Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Ведение журнала входящей и исходящей корреспонденции

Ведение журнала входящей и исходящей корреспонденции

Ведение журнала входящей и исходящей корреспонденции

журнала


Перейдем непосредственно к вопросу заполнения регистрационной книги. Журнал регистрации входящих документов бланка, установленного нормативными актами и единого для всех организаций, не имеет. В этом вопросе предприятие вольно устанавливать свою форму и включать в журнал столько полей, сколько ему необходимо. Конечно же, главные требования к журналу нужно соблюдать:

  1. заводится единый журнал для всей подлежащей регистрированию корреспонденции, поступающей на предприятие;
  2. нумерация документов в книге сквозная, начинается заново каждый год (при этом новый журнал заводить не обязательно, можно продолжать в той же книге).

Что касается количества и наименования столбцов, все зависит от специфики организации, порядка делопроизводства, наличия системы контроля за исполнением документов.

Обязательно в книге должны быть графы, позволяющие вести минимальный учет поступившей корреспонденции:

  1. корреспондент – информация об отправителе письма;
  2. входящая дата, которая также проставляется на штампе о приеме документа;
  3. название или содержание документа – из записи должно быть понятно, о чем идет речь;
  4. регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой код, присваиваемый письму при приеме в порядке поступления; присвоенный номер дублируется на самом документе, в правом нижнем углу на штампе-отметке о поступлении;
  5. адресат – подразделение или лицо, которому адресовано письмо, с отметкой о передаче.

Если входящих документов много, чтобы не терять важные бумаги предусматриваются графы для внесения исходящих реквизитов письма (дата, номер, которые ему присвоил отправитель).

Это помогает не «задваивать» идентичные документы (вспоминаем второе правило).

При строгом учете делается отдельный столбец для указания количества страниц документа и перечня имеющихся приложений. Если в организации принято отслеживать исполнение переданных в работу писем, не помешает информация об исполнителе, сроке исполнения и отметка об окончании работы с документом.

Еще можно выделить поле для примечаний.

Как вести учет исходящей корреспонденции?

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации.

В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия.

На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя. Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в соответствующем журнале.

Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия.

Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано. Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

В ряде случаев указывают несколько адресатов (если письмо направляется более чем одному получателю).

  1. Исполнитель (лицо, подготовившее документацию).
  2. Примечания (по необходимости, необязательная графа).
  3. Краткое содержание. Здесь указывают сущность документа (ответ на запрос, пояснение, ответ на обращение граждан и т. д.), иногда — количество и состав приложений к нему.

В ряде организаций с развитым делопроизводством или большим количеством подразделений книга содержит дополнительную графу «Куда помещено», в которой указывается номер дела или папки, в которую подшивают копию исходящей бумаги. Однако в большинстве случаев достаточно подшивать копию в общую папку у того же специалиста, который отвечает за исходящую документацию. Журнал регистрации входящих документов — применяется для регистрации поступивших в организацию документов, требующих учета и исполнения.

Вид основного раздела журнала: Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

(ГОСТ Р 51141-98) Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели:

  1. учет документов;
  2. справочная работа по документам.
  3. контроль за их исполнением;

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Как вести записи в журнале

Следует сказать, что формы бланков примерно одинаковые для учета всех видов исходящей корреспонденции.

Образец, демонстрирующий, какое должно быть оформление, приведен в нашей статье. Вверху каждой страницы имеется «шапка» с графами:

  1. Если отправляется ответ на запрос или отчет об исполнении, в журнале следует отмечать номер документа, на основании которого создано отправляемое письмо. Также обязательно нужно указывать данные об исполнителе (ФИО, должность).
  2. Порядковый номер записи, он же проставлялся на документе.
  3. Примечание. Здесь указывается информация, не вошедшая в предыдущие графы.
  4. Краткое содержание (буквально пара предложений, также можно проставлять номер документа).
  5. Название документа (например, «Отчет о проделанной работе»).
  6. Дата отправления.
  7. Наименование учреждения, куда отправляется корреспонденция.
  8. Подпись ответственного лица, ведущего регистрацию.
  9. Количество экземпляров. Иногда отдельно выделяется графа, в которой проставляется число страниц в экземпляре.
  10. Способ отправления (обычной или электронной почтой, факсом). Этот пункт добавился с появлением новых технологий. Раньше его в журналах регистрации корреспонденции не было.

Если исходящий документ не является ответом на запрос или отчетом, в графах об исполнении и ответственном лице ставятся прочерки.

В наше время практически не изменились содержание и заполнение журнала исходящей корреспонденции.

Образец представлен выше.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы.

Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения. Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил.

По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет.

На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Программы

Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

  1. Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.
  2. Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.
  3. Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям.

Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

  1. 5721
  2. 10588
  3. 7680
  4. 12212
  5. 12110
  6. 5346
  7. 3301
  8. 6667
  9. 6792
  10. 3904

Кто ведет?

Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем.Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или .

Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно

Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:

  1. учет перемещения документа внутри компании фиксирует система электронного документооборота.
  2. передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа;
  3. структурные подразделения могут самостоятельно вести учет проходящих через них документов;

Следует отличать учет документа от его регистрации.

Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)).

Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию. Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации.

