (или жидкое стекло)
  2. Шило.
  3. Картон
  4. Папиросная бумага 4 на 5 см.
  5. Капроновые, суровые или прошивные нитки ЛШ-210 (можно также брать банковский шпагат или обычную нитку, сложенную в несколько раз).

Способы подшивки

Правильно прошить документ можно несколькими способами:

  • При помощи иголки и нитки.

    Данный вариант используется в случаях, когда необходимо оформить небольшую подшивку. Сшивание обходится двумя проколами, через образовавшиеся отверстия продевается нить, концы которой скрепляются на оборотной стороне документа.

    На узел наклеивается отрезок бумаги с надписью, заверенной печатью.

  • Дыроколом для люверсов и шнура. Как правильно прошить документ дыроколом для люверсов?

    Фурнитуру из металлического или пластмассового материала разрешается применять для оформления документов, имеющих срок хранения не более 10 лет. Для архивного содержания данный способ практически не применяется, исключение – при сроке хранения до 5 лет.

  • С использованием дрели (шуруповерта). Применение инструментов обосновано, когда требуется прошнуровать очень объемные тома.

    При этом соединяются материалы достаточно толстой веревкой или лентой. В данном случае чаще всего необходимо вместе с делом прошивать обложку.

  • На переплетном станке и автонумераторе.

    Данный вариант доступен только в типографиях для прошивки большого и крупного материала.

  • При помощи дырокола (шила) и нити.

    Как правильно прошить документы с дыроколом? Этот способ является наиболее приемлемым, когда речь идет о материалах большего количества. При этом обложка документа не подвергается прошивке.

Подготовка образца

Прежде чем приступать к сшивке, необходимо сложить листы в правильной последовательности.

Нумерацию лучше проводить после того, как листы у же сшиты. Тогда вероятность допущения ошибки в проставлении номеров сводится к минимуму.Последовательность вложения некоторых страниц зависит от того, куда планируется предоставление сшивки.

  • Лист/фиксатор узелка.
  • Опись/заверитель.
  • Обложка/лицевая часть.
  • Титул/опись.
  • Обложка/тыльная часть.
  • Документы.

Прошивку проводят согласно схем предоставленных выше. Схема 2 используется для документов, срок хранения которых не превышает 5 лет.

Схема 3 рекомендована для налоговых документов.

Схема 4 для документов срок хранения которых 10-25 лет. Для документации которая хранится свыше 25 лет желательно проводить сшивку на пять отверстий.После того, как завяжется узелок, необходимо наклеить лист/фиксатор — мини опись. Он может быть нескольких видов.

Желательно приготовить напечатанные заготовки заранее.

Предприниматели, которые не имеют печати, могут заверять подготовленную сшивку только подписью.

Для предприятий всех форм собственности обязательна оригинальная подпись и печать. Их размещают так, чтобы захватить часть чистого листа.

Только так можно защитить сшивку от подделки документов.

Обратите внимание на ГОСТ. Использование любых оттисков не допустимо. Заверять подготовленные документы можно только мокрой печатью и живой подписью.

Как правильно нумеровать сшитые документы

Подготовленная и прошнурованная ранее папка с документацией нумеруется так же, как и та, которая только готовится к прошивке.

  1. Если подшитые документы в папке уже с нумерацией, и она в правильной последовательности, без ошибок, менять ее не нужно.
  2. При проведении повторного нумерования, старые порядковые номера нужно зачеркнуть. Рядом с ним прописываются новые номера. Лист/фиксатор в конце нужно привести в негодность, перечеркнув карандашом. Новый фиксатор приклеить рядом, прописав на нем все изменения вместе с должностным лицом.
  3. Если в сшитой папке допущены ошибки, а она состоит из нескольких вложений, тогда проводят повторную нумерацию. При этом вложения не разделяются, а составляют одну целую папку.
  4. Если обнаружен пропуск, например, 27,29. Тогда в конце на фиксаторе нужно это прописать, к примеру: пропущено номер 28,30,45.
  5. Если в папке обнаружено пропущенные листы, им необходимо присвоить номер предыдущие с прибавленной буквой, например а, б.
  6. Последовательность нумерации начинается с листа следующего за описью.
  7. Так же поступают и с обложкой.
  8. Если в уже сшитой пачке документов описи нет, ее нужно сформировать.
  9. Если требуется приложить опись, твердую обложку, их крепят к основной прошивке в те же дырочки. После завязывают узелок, заклеивают его прямоугольным листиком/фиксатором.
  10. Если обнаружено повторение одного номерного знака, к нему прибавляются буквы, например а, б.

Все, что будет выявлено и невозможно исправить, обязательно прописывается в конце на фиксаторе.

Все изменения могут не вместиться.

