Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Военное право - Воинский учет срок хранения документов

Воинский учет срок хранения документов

Воинский учет срок хранения документов

Хранение служебных документов, ведение, формирование и оформление дел, книг, журналов


Хранение служебных документов, ведение, формированиеи оформление дел, книг, журналов147. Все исполненные служебные документы подшиваются (помещаются) в дела, которые заводятся по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения.

Дела заводятся, как правило, на один (календарный) год.Для обеспечения группировки исполненных служебных документов в дела и учета дел в каждой воинской части составляется номенклатура (приложение N 15 к настоящей Инструкции), которая является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда воинской части на календарный год.148. Номенклатура составляется службой делопроизводства совместно с другими службами, отделами (отделениями) и подразделениями воинской части.При составлении номенклатуры следует исходить из задач и функций, возлагаемых на воинскую часть, планов и отчетов о работе, Перечня документов со сроками их хранения <*>, номенклатур за предшествующие годы.———————————<*> Приказ Министра обороны Российской Федерации от 26 июля 1997 г.

N 033.В номенклатуру вносятся все вновь заводимые дела, книги и журналы (в том числе заводимые в электронном виде) воинской части, а также дела, книги и журналы, не оконченные ведением в текущем году (переходящие). Номера заводимых дел, книг и журналов по возможности должны сохраняться из года в год; для переходящих дел, книг и журналов номера сохраняются.149.
Номера заводимых дел, книг и журналов по возможности должны сохраняться из года в год; для переходящих дел, книг и журналов номера сохраняются.149.

Номенклатура на следующий год подписывается начальником службы делопроизводства и утверждается не позднее 20 декабря текущего года начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, — командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей и вводится в действие с 1 января следующего года.Во вновь сформированной воинской части номенклатура составляется и утверждается в сжатые сроки, но не позднее одного месяца со дня сформирования воинской части.После утверждения номенклатура учитывается в журнале учета служебных документов (приложение N 10 к настоящей Инструкции).150. Службам, отделам (отделениям) и другим подразделениям воинской части выдаются выписки из номенклатуры в части, их касающейся.

Выдача ответственным за ведение дел, книг и журналов производится под расписку в карточках выдачи (приложение N 16 к настоящей Инструкции).В каждой заведенной книге (журнале) листы должны быть пронумерованы и прошнурованы прочными нитками (шнуром). Выходные концы ниток (шнура) опечатываются мастичной печатью «Для пакетов» или пломбируются. На оборотной стороне последнего чистого листа книги (журнала) делается заверительная надпись.

В этой надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов.Заверительная надпись подписывается в книгах (журналах): ведущихся в службах, отделах (отделениях) и других подразделениях воинской части — их командирами (начальниками), в органах военного управления — начальником службы делопроизводства и заверяется мастичной печатью «Для пакетов».151. В номенклатуре своевременно производятся записи о дате начала дел, книг и журналов, их окончания, количестве листов и другие необходимые данные.

Даты о начале и окончании дела проставляются в номенклатуре после его окончания.152. Дополнения, изменения в номенклатуру вносятся с письменного разрешения должностного лица, утвердившего ее. Внесенные дополнения, изменения заверяются подписью начальника службы делопроизводства.Вторые и последующие тома дел, книг и журналов вносятся в номенклатуру по мере их заведения за теми же номерами с указанием «том 2», «том 3» и так далее, для чего в номенклатуре (учитывая предыдущие годы) под номерами дел, книг и журналов должно оставляться место для записи последующих томов.По окончании года в номенклатуре под последней учетной записью составляется итоговая запись (например, «По настоящей номенклатуре учтено 105 дел, книг и журналов, из них заведено 103 в 124 томах.

Внесенные дополнения, изменения заверяются подписью начальника службы делопроизводства.Вторые и последующие тома дел, книг и журналов вносятся в номенклатуру по мере их заведения за теми же номерами с указанием «том 2», «том 3» и так далее, для чего в номенклатуре (учитывая предыдущие годы) под номерами дел, книг и журналов должно оставляться место для записи последующих томов.По окончании года в номенклатуре под последней учетной записью составляется итоговая запись (например, «По настоящей номенклатуре учтено 105 дел, книг и журналов, из них заведено 103 в 124 томах. Дела за номерами 19 и 65 не заводились.».

Итоговая запись подписывается начальником службы делопроизводства с указанием должности, воинского звания (при наличии), расшифровки подписи (инициал имени, фамилия), даты и заверяется мастичной печатью «Для пакетов».После проведения годовой проверки наличия служебных документов номенклатура подшивается в отдельное дело.153. Если воинская часть будет переформирована <*>, то составляется и утверждается новая номенклатура в сроки, аналогичные при сформировании воинской части, и заводятся новые дела, книги и журналы учета, а старые прекращаются ведением и подлежат формированию и оформлению в установленном порядке.———————————<*> Переформирование — создание новой воинской части на базе существующей воинской части (воинских частей) в связи с изменением ее (их) предназначения. Переформирование проводится с переименованием воинской части, переводом ее на другой штат и установлением нового действительного наименования.При переименовании (присвоении только почетного наименования) воинской части ведение продолжается, а на обложках под старым наименованием указывается новое наименование воинской части.154.

