Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Приказы по административно хозяйственной деятельности в доу

Приказы по административно хозяйственной деятельности в доу

Распоряжение руководителя. Образец 2018 года

Распоряжение – документ, который относится к локальной управленческой документации предприятия и действует строго внутри него.

Распоряжения имеют широкое распространение как в организациях коммерческого сектора, так и в государственных и бюджетных учреждениях. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк распоряжения .docСкачать образец заполнения распоряжения .doc

делопроизводство в доу и его орагнизация

От того как организовано в учреждении делопроизводство напрямую зависит качество управления. Вопрос эффективности документационного обеспечения управления не теряет своей актуальности, и причиной тому рост дошкольных образовательных учреждений и увеличение численности работников в этих организациях.Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказовПеречень приказов по основной деятельности (примеры)Нумерация приказов по основной деятельности предприятияОсобенности соблюдения сроков хранения приказов по основной деятельностиКак правильно оформлять приказ по основной деятельности (образец)Ответственность за несоблюдение правил хранения приказов

Подготовка и оформление

Общий порядок оформления приказа Общих правил составления приказов по каждому предприятию сегодня не существует.

Поэтому форма и наполнение распорядительных документов такого типа может быть самой различной. В то же время существуют отдельные атрибуты, обязательные в процессе составления всех, без исключения, приказов. К таким относят наличие:

  • Распорядительной части. Всегда пишется после слова «приказываю». Если присутствует одновременно несколько поручений разным исполнителям, либо перечисляются разные задачи, необходимо обязательно проставлять нумерацию каждого пункта. Чтобы распорядительная часть была понятной каждому конкретному исполнителю, необходимо в обязательном порядке учитывать наличие трех основных составляющих. А именно: кому приказывают, что необходимо выполнить по этому документу, срок исполнения поручения. После всех пунктов целесообразно указать, кто будет контролировать выполнение этого приказа.
  • Констатирующей части. Здесь обычно описывается причина, которая послужила основанием для издания конкретного приказа. В отдельных типах приказов (обычно это приказы по кадрам о назначении на должность) может упускаться, либо формализоваться (например, фразой «по личному составу»). Если же документ касается введения в действие прогрессивных технологий, различных экспериментальных образцов, революционных решений, целесообразно подробно описать, что этому предшествовало, либо с какой целью это делается.

Обычно в качестве исполнителей могут определяться как конкретные специалисты (например, юрисконсульт, инженер по охране труда, инженер-технолог), так и специализированные подразделения (юридической отдел, отдел продаж, отдел сбыта, хозяйственный отдел).

Каждый приказ должен подписываться руководителем предприятия, а если такое право делегировано структурному подразделению, то его руководителем. В отдельных случаях подпись руководителя может дополнительно скрепляться печатью предприятия.

Часто приказами утверждаются отдельные локальные документы, перечни расценок на товары, плановые показатели работы на будущие периоды. В этом случае, чтобы не загромождать основной документ в пунктах приказа делаются ссылки на приложения (например,

«Утвердить Положение об охране труда, изложенное в приложении 1»

). Тут необходимо перед подписанием такого документа прошить его полностью, скрепить весь пакет подписью и печатью уполномоченного лица, и только после этого предоставлять на подпись руководителю.

Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем первичный текст утверждённого документа не изменялся без ведома руководителя, который его утвердил. Помните, правильное составление приказа позволит четко определить задачи и сроки их исполнения перед конкретными исполнителями, а также обеспечить их своевременную реализацию.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает.

Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

  1. Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3). Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

  1. .и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.

Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»). Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации.

Росархив, ВНИИДАД. М., 2014. Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ). Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации.

Росархив, ВНИИДАД. М., 2014. Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Не менее 10 лет (если организация не является источником комплектования госархива).

Какова ответственность за несоблюдение сроков хранения приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности

Распорядительная документация, которая относится к приказам по основной деятельности компании, подлежит постоянному хранению.

Приказы по административно-хозяйственной деятельности хранят не менее пяти лет.

Текст можно набирать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом). Только один момент нужно соблюдать неукоснительно: документ должен быть подписан руководителем организации или лицом, уполномоченным на визирование таких бумаг. При этом проштамповывать его строгой необходимости нет: это следует делать только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий закреплена в локально-правовых актах предприятия.

Распоряжение руководства, оформленное в письменном виде нужно обязательно регистрировать в журнале учета внутренних документов.

Примеры документов

Какой-либо исчерпывающий перечень приказов по основной деятельности законом не предусмотрен. Среди наиболее распространенных можно назвать следующие:

  1. о назначении ответственных лиц;
  2. о наделении правом подписи;
  3. об утверждении графика отпусков;
  4. об утверждении штатного расписания;
  5. о вступлении в должность директора;
  6. о создании структурного подразделения;
  7. об утверждении локальных актов организации;
  8. о расследовании несчастного случая.

Скачать образцы

Далее рассмотрим приказы по основной деятельности — образцы 2020 года.