Источник: http://territoria-prava.ru/kak-pravilno-vesti-registratsiyu-vhodyashhej-i-ishodyashhej-dokumentatsii/

Бумажная, журнальная или карточная

За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках.

Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания. Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.

В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить. Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.

Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистриро

– Минуточку, Иван Сергеевич!– Что такое?– Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может.– Ну и бюрократ же ты, Вертер! […]– Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят.

[…] Вот, недавно, Иванов А.В.

привез гадину из мезозойской эры.

И мы записали, что это – птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!– Это ужасно, Вертер.

Ужасно…К/ф « Гостья из будущего»Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего».

И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом.

Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался! Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности. Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать?

что не регистрировать? если регистрировать, то как? какие документы и каким образом хранить? кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»!

На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.«Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил». Мы поможем вам разобраться с регистрацией[1]: какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д. Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии.

Для чего нужен журнал регистрации писем в организации

Журнал регистрации корреспонденции — входящей и исходящей — есть в любой организации.

Но не все хорошо понимают его важность для документооборота.

Между тем документальная фиксация всех поступающих писем и обращений жизненно необходима.

Регистрация входящих и исходящих писем:

  1. помогает в судебных разбирательствах.
  2. может стать доказательством отправки заявления или обращения в контролирующие органы для предъявления претензии о несвоевременном ответе;
  3. запись краткого содержания в специальной графе помогает восстановить письмо в случае утраты;
  4. помогает руководителю контролировать своевременность отправки и предоставления ему корреспонденции;
  5. помогает быстрее ориентироваться в архиве за предыдущие месяцы, быстрее находить документы за предыдущие месяцы;
  6. служит подтверждением отправки и получения писем, обращений, жалоб и заявок;

Таким образом, зарегистрировать письмо важно по нескольким причинам. Журнал учета не предполагает единую унифицированную форму, хотя рекомендуется придерживаться правил оформления, представленных в следующих разделах.

В некоторых канцелярских магазинах можно найти готовые многостраничные журналы — это отличный вариант для тех, кто ведёт записи на бумаге. Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет.

Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно. Перед сдачей в архив на журналах ставят штамп с печатью организации и указанием количества листов.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов можно вести в привычном бумажном виде или вносить данные в таблицу Excel

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Вы здесь Опубликовано 2012-01-28 05:10 пользователем Valeratal «Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству.

На практике в него включают: — рекламные материалы (листовки, программы, проспекты); — информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; — поздравительные письма и телеграммы; — пригласительные билеты. Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании.

От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса. Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)).

Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию. Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа.

Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» . ——————————— Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице.

Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу. Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: — наименование организации; — очередной порядковый номер; — дату поступления.

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию. Отметка может проставляться от руки: ┌──────────────────────────────────────┐ │ ООО «Февраль» │ │ вх.

N 26 от 13 марта 2012 г. │ └──────────────────────────────────────┘ Или же с помощью резинового штемпеля: ┌──────────────────────────────────────┐ │ ООО «Февраль» │ │ «__» ___________________ 20__ г.

│ │ Вх. N _______ │ └──────────────────────────────────────┘ Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов.

Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.

Вх. N Дата поступления От кого получен Краткое содержание Резолюция Кому направлен Распискав получении .

. . . . . Вх-29 16.01.2012 ОАО «Бизнес Портал» г. Москва Предложениепо аренде складских помещений Подготовитьпроект договора О.

Е. Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря.

Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.
Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется. Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно.

А как быть с телеграммами или телефонограммами? Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее.

Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована. В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте.

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота.

Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату: — подписания (для документов, не подлежащих утверждению); — утверждения (для документов, подлежащих утверждению); — заседания или принятия решения (для протоколов); — события (для актов).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год».

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011.

Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г. На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример. ┌───────────────────┐ │ Исх.

N 03-05/61 │ └───────────────────┘ 03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так: ┌───────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │ └───────────────────┘ └───────────────────┘ К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер. Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года.

Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании.

Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т.

п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

N п/п N и дата исходящегодокумента Кому адресовандокумент Краткое содержание Кем подписан Отметка обисполнении N дела, куда подшитдокумент . . . . . . . 12 N 01-16ю от23.01.2012 Директору ООО «Плюс»г.

Москва Об участии юристов компании в конференции Директор Отправлен почтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи. Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.

При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных.

В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки. Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.

В заключение Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству.

Если этого не сделать, в определенных ситуациях работники могут поступить по своему усмотрению, так, как им нравится, что далеко не всегда приемлемо. Т. Ю.Комиссарова Эксперт журнала «Отдел кадров коммерческой организации» Подписано в печать 29.02.2012 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия.

Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем.

От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам.

С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Зачем нужен журнал регистрации входящих документов и как его вести

ВажноИтак, в каких ситуациях будет целесообразен бумажный вариант ведения журнала входящей документации:

  1. небольшой документооборот, не превышающий нескольких сотен документов в году;
  2. повышенная надежность хранения особенно ценной документации.
  3. нормативные акты обязывают регистрацию определенной группы документов таким способом;

Однако, эффективность работы с таким журналом вызывает немалое количество вопросов. Если требуется узнать, когда поступал в организацию тот или иной документ и кому был отдан в исполнение, может потребоваться пролистать большое число страниц.

При классификации входящей корреспонденции по различным группам или категориям обычно руководствуются рядом принципов.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+