Журналы, рабочие тетради и книги учета делопроизводства и исполнителей (при их небольшом количестве), которые ведутся в течение нескольких лет, могут учитываться по книге учета рабочих тетрадей (приложение N 17 к настоящей Инструкции).Все МНИ, предназначенные для работы со служебной информацией, подлежат учету в службе делопроизводства (где нет подразделений по защите государственной тайны) в журнале учета машинных носителей информации <**>. При этом в графе «Гриф секретности» журнала учета машинных носителей информации проставляются пометки «НС» или «ДСП».———————————<**> По форме N 4, определенной в Руководстве по защите информации от несанкционированного доступа в Вооруженных Силах Российской Федерации.На учитываемых МНИ наносятся (на нерабочей поверхности) их учетные данные (реквизиты: воинская часть, учетный номер, номер экземпляра, дата постановки на учет). Учетные данные наносятся штампом, а при невозможности его применения — заметным красителем (нестирающимся) на самом носителе или путем закрепления специального ярлыка, содержащего указанные реквизиты.

Нанесенные данные заверяются мастичной печатью «Для пакетов» и подписью лица, производившего учет.Книга учета рабочих тетрадей и журнал учета машинных носителей информации ведутся из года в год в нарастающем порядке. При необходимости рабочие тетради, другие носители информации могут быть перерегистрированы в новую книгу (новый журнал).

Старые книги (журналы) учета выверяются комиссией и по истечении срока хранения уничтожаются.155. Журнал учета служебных документов (приложение N 10 к настоящей Инструкции) при небольшом объеме служебной переписки может вестись на протяжении нескольких лет. В этом случае итоговая запись делается по окончании каждого календарного года.В итоговой записи в журнале учета служебных документов указываются: количество зарегистрированных документов, первый и последний регистрационные номера, имеющиеся пропуски номеров в году.

Итоговая запись подписывается начальником службы делопроизводства с указанием должности, воинского звания (при наличии), расшифровки подписи (инициал имени, фамилия) и даты и заверяется мастичной печатью «Для пакетов».156. Карточки учета ведутся в картотеках, размещаемых в картонных коробках или ящиках. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек учета.Карточки учета (картотека) учитываются по номенклатуре.

Карточки учета раскладываются в коробке (ящике) в порядке их нумерации.

На лицевую сторону каждого картотечного ящика оформляется и наклеивается титульный лист, на котором указываются (без оформления архивного шифра) данные применительно к титульному листу дела (форма N 2) <*>.

За последней карточкой учета в коробке (ящике) помещается отдельный лист формата карточки, содержащий заверительную надпись.———————————<*> Приказ Министра обороны Российской Федерации от 31 августа 2005 г. N 200.Коробки и ящики с карточками учета, если они не убираются в сейфы (шкафы), должны запираться и опечатываться соответствующими печатями должностных лиц, ответственных за их ведение.157.

Служебные документы в течение 10 дней со дня их исполнения (снятия с контроля) должны сдаваться исполнителем для подшивки в дела. На каждом служебном документе, сдаваемом для подшивки в дело, оформляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией, отметка о направлении документа в дело. Номер дела, в которое должен быть подшит служебный документ, определяется исполнителем или его командиром (начальником) в соответствии с имеющейся выпиской из номенклатуры.158.

Дела начинаются по мере поступления документов на подшивку.Дата начала дела, проставляемая в номенклатуре, должна соответствовать дате самого раннего документа, дата окончания дела — дате самого позднего документа. Эти даты проставляются на обложке дела после его окончания.159.

Одновременно с заведением дела заполняется карточка его выдачи (приложение N 16 к настоящей Инструкции), которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела, и вместе с ним сдается в архив или уничтожается. Если карточка заполнена полностью, заполняется новая карточка, которая приобщается к заполненной.
Если карточка заполнена полностью, заполняется новая карточка, которая приобщается к заполненной. Заполненная карточка во внутреннюю опись документов дела (форма N 1) <*> не вносится, не нумеруется и листом дела не считается.———————————<*> Приказ Министра обороны Российской Федерации от 31 августа 2005 г.

N 200.160. В дела подшиваются только учтенные исполненные документы.

При приеме документов для подшивки в дела проверяется правильность их оформления: наличие подписей, отметок об исполнении, дат, номеров, заверительных надписей, правильность направления документов в дело.Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования», «Конфиденциально», грифом «Коммерческая тайна» подшиваются (помещаются) в дела вместе с другими несекретными документами. На обложке таких дел в соответствующем поле проставляется пометка «Для служебного пользования».161. Подшивка должна производиться периодически по мере поступления исполненных документов.

Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых служебных документов.В соответствующих журналах (книгах) учета отражаются данные документооборота (делаются отметки, в какое дело подшит служебный документ, и указываются номера листов подшитого служебного документа).Записи производятся чернилами (шариковой ручкой). Запрещается делать подчистки, исправления корректирующей жидкостью.