Об охране коммерческой тайны О назначении ответственного за проведение инструктажа по охране труда О назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности О наделении правом подписи О вступлении в должность директора О создании филиала О назначении ответственного за ведение трудовых книжек О назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства О назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени О сокращении штата Об итогах инвентаризации Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Трудовой договор с иностранным гражданином — это документ, который позволяет нанимателю привлечь к работе иностранца.
Об охране коммерческой тайны О назначении ответственного за проведение инструктажа по охране труда О назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности О наделении правом подписи О вступлении в должность директора О создании филиала О назначении ответственного за ведение трудовых книжек О назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства О назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени О сокращении штата Об итогах инвентаризации Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Трудовой договор с иностранным гражданином — это документ, который позволяет нанимателю привлечь к работе иностранца.

Расскажем, как его оформить, и приведем образец трудового договора с иностранным работником 2020 года. 2 сентября 2020 Договор на почасовую оплату — это трудовое соглашение работодателя с работником, которое заключается в случае договоренности между сторонами об оплате за фактически отработанное время. Рассказываем, как считается почасовая заработная плата, и составляем образец трудового договора с почасовой оплатой.

5 сентября 2020 Приказ о приеме на работу — это документ, на основании которого работник принимается в организацию. Из статьи вы узнаете, как правильно его оформить, какие существуют нюансы оформления для разных категорий сотрудников.

5 августа 2020 Анкета при приеме на работу — это список вопросов к претенденту на должность.

Заполняют ее на начальном этапе отбора. Это помогает кадровику выбрать перспективных кандидатов и не тратить время на тех, кто заведомо не подходит.

15 июля 2020 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Зачем все это нужно?

Практика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации.

Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации. Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям.

В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров. При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу.
При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу. К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов.

В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей. Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы.

Не добавляют ясности и не так давно утвержденные

«Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

1.

Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией. Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться.

Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих. Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов. Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор.

В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел.

Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.

Как оформляется

Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 .

В этом документе указаны состав реквизитов и требования к их оформлению. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке. В тексте обычно указываются следующие: Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.

Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.

Оборотная сторона документа

Любой ПОД вне зависимости от назначения имеет оборотную сторону; на ней приводятся должности и ФИО сотрудников:

  • Которые должны быть ознакомлены с ним под подпись.
  • Который составил сам приказ. В крупных компаниях генеральный директор даже физически не может ознакомиться и тем более разработать весь поток документов, в которых нуждается фирма. Поэтому он делегирует часть своих полномочий доверенному лицу – другому сотруднику. Чаще всего это заместитель.
  • С которыми согласована редакция документа.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫМ ВОПРОСАМ

В одном из писем, присланных в редакцию журнала, был вопрос о том, какие приказы следует относить к приказам (распоряжениям) по основной (производственной) деятельности, а какие – к приказам (распоряжениям) по административно-хозяйственным вопросам.

Момент этот, действительно, важен, поскольку от этого зависит срок хранения: постоянно или 5 лет. Распорядительные документы, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности, указаны в Перечне. Те читатели, кто пользовался Перечнем, знают, что документы (статьи Перечня) систематизированы по функциям управления.

В разделе 10 «Административно-хозяйственные вопросы» Перечня выделено 4 позиции, раскрывающие содержание этой функции: 10.1.

Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности; 10.2.

Эксплуатация зданий, помещений; 10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь; 10.4. Охрана. Из этого следует, что приказы (распоряжения), издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов, формировать их в отдельное дело со сроком хранения 5 лет.

При регистрации таких приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 18-а. Сложность, однако, заключается в том, что нередко в организациях издаются приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности, в которых наряду с вопросами основной деятельности содержатся поручения административно-хозяйственного характера.

В этом случае приказ (распоряжение) должен относиться к основной деятельности и храниться постоянно. Следовательно, приказы (распоряжения), не относящиеся к группе приказов (распоряжений) по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, составляют массив приказов (распоряжений) по основной деятельности.

Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов (распоряжений), не представляется возможным. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений):

  1. финансирование деятельности;
  2. создание новых структурных подразделений, коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;
  3. установление режима работы и внесение изменений в него;
  4. материально-техническое обеспечение;
  5. контроль за деятельностью (отчетность);
  6. утверждение (изменение) структуры и штатной численности, штатного расписания;
  7. утверждение структуры организации и ее изменение;
  8. информационное и документационное обеспечение и др.
  9. сокращение штатной численности;
  10. утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);
  11. проведение аттестации персонала;
  12. планирование деятельности;

Подчеркнем еще раз, что перечислить не только все вопросы, по которым издаются приказы (распоряжения), но и их тематические группы не представляется возможным хотя бы потому, что в значительной степени это определяется спецификой деятельности организации, ее организационно-правовой формой и другими особенностями.

По каким бы вопросам не издавались приказы (распоряжения), относимые к группе распорядительных документов по основной деятельности, все они формируются в одно дело со сроком хранения «Постоянно».

Подразделять их на какие-либо группы и формировать несколько дел по тематике не рекомендуется. Регистрационные номера приказам (распоряжениям) по основной деятельности присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года.