В таком случае допускается описание на всей последней странице.

  1. После нумеровки сшитых ранее документов, на новой расшифровке следует написать: «Произведено нумерацию/перенумерацию. Ставят дату, количество пронумерованных листов, подпись, фамилию ответственного лица».

Это видео недоступно

Как Нумеровать Страницы При Прошивке Документов При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы: Иголка шило, дырокол либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов; в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.Подскажите, пожалуйста, правильно.

Как при прошивке документов нумеровать страницы. Часто возникают ситуации, когда при регистрации Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует.Добрый день, подскажите пожалуйста,оговорено ли в законодательстве чем нумеровать страницы при прошивке.
Часто возникают ситуации, когда при регистрации Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует.Добрый день, подскажите пожалуйста,оговорено ли в законодательстве чем нумеровать страницы при прошивке.

Базовыми, то есть такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются. На указанном листе бумаги делаем надпись

«Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на _ _ количество прописью листах»

так, чтобы она частично заходила на заднюю сторону последней страницы документа, выходя. Подскажите, пожалуйста, правильно ли нумерую листы у журналов и книг при прошивании?

Нумерую карандашом в правом верхнем углу, начиная со второго листа первый — титульный не нумерую, но считаю как первый.Никакого нормативного документа, где было бы написано, что личные дела вести обязательно.Каковы основные правила ведения документации — кадровое дело нумерация страниц при прошивке документов Для того, чтобы потом не доказывать, к какому документу относятся подписи на другом листе, необходимо прошить этот документ.

Сзади документа на сшивке прописать — прошито. Любой документ после прошивки оформляется по стандарту, на приклеенной бумажке написать

«Прошито, пронумеровано и скреплено печатью 3 три страницы»

, ниже подпись расшифровка.Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке? Как сшивать документы для налоговой: правила, образец.Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец.

Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.В первую очередь уставной капитал у ООО он составляет. Есть ли разница в том, как нумеровать страницы или листы при прошивке журналов регистрации?Каким образом осуществляется нумерация – страниц или листов документов – это нормативными актами не как нумеровать документы при прошивке.

Как Нумеровать Страницы При Прошивке Документов

Нумерация листов

в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи.

Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа.Если это не тендерная документация, когда все необходимые для представления документы заявлены в определенном порядке, то подшиваться документы должны в хронологическом порядке.Или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию.Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются.Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го.Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов.Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например:

«На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа»

.Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист.

На таких листах на обороте или в свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка.Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле, вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела.

Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела.

В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Нумерация исходящих писем в делопроизводстве

Ее, как правило, не сшивают, потому что это усложняет последующую работу с ней.

В настоящее время единых правил прошивки документов нитками по ГОСТ не существует. Единый стандарт, определяющий терминологию делопроизводства (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело») не содержит описания данной процедуры. Таким образом, на законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации, утвержденные Росархивом (приказ №76 от 23.12.2009).

В пункте 3.5.3. данных рекомендаций, посвященном подготовке дел к передаче на архивное хранение, указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивку и переплет дела.

В Приложении № 24 к данному пункту процедура описана более подробно. Полезная статья: О том, , читайте в электронной версии журнала. Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг.

«Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.»

Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.

На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера.

Нумеровать следует листы, а не страницы.

Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого.

Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой. Термины и определения».

  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
  • — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций.

    Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

    • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
    • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;

    Их используют в случае, когда листы имеют обычный, типовой размер.

    К тем документам, которые подлежат для сдачи в государственный архив, применяются обложки из бескислотного картона. Посмотреть правила и можно в этой статье. Если вас интересует, что такое ОКАТО — ознакомьтесь с .

    Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом.

    Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа.

    Если будет допущена ошибка, то бумаги будут возвращены для устранения неточностей.

    Начнем с того, что любые документы должны быть прошиты аккуратно. Делопроизводитель обязан следить за соблюдением всех норм. Именно он несет ответственность за документацию предприятия.

    До того, как начать процедуру сшивания, уделите внимание обложкам для каждого вида папок.

    Они классифицируются по типу дел, хранящихся в них:

    • нестандартные
    • для длительного хранения (произвольный формат, но особо прочный картон. Дела в таких папках хранятся более 25 лет).
    • стандартные (под ними сшиваются листы стандартных размеров);

    По ГОСТу на обложках папок должны быть прописаны:

    • срок хранения;
    • название подразделения;
    • индекс дела;
    • заголовок;
    • количество листов;
    • дата составления;
    • название организации;
    • номер тома;

    Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность. Чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами.

    Что действительно важно: Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях. На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов. Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.

    «Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью»

    .

    Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.

    Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее.

    Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.

    По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок.