Внесенные исправления должны оговариваться и заверяться подписью исправившего с ее расшифровкой (инициал имени, фамилия) и с проставлением даты.162.

Формирование и оформление дел, а также книг и журналов учета осуществляются в соответствии с Наставлением по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации <*>.163.

Дела, книги и журналы учета, а также служебные документы, переданные в службу делопроизводства и не подшитые в дела, подлежат хранению в запирающихся сейфах (шкафах, ящиках), которые опечатываются номерной металлической печатью лица, ответственного за их хранение. Замки сейфов (шкафов, ящиков) должны иметь два экземпляра ключей. Место и порядок хранения ключей определены пунктом 84 настоящей Инструкции.Дела располагаются в сейфах (шкафах) вертикально корешками наружу и в соответствии с номенклатурой для их быстрого поиска.

На корешках обложек дел указываются номера в соответствии с номенклатурой.

Опись дел, находящихся в сейфе (шкафу), помещается на внутренней стороне двери сейфа (шкафа).Допускается хранение указанных документов на открытых стеллажах только в отдельно выделенных помещениях при условии ответственности за их сохранность одного должностного лица.164.

После окончания ведения в текущем году дел, книг и журналов делаются соответствующие отметки в номенклатуре.Если некоторые дела, книги или журналы необходимо продолжать ведением в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с отметкой, за каким номером они учтены в следующем году.165. Законченные делопроизводством дела, книги и журналы учета хранятся в службе делопроизводства и составляют документальный фонд воинской части, а подлежащие из них передаче в архивы — архивный фонд.Законченные делопроизводством все несекретные дела, книги и журналы учета постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также дела, книги и журналы учета временного (до 10 лет включительно) срока хранения, подлежащие в отдельных случаях передаче в архивы, ставятся на инвентарный учет в инвентарном журнале (приложение N 18 к настоящей Инструкции).Инвентарный журнал является основным учетным документом архивных материалов воинской части и ежегодно учитывается в номенклатуре как переходящий. Учет в этом журнале ведется в нарастающем порядке из года в год.166.

Выдача во временное пользование служебных документов из текущих дел производится службой делопроизводства с составлением справки-заместителя (приложение N 19 к настоящей Инструкции), которая подписывается исполнителем и начальником службы делопроизводства и заверяется мастичной печатью «Для пакетов».Справка-заместитель подшивается на место выданного служебного документа.

Исправление общего количества листов в этом случае в деле не производится. По возвращении служебного документа в дело справка-заместитель уничтожается.167. Изъятие из дела архивного служебного документа (постоянного хранения допускается в исключительных случаях) производится с письменного разрешения, оформленного на справке-заместителе (приложение N 19 к настоящей Инструкции), начальника штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, — командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей.Например: Разрешаю изъять Наименование должности воинское звание И.Фамилия 10.07.2016 При изъятии служебного документа на его место подшивается справка-заместитель, а если изымается документ с постоянным сроком хранения, то также подшивается копия служебного документа, заверенная в установленном порядке.168.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении новых документов, замене документов копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание».При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

advant24.ru

135, 144, 147 ТК РФ 5 лет Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников 5 лет Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок 5 лет Приказы по личному составу (дисциплинарные взыскания, дежурства, повышение квалификации и др.), приказы о командировании, приказы о премировании и поощрении работников ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г.

Внимание Компании не воспринимают такой штраф серьезно, поэтому предпочитают не вести воинский учет вовсе либо вести его частично (например, только заполнять раздел о воинском учете в личных карточках).

Однако если в организацию поступит запрос из военкомата о представлении документов в соответствии с законодательством, воинский учет вести придется.

Если требования военкомата будут проигнорированы, последуют уже другие взыскания: • штраф от 2000 до 4000 руб. на должностных лиц

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Вы здесь Опубликовано 2007-11-20 16:35 пользователем HRTrud «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2009, N 6 Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством.

Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем.

Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем. В результате на «вечное поселение» в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов.

Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии. Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле). Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п.

1 ст. 17 данного Закона. Архивным документом согласно п.

2 ст. 3 Закона об архивном деле является материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства. В качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов большинства организаций используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень).

Перечень состоит из 12 разделов, отражающих основные направления деятельности предприятий и включающих документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел. Обобщенные наименования видов документов расположены в Перечне по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация, после Перечня приводятся Указания по его применению.

Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет, однако применяют их организации по-разному. Временные сроки хранения являются общими для всех организаций. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть с источниками комплектования архивов.

Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть с источниками комплектования архивов. Организации, не являющиеся таковыми, хранят документы постоянного срока следующим образом: — государственные, муниципальные организации — 10 лет; — негосударственные организации — не менее 10 лет, после чего дальнейший срок хранения документов организация определяет в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов. Помимо этого определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.