Как правило, к порядковому номеру приказа (распоряжения) по основной деятельности никакие дополнительные буквенные индексы не добавляются. Обратите внимание В Указаниях по применению Перечня говорится о том, что организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа № 3) следующим образом: государственные, муниципальные организации – 10 лет; негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Нумерация приказов по основной деятельности предприятия

Существует практика деления данных документов на подгруппы по тематике. Однако это удобно далеко не всегда, т. к. регистрационные номера приказам по основной деятельности обычно присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года.

Как правило, к порядковому номеру такого приказа не добавляются буквенные индексы, но в зависимости от устоявшегося в конкретной организации документооборота возможен и такой вариант (см. также статью

«Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве»

).

Стоит отметить, что указанная выше практика нумерации носит исключительно рекомендательный характер.

Ранее согласно п. Перечень). Ниже приведен пример классификатора приказов.

В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):

  1. по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.
  2. по основной деятельности – срок хранения постоянно;
  3. по личному составу – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;

Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня. Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров.

Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы.

Назначение и классификация приказов

Из названия следует, что данные приказы связаны с основной, т.е. текущей деятельностью компании.

Определяют их как все те документы, которые остаются после отсеивания таких видов, как:

  • Приказы по личному составу – это вся внутренняя документация, которая связана с отражением трудовых отношений как с каждым сотрудником, так и с коллективом в целом. К ПЛС относятся нормативные документы фирмы, регулирующие:
  1. командировки и т.п.
  2. взыскания;
  3. премирование;
  4. отправка в текущий и внеплановый отпуск;
  5. дисциплинарные наказания;
  6. прием и увольнение с работы;
  • Приказы, регулирующие отношения в сфере административно-хозяйственной деятельности фирмы (ПАД). Сюда относятся документы, в которых содержатся указания по использованию собственности компании, материальному обеспечению, охране объекта – т.е.

    все задачи, касающиеся материальной стороны работы и управления фирмой.

Таким образом, приказы, касающиеся основной деятельности фирмы (ПОД), содержат самую разнообразную группу документов, которая в свою очередь разделяется на 8 подгрупп:

  • Информационные – самая разнообразная подгруппа, которая по сути включает в себя все документы, не вошедшие в предыдущие 7 групп. Обычно это нормативные приказы, регулирующие регистрацию документооборота, помещение дела в архив, особенности оформления внутренних бумаг и т.п.
  • Обеспечительные приказы – все документы, которые касаются вопросов материального снабжения деятельности компании: от закупок расходных материалов до приобретения необходимого сырья, офисной техники и т.п.
  • Отчетные – очень важная подгруппа ПОД: именно эти документы интересуют проверяющие органы прежде всего.

    В эту категорию входят все виды отчетности – не только финансово-экономического характера (бухгалтерские), но аналитические сводки, отчеты по выполнению планов отделами с приложениями, поясняющими план на аналогичный период в будущем, а также статистические отчеты (на крупных предприятиях).

  • Надзорные регламентируют очередные плановые или внеплановые проверки, имеющие целью контроль работы отдела или всей фирмы, а также проведение переаттестации, сдачу годовой бухгалтерской отчетности, организацию инвентаризации и т.п.
  • Финансовые приказы – это не бухгалтерские документы, а те приказы, которые намечают финансовую стратегию, планы продаж на будущий обозримый период, анализ финансовых рисков развития в той нише, где находится компания и т.п. Т.е. сюда относятся все документы, которые описывают финансовые планы руководства на конкретный период.
  • Нормативные – по сути, это все внутренние документы, которые имеют регламентирующий характер: внутреннее законодательство фирмы.

    Именно здесь прописывается режим работы, распорядок дня, основания для премирования, принципы оплаты труда, инструкции для каждого конкретного сотрудника и т.п.

    В этой связи не стоит путать их с ПЛС: например, само положение о премировании – это ПОД, а приказ о премировании конкретного работника – это ПЛС.

  • Структурные – они касаются регулировки внутренней иерархии в компании, ее структуре как единой системы. В основном такие документы регулируют образование и прекращение работы филиалов, обособленных подразделений, создания и ликвидации новых отделов или отдельных групп в пределах уже существующих отделов.

    Также к этой группе относятся приказы в связи с поглощением компанией более мелких фирм или в связи со слиянием с более крупными компаниями. Таким образом, если юридическое лицо имеет небольшое количество штатных работников и не имеет своих филиалов, то его структурные виды деятельности практически отсутствуют.

  • Организационные близки к нормативным, но они содержат не сами нормы работы компании, а описывают конкретные задачи, которые стоят перед отдельными сотрудниками, отделами или всем штатом в данный момент. Например, руководство заявляет о переходе на сменный график работы целого отдела, вводит новое штатное расписание или объявляет о создании комиссии, которая будет расследовать несчастный случай и т.п.

Таким образом, приказы, регулирующие основную деятельность фирмы, – это группа документов, которые условно объединены в одну категорию.

Выделение связано по методу «от противного» – все, что не вошло в ПЛС и ПАД, причисляют к ПОД.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+