    друг от друга. Важно Соответственно чтобы сдать документы в архив на хранение, их необходимо правильно сшить, изготовив опись.

    Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке? Необходимо чтобы сверху документа была обложка и титульный лист.

    Он может быть изготовлен как из картона, так и обычной бумаги. Картонная обложка обязательна только в том случае, если документы сдаются на срок более 25 лет. В остальных случаях достаточно листа.

    Прежде всего нумеруется не с обложки, а с самого начала дела. При этом сама опись документа не нумеруется. Также в случае дополнений допускается буквенная нумерация.

    Например 5а. Самое интересное, что цифры нужно ставить в правом верхнем уголке. Стоит отметить, что нумеруются не страницы, а листы. 25.07.2018 Каким образом осуществляется нумерация – страниц или листов документов – это нормативными актами не устанавливается.

    Исходя из того, что нумерация осуществляется в целях учета, можно сказать, что не имеет принципиального значения, что нумеруется: лист или страница, главное, чтобы в заверительной надписи, которая делается на задней обложке журнала (книги), было указано, что пронумеровано – листы или страницы. Нормативных документов, которые бы устанавливали в деталях порядок нумерации, прошивки и заверения журналов, нет.

    Единственное, что может устанавливаться нормативным документом, это то, что регистрационно-учетный журнал (книга) должен быть пронумерован, прошнурован, заверен печатью организации и подписью уполномоченного лица. В продаже имеются голографические наклейки для прошивания, которые приклеиваются к бумаге и оставляют следы при попытке их отклеить.

    Это не обязательно, но я люблю клеить такие наклейки так, чтобы ее часть заходила на полоску с надписью ‘прошнуровано, пронумеровано’, а часть оказалась на основном листе.

    Я прошиваю документы так. Сшиваю комплект степлером по левой стороне.

    Прокалываю дыроколом одно отверстие (вставляю в дырокол пачку листов так, чтобы листы попали только под один штырь дырокола в нужном месте) в левом верхнем углу документа. Беру хлопчатобумажную нитку, складываю ее в 10 раз — получаю шнурок. Шнурок продеваю в полученное отверстие два раза так, чтобы концы шнурка оказались с лицевой стороны документа.

    Завязываю. Если устав находится вначале при нумерации и в нумерации нет ошибок, то можно не нумеровать, а оставить нумерацию в уставе, а далее в хронологическом порядке нумеруются следующие документы.

    Если многостраничный документ находится где-то в середине, то необходимо нумеровать и листы в этом документе. В нашем примере это был устав организации (о регистрации ООО смотри форум). При подаче документов в налоговую инспекцию или для участия в различных тендерах требуется сшивать документы, если они имеют более двух листов.

    Если Вы обращали внимания, то решения судов также выдают в сшитом виде, в том числе для апелляционного обжалования.

    Сшивать документы требуется для того, чтобы исключить или, по крайней мере, предотвратить возможность подмены листов в документе, так как документ считается единым.

    Приведу пример того, как важно именно сшивать договор, а не скреплять его канцелярским степлером.

    Так между юридическими лицами был подписан договор об аренде имущества, состоящих из двух листов, пронумерованных, скрепленных печатями на последней странице второго листа и заверен подписями представителей контрагентов на последней странице в графе «подписи и реквизиты сторон).

    Первая страница договора, где было указано о порядке расторжения договора, была заменена другой страницей. страницы было частично изменено в следующей части.

    1. : Как сшить документы?
    2. Как прошить папку с документами?
    3. Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
    4. : Подшивка дела
    5. Сшивание документов скрепкой степлера
    6. Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец
    7. Как прошить тетрадь учета: образец
    8. Прошивка документов для архива
    9. : Подшивка дела (1-й вариант).
    10. Как сшить документы на уголок: схема
    11. : Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание
    12. : Как ИП прошить документы?
    13. Как сшить дело?
    14. : Как правильно прошивать документы?
    15. : Как прошивать документы?
    16. : Подшивка дела (2-й вариант)
    17. Как сшивать документы для налоговой: правила, образец

    Как прошить папку с 4 дырками: схема

    1. Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны. Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.
    2. Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола.

      Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье.

      Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.

    На что стоит обратить внимание:

    1. прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
    2. отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
    3. первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа
    4. граница от края листа составляет 1,5-2 см

    Как нумеровать листы при сшивании

    1. дата составления описи;
    2. аннотация;
    3. в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).
    4. непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
    5. название данного документа;

    Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия.

    В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения.

    Срок определен законодательством для различных их разновидостей.

    Последние новости по теме статьи

    Важно знать!
    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
    • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

    Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

    Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

    • Анонимно
    • Профессионально

    Задайте вопрос нашему юристу!

    Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

    +