В приведенном в таблице 1 перечне документов, образующихся в процессе кадрового делопроизводства, к таким документам относятся перечисленные в следующих статьях Перечня: 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 24, 26, 35а, 36, 47, 48, 50, 74а, 84, 85, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, 489. В отдельных случаях при указании сроков хранения в Перечне используются примечания, комментирующие и уточняющие сроки, место хранения документов, выделяющие те разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от первоначально названных, или указывающие, что исчисление названного срока осуществляется с определенного момента (например, после истечения срока действия договора). Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение.

Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

В соответствии с п. 3.1 Указаний по применению Перечня для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций — источников комплектования) по согласованию с ним. Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой предприятия порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

Под экспертизой ценности документов согласно п. 16 ст. 3 Закона об архивном деле понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.

Пункт 2.11 Указаний по применению Перечня предписывает, что снижение установленных Перечнем сроков хранения запрещается. Увеличение сроков хранения документов может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций. Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность в установленном законом порядке (п. 3.11 Указаний по применению Перечня).

Согласно ст. 27 Закона об архивном деле юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ. Статья 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусматривает, что нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц — от 300 до 500 руб. Исключение составляют случаи, предусмотренные ст.

13.25 КоАП РФ, согласно которой неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах , о рынке ценных бумаг , об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 тыс. до 300 тыс. руб. ——————————— Статья 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Федеральный закон от 22.04.1996 N 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг». Федеральный закон от 29.11.2001 N 156-ФЗ «Об инвестиционных фондах». Такие же штрафные санкции предусмотрены в случаях неисполнения обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью , о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушения установленных порядка и сроков хранения таких документов.

——————————— Статья 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Статья 28 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

.

Обратите внимание, что для определения сроков хранения документов необходимо проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, исчисление срока хранения дел, законченных в апреле 2008 г., начинается с 1 января 2009 г. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. К сожалению, не все документы, предусмотренные законодательными актами, включены в действующий Перечень, что вызывает определенные трудности у работников кадровых служб при формировании дел.

Например, Перечнем не предусмотрены уведомления (об истечении срока действия срочного трудового договора, о сокращении штата или численности работников организации, об изменении определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и др.), необходимость составления которых предусмотрена Трудовым кодексом РФ.

Указанные уведомления могут включаться в состав личного дела работника или помещаться в дело с документами-основаниями к приказам по личному составу. В том же случае, когда составляемые в соответствии с требованиями трудового законодательства документы должны формироваться в отдельное дело, срок хранения такого дела устанавливается на заседании экспертно-проверочной комиссии .

——————————— Орловский Ю.П., Кузнецов Д.Л., Белицкая И.Я., Корякина Ю.С. Кадровое делопроизводство (правовые основы): Практическое пособие / Под ред.

Ю.П. Орловского. Юридическая фирма «КОНТРАКТ», «ИНФРА-М», 2008.

Документ Срок хранения Статья Перечня Организация системы управления Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования , доверенности и др.) к ним: 5 а) коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, правления и др.) Постоянно б) контрольных (ревизионных) органов организации (советов, комиссий и др.) Постоянно в) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов комиссий, советов и др.) Постоянно г) совещаний у руководителя организации Постоянно д) собраний трудовых коллективов организации Постоянно е) собраний структурных подразделений организации 5 лет, ЭПК ж) общих собраний акционеров, пайщиков Постоянно Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним: 6 а) по основной деятельности Постоянно б) по личному составу 75 лет, ЭПК — о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках 5 лет в) по административно-хозяйственным вопросам 5 лет Проекты приказов, распоряжений 1 год 7 Правила, инструкции, регламенты, методические указания и рекомендации: 10 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях 3 года (после замены новыми) Уставы положения организации (типовые и индивидуальные): 13 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях 3 года (после замены новыми) Учредительные договоры, изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний, негосударственных организаций, списки учредителей (участников) Постоянно 14 Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств Постоянно 15 Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах представительствах Постоянно 16 Договоры правах и обязанностях 23 а) с руководителем организации Постоянно б) с членами коллегиальных исполнительных и др. органов организации 5 лет, ЭПК (после истечения срока действия договора) в) с другой организацией 5 лет, ЭПК Реестры акционеров Постоянно 24 Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право на дивиденды Постоянно 26 Штатные расписания организации, изменения к ним: 32 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях 3 года Проекты штатных расписаний, документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению 3 года, ЭПК (после утверждения) 33 Штатные расстановки 75 лет 34 Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции): 35 а) типовые (примерные): — по месту разработки и утверждения Постоянно — в прочих организациях 3 года (после замены новыми) б) индивидуальные (персональные) 75 лет, ЭПК (в составе личных дел) Приемо-сдаточные акты; приложения к ним (за исключением инвентаризационных документов, предусмотренных ст.

192 Перечня), составленные при смене: 36 а) руководителя организации Постоянно б) должностных ответственных и материально ответственных лиц 5 лет Документы (доклады, обзоры, сводки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации 5 лет, ЭПК 43 Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках 5 лет, ЭПК 45 Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, видеозаписи, фотодокументы и др.) по истории организации и ее подразделений Постоянно 47 Документы (доклады, справки, отчеты, акты, докладные записки и др.) проверок организации Постоянно 48 Заключения ревизионной комиссии, аудитора (аудиторской фирмы), государственных и муниципальных органов финансового контроля Постоянно 50 Журналы, книги учета ревизий проверок и контроля за выполнением их решений 5 лет, ЭПК 52 Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, протоколов, определений, постановлений, характеристик и др.), представляемых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды 5 лет (после вынесения решения) 59 Договоры, соглашения об оказании юридических услуг 5 лет, ЭПК (после истечения срока действия договора) 60 Типовые и примерные номенклатуры дел: 66 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и документов об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения): 67 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения 3 года (после утверждения) 68 Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий, защите информации 5 лет, ЭПК 70 Договоры о проектировании, разработке, внедрении автоматизированных систем и программных продуктов 5 лет, ЭПК (после истечения срока действия договора) 71 Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, листы, карточки фондов, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов) Постоянно (на государст — венное муниципаль — ное хранение передается при ликвидации организации) 73 Описи дел: 74 а) постоянного хранения Постоянно (неутверж — денные до минования надобности) б) временного хранения 3 года (после уничтожения дел) Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства 5 лет, ЭПК (после истечения срока действия договора) 81 Прогнозы (перспективные планы) развития организации Постоянно 84 Концепции развития организации Постоянно 85 Учет и отчетность Утвержденные лимиты, фонды заработной платы: 149 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До минования надобности Лицевые счета работников 75 лет, ЭПК 153 Положения о премировании работников 5 лет, ЭПК (после замены новыми) 154 Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат ; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат 5 лет (при условии завершения проверки (ревизии).

В случае возникнове — ния споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончатель — ного решения) 155 Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов 5 лет 157 Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий 5 лет 159 Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности 5 лет 161 Исполнительные листы До минования надобности (не менее 5 лет) 162 Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков До минования надобности (не менее 5 лет) 165 Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ 5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) 188 Договоры о материальной ответственности 5 лет (после увольнения материально ответствен — ного лица) 189 Образцы подписей материально ответственных лиц До минования надобности 190 Трудовые отношения Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников 5 лет, ЭПК 262 Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников 5 лет, ЭПК 263 Переписка по вопросам трудоустройства 5 лет 264 Направления на трудоустройство работников До минования надобности 265 Договоры об оказании финансовой помощи на создание и сохранение рабочих мест, на компенсационные выплаты работникам 5 лет 266 Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) о совершенствовании процессов труда 5 лет, ЭПК 268 Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки) о диагностике профессиональной пригодности работников: 271 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий Постоянно 272 Журналы учета работников, совмещающих профессии До минования надобности 273 Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения) о прогнозировании повышения производительности труда 5 лет, ЭПК 274 Коллективный договор Постоянно 275 Документы (протоколы, справки, акты, переписка) о проверке выполнения условий коллективного договора Постоянно 276 Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю 5 лет, ЭПК 277 Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров 5 лет, ЭПК 278 Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах с участием посредника 5 лет, ЭПК 279 Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени 3 года 280 Табели (графики), журналы учета рабочего времени 1 год 281 Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о трудовой дисциплине 3 года 282 Типовые нормативы по труду: 283 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Нормы выработки и расценок : 284 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок 5 лет, ЭПК 285 Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки: 286 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До минования надобности Тарификационные ведомости 25 лет 288 Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда 5 лет, ЭПК 289 Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы 5 лет, ЭПК 290 Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников: 292 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников 5 лет 293 Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения 5 лет 294 Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении 5 лет, ЭПК 295 Комплексные планы улучшения условий, охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий Постоянно 296 Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности Постоянно 298 Планы мероприятий (двусторонние соглашения) по улучшению условий труда работников 5 лет, ЭПК 300 Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда 5 лет, ЭПК 301 Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков 5 лет, ЭПК 302 Перечень работ с вредными или опасными условиями, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста: 303 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Списки работающих на производстве с вредными условиями труда 75 лет 305 Табели и наряды работников вредных профессий 75 лет 306 Правила по охране труда работающих инвалидов: 307 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Документы (акты, отчеты об авариях, аварийные листки, заключения экспертов, протоколы комиссий) о расследовании причин аварий 10 лет (связанные с крупным материальным ущербом и человечес — кими жертвами — постоянно) 311 Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний 45 лет, ЭПК 312 Договоры страхования работников от несчастных случаев 5 лет (после истечения срока действия договора) 313 Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности 5 лет 314 Протоколы аттестации по технике безопасности 5 лет 315 Журналы, книги учета: 316 а) профилактических работ по технике безопасности 10 лет б) инструктажа по технике безопасности 10 лет в) проведения аттестации по технике безопасности 5 лет Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев 5 лет 318 Сведения об авариях и несчастных случаях 5 лет (сведения о несчастных случаях с летальным исходом — постоянно) 319 Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий Постоянно 320 Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаях 322 а) по месту происшествия 45 лет, ЭПК (связанные с крупным материальным ущербом и человечес — кими жертвами — постоянно) б) в других организациях 5 лет Документы (доклады, протоколы, справки, заключения, анализы) о вредных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях 10 лет, ЭПК 323 Документы (акты, докладные записки, заключения, переписка) о сокращении рабочего дня в связи с вредными условиями труда 5 лет, ЭПК 325 Документы (списки, перечни, переписка) о проведении медицинских осмотров работников 5 лет 330 Анкеты обследования условий труда работников 5 лет 331 Документы (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) об аттестации рабочих мест по условиям труда 5 лет, ЭПК 332 Кадровое обеспечение Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии проверки работы с кадрами Постоянно 333 Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников 5 лет 335 Записки, заменяющие приказы по личному составу 75 лет, ЭПК 336 — о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках 5 лет Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): 337 а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания Постоянно б) работников 75 лет, ЭПК Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел 75 лет, ЭПК 338 Личные карточки работников (в том числе временных работников) 75 лет, ЭПК 339 Характеристики работников, не имеющих личных дел 75 лет, ЭПК 340 Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу 1 год 341 Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребо- вания (невостре — бованные — не менее 50 лет) 342 Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел 5 лет 343 Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность Постоянно 344 Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел 75 лет, ЭПК 345 Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей 3 года 347 Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет 15 лет (при отсутствии приказов — 50 лет) 348 Список (штатно-списочный состав) работников Постоянно 349 Списки: 350 а) членов руководящих и исполнительных органов организации Постоянно б) работников 75 лет в) прошедших аттестацию 5 лет г) военнообязанных 3 года д) кандидатов на выдвижение по должности 5 лет е) получающих персональные ставки, оклады 10 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50 лет) Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 года 351 Переписка об оформлении командировок 5 лет (для заграничных командировок — 10 лет) 352 Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок 5 лет (при отсутствии приказов — 50 лет, ЭПК) 354 Графики предоставления отпусков 1 год 356 Карточки, указатели к приказам по личному составу 75 лет 357 Книги, журналы, карточки учета: 358 а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников 75 лет б) работников, направленных в командировки 5 лет в) военнообязанных 3 года (после увольнения) г) отпусков 3 года д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений 75 лет е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним 50 лет ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы 3 года з) выдачи командировочных удостоверений 5 лет Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий 15 лет, ЭПК 359 Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий, документы (справки, заключения) об их рассмотрении 5 лет 361 Квалификационные требования: 362 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Документы (тесты) но определению (оценке) индивидуальных качеств, возможностей работников До замены новыми 363 Списки членов аттестационных, квалификационных комиссий 5 лет 364 Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении аттестации, установлении квалификации 5 лет 365 Графики проведения аттестации, установления квалификации 1 год 367 Документы (доклады, справки, расчеты, докладные записки) о подготовке, переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации 5 лет, ЭПК 368 Договоры об обучении 5 лет (после истечения срока действия договора) 375 Документы (представления, списки, характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся работникам 5 лет 381 Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации профессионального обучения 5 лет 383 Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий: 384 а) в награждающих организациях Постоянно б) в других организациях 75 лет, ЭПК (документы о представ — лении к званию «Ветеран труда» — 30 лет, ЭПК) Документы (методические указания, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению 387 а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях Административно-хозяйственные вопросы Правила внутреннего распорядка 1 год (после замены новыми) 407 Документы (акты, докладные и служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка 1 год 408 Документы (акты, докладные и объяснительные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений и пропусков в организацию 1 год 413 Книги регистрации удостоверений и пропусков 3 года 414 Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос (вывоз) материальных ценностей 1 год 416 Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни 1 год 417 Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников 1 год 418 Документы (планы, отчеты, докладные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны организации 5 лет, ЭПК 459 Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, сведения, переписка) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации 3 года 460 Документы (акты, справки, докладные и служебные записки, заключения, переписка) о пропускном режиме организации 5 лет 469 Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей 1 год 471 Социально-бытовые вопросы Листки нетрудоспособности 5 лет 475 Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности 5 лет 476 Документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости) по персонифицированному учету работников 5 лет 477 Рекомендации по подготовке документов к назначению пенсий работникам: 478 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Списки работников, уходящих на льготную пенсию 50 лет 479 Переписка о назначении государственных пенсий и пособий 5 лет (по льготным пенсиям — 10 лет, ЭПК) 480 Сведения о выполнении установленных квот на рабочие места и движении денежных средств (при невыполнении условий квотирования рабочих мест) 5 лет 481 Документы (заявления, докладные записки, списки, справки, переписка) о предоставлении, распределении жилой площади работникам 5 лет (после предоставле- ния жилой площади) 485 Документы (акты, сведения, заключения) об обследовании жилищно-бытовых условий работников 5 лет (после предоставле- ния жилой площади) 486 Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью, аренде и обмене жилых помещений 5 лет, ЭПК 487 Договоры купли-продажи, дарения жилых помещений работникам организации Постоянно 489 Документы (сведения, справки, переписка) об аренде, дарении, завещании, купле-продаже жилых помещений работникам организации 5 лет, ЭПК 490 Переписка о выселении граждан из служебных, самовольно занятых квартир 5 лет (после освобождения жилой площади) 491 Договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников 5 лет (после истечения срока договора) 495 Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников 3 года 496 Расходные ордера на санаторно-курортные путевки 3 года 497 Документы (заявки, требования, накладные, ведомости) о получении путевок 3 года 498 Документы (заявления, медицинские справки, списки, переписка) учета работников и их детей, нуждающихся в санаторно-курортном лечении и отдыхе 3 года 499 Списки детей, направленных в детские оздоровительные лагеря 1 год 501 Документы (акты, справки, докладные записки, сведения, предложения, переписка и др.) об организации питания работников 3 года 503 Документы (справки, сведения, отчеты, переписка, фотодокументы об организации досуга работников) 5 лет, ЭПК 505 Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений) Документы (бюллетени голосования, списки кандидатов, выдвинутых в новый состав руководства организации (объединения)) о выборах руководящих органов профсоюзной организации В течение срока полномочий 511 Планы реализации критических замечаний и предложений Постоянно 512 Документы (заявления, заявки, списки, акты, справки, переписка) о приеме в члены объединения (профсоюза), перечислении членских (профсоюзных) взносов из заработной платы работников, оказании материальной помощи, получении, аннулировании членских билетов 3 года 513 Документы (акты, докладные записки, программы, регламенты, протоколы, тексты выступлений, справки, переписка и др.) об осуществлении основных направлений профсоюзной деятельности 5 лет, ЭПК 517 Документы (акты, докладные записки, справки) об осуществлении профсоюзного контроля за исполнением условий заключенных соглашений, коллективных договоров, соблюдением работодателями, должностными лицами законодательства о труде, использованием средств фондов, формируемых за счет страховых взносов 5 лет, ЭПК 519 ——————————— До прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения — ЭПК. Присланные для сведения — до минования надобности.

Рекомендуем прочесть:  Повестка о для дачи объяснения

При отсутствии лицевых счетов — 75 лет. Временные нормы выработки и расценок — 3 года после замены новыми. М.Ягупова Специалист по юридическому сопровождению проектов ООО «Энергия Развития» Подписано в печать 29.05.2009 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения.

С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.ТАБЛИЦА:

«Изменение сроков хранения учетных документов компании»

№ нового перечня№ старого перечняВид документаБылоСталоЦенообразование 234 297 Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения Постоянно 10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 237 299 Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки Постоянно 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 238 – 240 300 Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 летФинансирование, кредитование деятельности 265,266 369, 379 Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности).

Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 летБухгалтерский учет и отчетность 270 354 Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет 272 – Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации: а) сводные годовые, годовые; б) квартальные; в) месячные – а) постоянно; б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно); в) 1 год 275 358,351 Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности): а) годовая; б) промежуточная Постоянно (на усмотрение архива) а) до ликвидации организации; б) 5 лет 277 362 Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) 5 лет при условии проведения проверки.

Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу 281 458 Образцы подписей материально ответственных лиц До минования надобности, но не менее 5 лет 5 лет после смены материально ответственного лица 284 – Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг – 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы 285 407 Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг: а) у аудируемого лица; б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы) 5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено: — срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору; — для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу 287 410 Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу 292 459 Журналы, базы данных учета: а) ценных бумаг; б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей а) постоянно (на усмотрение архива); б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) а) до ликвидации организации; б) 5 лет 329 459 Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств 5 лет после ликвидации основных средств До ликвидации организации – 459 Книги, журналы, карточки учета поступления валюты 5 лет при условии проведения проверки –Учет оплаты труда 295 412 Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат 5 лет. При отсутствии лицевых счетов – 75 лет 6 лет.

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет 296 413 Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения) 75 лет *50/75 лет 301 657 Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения *50/75 летНалогообложение 303 382 Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет 305 – Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом – 5 лет 308 390, 395 Расчеты по страховым взносам Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет *50/75 лет 309 905 Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 6 лет. При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет 310 – Налоговые декларации ИП – Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет.

Остальные 5 лет 310 392 Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет 313 397 Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 75 лет 5 лет 314 398 Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней 5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения 315 399 Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 6 лет 317 368 Счета-фактуры 4 года 5 лет 318 401 Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения Постоянно 5 лет 319 – Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним – 5 летУчет имущества 321 427 Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств (при условии проведения проверки (ревизии) Постоянно (на усмотрение архива).

О ТМЦ и движимом имуществе – 5 лет 5 лет 323 429 Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов Постоянно (на усмотрение архива) 5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов 324 – Отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организации – До ликвидации организации 325 432 Акты приема-передачи недвижимого имущества от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) Постоянно (на усмотрение архива) 5 лет после выбытия недвижимого имущества 329 Пп. «д» п. 459 Журналы, карточки, базы данных учета: а) основных средств (зданий, сооружений), обязательств; б) материальных ценностей и иного имущества 5 лет после ликвидации основных средств а) до ликвидации организации; б) 5 летОбеспечение работы ТКС 570 232 Сертификаты ключа проверки электронной подписи Постоянно (на усмотрение архива).

В электронном виде – 5 лет после исключения из реестра 5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей 571 237 Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи 15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения после истечения срока действия договора 5 лет после приостановления или аннулирования действия сертификата ключа проверки электронной подписи 572 238 Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи 15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет 574 240 Списки уполномоченных лиц – владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи Постоянно 5 лет после замены новымиТрудовые отношенияОрганизация труда и служебной деятельности 373,374 561, 563 Документы о численности, составе и движении работников, квотировании рабочих мест 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет 376 566 Предложения о потребности в привлечении иностранных работников, в том числе увеличении (уменьшении) размера потребности в привлечении иностранных работников Постоянно 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 377 567 Заявки о потребности в привлечении иностранных работников 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 1 год 387, 389 579 Отчеты о выполнении колдоговоров, документы (протоколы, справки, акты, уведомления, переписка) по проверке выполнения условий коллективного договора Постоянно 3 года 390 584 Документы (протоколы, требования, справки, сведения, рекомендации, заявления, докладные записки, расчеты) о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 1 год после принятия решенияНормирование и оплата труда 397 569, 589 Нормы труда (нормы выработки, нормы времени, нормативы численности, нормы обслуживания и другие нормы) Постоянно 1 год после замены новыми 398 590 Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения, фотографии рабочего дня) о разработке норм выработки и расценок 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 1 год после утверждения разработанных норм 399 592 Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, ставок, окладов (должностных окладов), тарифных сеток и тарифных коэффициентов 5 лет 3 года 400 593 Тарификационные списки (ведомости) работников 75 лет *50/75 лет 403, 404 599 Документы (протоколы, акты, справки, сведения): а) об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации; б) о выплате денежного содержания и исчислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности, должности государственной (муниципальной) службы а) – ; б) 75 лет *50/75 летОхрана труда 408 Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) – 5 лет после истечения срока действия сертификата 409 606 Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда Постоянно 5 лет 413 – Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников – *50/75 лет 414 613 Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда 75 лет *50/75 лет 415, 416 – Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ; журнал учета выдачи нарядов-допусков – 1 год после закрытия наряда-допуска; при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет 419 622 Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения *50/75 лет 423 – Журналы, книги учета: а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); б) профилактических работ по охране труда, проверке знаний по охране труда – а) 45 лет; б) 5 лет 424 630 Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий Постоянно (на усмотрение архива) 45 лет 425 632 Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото- и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве по месту составления.

Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 45 лет Кадровое обеспечениеПрием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет 434 Пп. «б»п.19 Приказы, распоряжения по личному составу, документы (докладные записки, справки, заявления): а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; б) о служебных проверках; в) о направлении в командировку работников; г) о дисциплинарных взысканиях а, в) 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения б) – ; г) 5 лет а) *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения; б) 5 лет; в) 5 лет. Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда *50/75 лет; г) 3 года 435 657 Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 436 – Уведомления, предупреждения, работников (ам) работодателем – 3 года 440 – Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных по месту утверждения – Постоянно 441 666 Согласие на обработку персональных данных 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором 442 77 Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности Постоянно (на усмотрение архива) 3 года после замены новыми 443 77 Должностные регламенты (инструкции) работников 75 лет *50/75 лет 444, 463 658, 695 Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих; книги, журналы, карточки учета, базы данных приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); учета движения трудовых книжек и вкладышей в них 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 445 656 Личные дела руководителей и работников организаций Постоянно (на усмотрение архива) *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 448 – Листы собеседования, стажировочные листы водителей – 5 лет 451 – Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий – 1 год 453 693 Графики отпусков 1 год 3 года 454 19 Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий 5 лет 3 года 455 649 Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 3 года 457 685,690 Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе 3 года 5 лет 458 – Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе – 5 лет после снятия с учета 461 82 Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 1 год 463 695 Книги, журналы, карточки учета, базы данных: а) лиц, подлежащих воинскому учету; б) отпусков; в) прихода и ухода работников, местных командировок; г) выдачи командировочных удостоверений а) 3 года после увольнения; б) 3 года; в, г) -; а, б) 5 лет; в) 1 год; г) 5 лет* 50/75 лет — если делопроизводство закончено до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 – 50 лет.(1) — с возможностью частичного отбора для постоянного хранения.

. Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Мы не просим купить подписку.

У нас вообще все бесплатно. Иногда команде «Клерка» это непросто. Помогите ей. Это легко © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Список обучающихся граждан, пребывающих в запасе, подлежащих зачислению на специальный учет; список граждан, пребывающих в запасе, на которых необходимо оформить отсрочки от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время в соответствии с Перечнем должностей и профессий; образец заполнения бланков Ф-4; список граждан, пребывающих в запасе, имеющих мобилизационные предписания; план замены специалистов, призываемых на военную службу по мобилизации и в военное время.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+